бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Нарахувати декретні без помилок – це обов’язок кожного бухгалтера. Нарахування ЄСВ на декретні – це один з етапів цього розрахунку, який невідомий для декретниці, але важливий для бухгалтера. Врахуємо всі нюанси обчислення соцвнеску разом.
Аби виплатити декретні правильно, бухгалтер має врахувати всі тонкощі їхньго розрахунку. Як правило, бухгалтер нараховує допомогу у звʼязку вагітністю та пологами одразу за всю декретну відпустку – 126 календарних днів (к. днів). А ще бувають особливі декретні відпустки:
180 к. днів – у тих, хто має статус постраждалої від аварії на ЧАЕС;
продовжені на 14 к. днів – при ускладнених пологах. Однак такі декретні нараховуються уже після пологів на підставі другого лікарняного. Загальна тривалість тоді вийде 140 к. дн. Що належить до ускладнених пологів визначає лікар.
Потім уже після подання документів до Пенсійного фонду проводить нарахування ЄСВ на декретні виплати. Нагадуємо, що ПДФО та ВЗ з декретних відсутні.
ЄСВ нараховується теж одразу на всю суму декретних. Однак такий ЄСВ показують у звітності помісячно, у декількох рядках окремими сумами. Для цього декретні попередньо рахують окремо за кожним місяцем пропорційно дням, на які припадає така відпустка. Щоправда, відображаються усі ці помісячні частини декретних та ЄСВ за ними в одному й тому ж Додатку Д1 Зарплатного звіту (він же – Податковий розрахунок), який стосується місяця настання страхового випадку.
Після обчислення загальної суми допомоги у звʼязку вагітністю та пологами, нарахування ЄСВ на декретні у 2024 році здійснюємо за певним алгоритмом. Його завданням є визначити, яка сума декретних припадає на кожний місяць перебування у відпустці у звʼязку вагітністю й пологами.
Алгоритм нарахування ЄСВ на декретні:
обчислюємо середньоденний розмір декретних – ділимо загальну суму допомоги на кількість днів, за які її нараховуємо (у стандартному випадку – 126 к. днів)
визначаємо суму декретних за кожен місяць окремо – множимо середньоденний розмір декретних на кількість календарних днів кожного місяця, за які її нараховуємо;
розраховуємо ЄСВ на декретні за місяць – множимо суму декретних за місяць на ставку ЄСВ (22% або 8,41% – якщо працівниця – це особа з інвалідністю).
Нарахування ЄСВ на декретні, розраховані з фактичної зарплати
При обчисленні декретних сума денної виплати дорівнює середньоденній зарплаті. Якщо денна виплата більша мінімальної і менша максимальної, суму декретних обчислюємо з розміру середньоденної зарплати. Для нарахування ЄСВ на декретні керуємося алгоритмом, що наведений вище.
Нарахування ЄСВ на декретні, розраховані з мінімальної денної виплати
Нагадуємо, загальне правило розрахунку декретних: декретні не можуть бути меншими за мінімальні. Застосовуємо це правило так:
розраховуємо фактичну середньоденну зарплату;
визначаємо мінімальну середньоденну виплату. Її розраховуємо на основі мінімальної зарплати, яка діє у місяці початку відпустки у звʼязку з вагітністю та пологами;
порівнюємо фактичну середню та мінімальну середньоденну виплату;
якщо фактична середня вийшла менша мінімальної виплати – беремо для розрахунку декретних останню.
Мінімальна середньоденна виплата декретних для 2024 року становить у:
січні-березні – 233,25 грн (=7100 грн ÷ 30,44 к. днів);
квітні-грудні – 262,81 грн (=8000 грн ÷ 30,44 к. днів).
Приклад нарахування ЄСВ на декретні, розраховані з мінімальної денної виплати
Приклад 1 (помісячна розбивка декретних). Бухгалтер обчислив середньоденну зарплату для декретних для працівниці, яка виходить у відпустку у звʼязку вагітністю й пологами з 29 квітня 2024 року. Середньоденна зарплата при розрахунку вийшла 230 грн, що нижче мінімальної денної виплати 2024 – 262,81 грн. Е-лікарняний оформлений на період з 29.04.2024 по 01.09.2024 (126 к. днів).
Той факт, що за квітень 2024 та вересень 2024 сума декретних за повний місяць вийшла меншою за розмір мінімальної зарплати бентежити не має – донараховувати до мінімальної зарплати декретні насьогодні не потрібно, так як ніяких додаткових вимог законодавство не містить (ч. 2 ст. 19 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105, далі – Закон № 1105). Допомога у звʼязку з вагітністю й пологами є страховою виплатою, а не оплатою відпрацьованого часу, тому ніякі доплати до мінімальної зарплати не застосовуються. Однак доплата до мінімальної зарплати може бути щодо зарплати за іншу, відпрацьовану, частину місяця виходу у декрет чи повернення з нього.
Помісячна розбивка декретних уже готова, однак нараховувати ЄСВ на них ще рано. Адже декретні разом з іншими виплатами за місяць потрапляють під мінзарплатне правило з ЄСВ.
Мінзарплатне правило застосовуємо до суми декретних, якщо вони нараховані за всі дні календарного місяця, а їхня сума за місяць вийшла меншою:
7100 грн (січень-березень 2024);
8000 грн (березень-грудень 2024).
Тобто нарахування ЄСВ на декретні у 2024 році супроводжується обчисленням додаткової бази нарахування ЄСВ (різниця між сумою мінімальної зарплати і сумою декретних за місяць).
Декретні враховуються до мінімальної бази ЄСВ разом з зарплатою. Це одна з причин, чому їх необхідно розбивати на помісячні суми.
Приклад 1 (продовження, нарахування ЄСВ). Для визначення мінімальної бази ЄСВ врахується також зарплата працівниці за відповідні місяці (база ЄСВ = зарплата + декретні за відповідний місяць). У даному розрахунку довелося застосувати донарахування ЄСВ на різницю між фактичною та мінімальною базою у червні 2024 – на 115,70 грн (ЄСВ-різниця = 8000 – 7884,30).
Однак щодо ЄСВ-різниці є також альтернативний варіант – можна у Додатку Д1 за квітень 2024 (місяць виходу у декрет) ЄСВ-різницю не визначати, а зробити це у поточних місяцях, зокрема у червні 2024. За такого варіанту сплатити ЄСВ з різниці (25,45 грн, = 115,70 грн ×0,22) треба буде впродовж 20 к. днів після закінчення місяця, тобто до 22 липня 2024 року включно (крайній день за розрахунком – 20 липня 2024 року – припадає на суботу). Такий альтернативний варіант особливо доцільний, якщо декретні «переходять» у наступний рік, коли очікується зростання мінімальної зарплати, але у поточному році її цифра ще невідома і кошторис бюджетної установи на наступний рік ще не затверджений (див. також примітку «*» у таблиці нижче).
РОЗРАХУНОК ЄСВ ЗА МІСЯЦІ ДЕКРЕТУ 2024
Період
Тривалість відпустки, к. днів
Доходи за місяць, грн:
Мінімальна база ЄСВ
ЄСВ-різниця
ЄСВ (22%),, грн:
декретні
(=262,81×к. днів)
зарплата
разом(факт. база ЄСВ)
факт
на ЄСВ-різницю
разом
(до сплати)
29-30 квітень
2
525,62
7700
8225,62
8000
–
1809,64
–
1809,64
травень
31
8147,11
0
8147,11
8000
–
1792,36
–
1792,36
червень
30
7884,3
0
7884,3
8000
115,7
1734,55
25,45
1760
липень
31
8147,11
0
8147,11
8000
–
1792,36
–
1792,36
серпень
31
8147,11
0
8147,11
8000
–
1792,36
–
1792,36
01 вересня
1
262,81
–*
262,81
8000
–
57,82
–
57,82
Всього
126
33114,06
7700
40814,06
48000
115,7
8979,09
25,45
9004,54
* зрозуміло, що в момент нарахування декретних зарплата за вересень 2024 невідома, тому про застосування мінімальної бази ЄСВ у момент їхнього нарахування мови не йде. Однак потім це може стати актуальним при звітуванні за вересень 2024 року, коли відбудеться вихід з декрету
Така помісячна розбивка ЄСВ потрібна, в першу чергу, для заповнення Податкового розрахунку, тому наводимо нижче приклад заповнення Додатка Д1 за наведеними у таблиці цифрами.
Нарахування ЄСВ на декретні, розраховані з максимальної денної виплати
Правила тут такі:
середньоденна зарплата (дохід, грошове забезпечення) не може перевищувати максимальну величину бази ЄСВ (це 15 мінімальних зарплат, при виході у декрет квітні 2024 – 106500 грн, = 7100 грн × 15; з травня 2024 – 120000 грн, = 8000 грн × 15) з розрахунку на один к. день, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) (див. п. 4 Порядку № 1266). Наприклад, при виході у декрет у лютому 2024-квітні 2024 дана сума становить 3498,69 грн (=106500 грн/30,44). Однак при виході у декрет у травні 2024-січні 2025 дана сума становитиме 3942,18 грн (= 120000 грн/30,44);
сума декретних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).
Зверніть увагу, що норма ч. 2 ст. 19 Закону № 1105 згадує базу, з якої сплачувалися страхові внески, тобто у минулому. Отже, у розрахунку використовуємо попередні дані про максимальну базу ЄСВ, а не поточні. Розглянемо приклад.
Приклад нарахування ЄСВ на декретні, розраховані з максимальної денної виплати
Приклад 2 (ЄСВ, максимальна база). Бухгалтер обчислив середньоденну зарплату для декретних. Її сума – 3500 грн. У декрет працівниця вийшла 29 квітня 2024 року. Мінімальна зарплата у попередньому місяці – березні 2024 – була 7100 грн. Отже, максимальна база ЄСВ для розрахунку середньоденної зарплати за даними попереднього перед виходом у декрет місяця – квітні 2024 – становить 3498,69 грн (див. розрахунок раніше). Е-лікарняний оформлений на період з 29.04.2024 по 01.09.2024(126 к. днів).
Так як 3500 грн > 3498,69 грн, то для розрахунку беремо саме максимальне обмеження середньоденної – 3498,69грн. Враховуючи, що норма ч. 2 ст. 19 Закону № 1105 написана з використанням минулого часу («…розмір максимальної величини бази нарахування єдиного внеску, з якоїсплачувалися страхові внески…»), то перераховувати декретні для січня 2024 року при зміні мінімальної зарплати та, відповідно, максимальної бази ЄСВ – не потрібно, так як з максимальної бази ЄСВ січня 2024 страхові внески ще не сплачувалися.
Для нарахування ЄСВ на декретні спочатку обчислюємо загальну суму декретних із розміру максимальної денної виплати. Розрахунок наведемо у таблиці нижче.
РОЗРАХУНОК ДЕКРЕТНИХ З УРАХУВАННЯМ МАКСИМАЛЬНОЇ БАЗИ ЄСВ 2024
Період
Тривалість відпустки, к. дн.
Сума декретних:
Зарплата
Декретні + зарплата
(база ЄСВ)
ЄСВ 22%
(= база ЄСВ × 0,22)
у розрізі місяців, грн
(= 3498,69 грн ×к.днів)
у т.ч. у межах максимальної бази нарахування ЄСВ (120000 грн), грн *
29-30 квітень
2
6997,38
6997,38
100000
106997,38
23539,42
травень
31
108459,39
108459,39
–
108459,39
23861,07
червень
30
104960,7
104960,7
–
104960,7
23091,35
липень
31
108459,39
108459,39
–
108459,39
23861,07
серпень
31
108459,39
108459,39
–
108459,39
23861,07
01 вересня
1
3498,69
3498,69
–
3498,69
769,71
Всього
126
440834,94
440834,94
100000,00
540834,94
118983,69
* беремо максимальну базу за відповідний місяць, тобто за квітень 2024 це буде 120000 грн (=8000 грн × 15). Однак середня у розрахунку (3498,69 грн) використовується на основі максимальної бази ЄСВ березня 2024 і далі не змінюється
Сплата ЄСВ 2024
ЄСВ, нарахований на допомогу у звʼязку з вагітністю та пологами, сплачуємо під час виплати працівниці декретних, але не пізніше 20-числа місяця, наступного за місяцем, у якому здійснили нарахування ЄСВ на декретні. Сплачуємо всю суму ЄСВ, тобто нараховану на загальну суму декретних. Ці ж самі строки використовуємо й при якихось перерахунках (або суми декретних, або різниці між фактичною та мінімальною базою ЄСВ).
