Когда составляется докладная записка
Функция докладных записок многогранна — информировать о различных хозяйственных ситуациях, например, о:
- негативной кадровой рабочей ситуации (отсутствие определенного подчиненного работника на рабочем месте, прогул, опоздание, невыполнение служебных обязанностей, несоответствие занимаемой должности);
- негативной хозяйственной ситуации (отсутствие материалов на складе, сбои в поставках, некоторое предостережение);
- неприемлемых или вредных действиях других структурных подразделений организации или внешних факторов и т.п.
Также докладная записка может и доносить нейтральную или положительную информацию, например, об успехах учреждения и его работников, просьбу повысить или премировать определенного работника, предоставить ему отпуск, направить работника во внеплановую командировку с обоснованием причины и т.п.
И еще одна функция докладных записок — это обоснование руководителем своих дальнейших действий, например, увольнение работника за невыполнения своих обязанностей или прогул.
Коли припинити трудовий договір — законно
Докладные записки - виды
Они могут быть как внутренними, так и внешними, когда поступают в организацию от неработающих в ней лиц. По внутренним, то они могут быть составлены в середине учреждения:
- от подчиненного к руководителю;
- от руководителя низшего уровня к руководителю высшего уровня;
- от руководителя одного подразделения к руководителю другого подразделения.
Как разновидность докладной записки могут рассматриваться:
- служебная записка. Такое название может быть использовано, когда нет четкого подчинения лица, составляющего записку, лицу, которому она адресована;
- объяснительная записка. Она составляется, как правило, рядовыми работниками, которые не являются руководителями.
Докладные записки - нормативные требования
Да, они есть. К ним относятся:
- ГОСТ 4163-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации";
- ГК 010-98 "Государственный классификатор управленческой документации";
- Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности, постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55. Данный документ, в частности, содержит Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти.
В целом докладная записка не является строгим документом и может иметь произвольные элементы, однако, сложившаяся практика все же существует.
Докладная записка - содержание и ее структура
Докладная записка может составляться "от руки", — это позволяет ГОСТ 4163-2003. Общими правилами оформления докладных записок являются:
- докладная записка составляется на чистом листе бумаги (или нескольких листах);
- как правило, текст пишется только с одной стороны листа. Если листов становится несколько, их можно пронумеровать;
- если докладная записка содержит приложения, то их существование и их количество должно быть отражено после текста докладной записки;
- начинаться докладная записка должна с адресации, то есть с указанием того, к кому с ней обращаются (ФИО, должность) и кто обращается (ФИО полностью и должность);
- документ должен содержать место составления, дату составления, подпись лица, которое его составило, а также название документа — "Докладная записка";
- после слов "Докладная записка" желательно кратко написать о чем она. Например, "о предоставлении внеплановой отпуска", "об отправке в внеплановую командировку", "о прогуле работника";
- как правило, докладная записка состоит из двух смысловых блоков — констатирующего, что описывает хозяйственную ситуацию, и конструктивного — выводы, оценки ситуации, а также предложения, просьбы руководителю по ее решению;
- докладные записки подлежат регистрации. Это осуществляется в журнале регистрации внутренних документов. Соответствующий регистрационный номер и дата должны быть проставлены вверху или внизу докладной записки;
- докладная записка может содержать после подачи резолюцию руководителя, например, "начальнику отдела кадров удовлетворить просьбу", "передать в отдел кадров" и другие.
В левом нижнем углу или на обороте может быть указан номер мобильного телефона (служебный или мобильный) лица, составившего докладную записку.
Докладная записка 2021 - бланк и образец
В файлах ниже приведен пример докладной записки для разных рабочих ситуаций:
- докладная записка о невыполнении служебных обязанностей образец 1;
- докладная записка об отсутствии работника на работе образец 2;
- докладная записка об опоздании на работу образец 3;
- докладная записка о перенесении отпуска образец 4.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
