Скан-копії трудової книжки та оцифрована трудова книжка: у чому різниця

20

Блок під заголовком новини 1 Підпишіться на Telegram-канал Головбух Бюджет. Новини! Тримаємо руку на пульсі усіх змін без паніки та зайвої води

Автор
Ярослава Шевченко
головний редактор порталу «Бухгалтерія для бюджету та ОМС»
Чим відрізняється сканування трудової книжки та оцифрування, що краще обрати?

Скан-копії трудової книжки та оцифрована трудова книжка: у чому різниця Мінзарплата, податкові ліміти та бюджетні обмеження в Держбюджеті 2026

Відповіді знаходимо в пункті 4 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 12.03.2021 № 11-1.

Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, одним зі способів:

  1. у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
  2. в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, до якого додають скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Тобто коли ми передаємо скан-копії трудової книжки, то просто завантажуємо на вебпорталі ПФУ зображення, з якими далі працюють фахівці ПФУ.

А якщо ми хочемо оцифрувати трудову книжку, нам доведеться самостійно перенести відомості з паперової трудової в електронний вигляд на вебпорталі ПФУ. При цьому нам також треба буде прикріпити скановані копії, бо наші записи перевірять на відповідність із відомостями вказаними в скан-копіях.

Який спосіб обрати? Усе залежить від того, скільки маєте часу.

Перший спосіб займе менше вашого часу, але його довше оброблятимуть фахівці ПФУ.

Другий спосіб буде довшим для вас, однак його швидше опрацюють у ПФУ. Якщо виберете цей спосіб, то також зможете гарантувати собі правильність внесення даних.

додаток
Теми:
Трудові відносини Кадри для бухгалтера ОМС ... всі

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Повна матеріальна відповідальність: особливості та зразок договору

Як укласти договір про повну матеріальну відповідальність та визначити матеріально відповідальну особу. У статті – зразок договору про повну матеріальну відповідальність та особливості укладання.
116287

Доповідна записка: бланк та зразок

Як скласти доповідну записку? Які види доповідної записки та які є вимоги щодо її змісту? У статті — зразки доповідних записок від експерта для різних робочих ситуацій.
120901

Як швидко та правильно передати сканкопії трудових книжок до ПФУ

Не відкладайте передачу сканкопій трудових книжок до Пенсійного фонду України до граничної дати — 10 червня 2026 року. Хоча закон дає час, затягування може створити проблеми як для підприємства, так і для працівників: при оформленні пенсії, перевірках або кадрових змінах. Чим раніше ви підготуєте та передасте сканкопії трудових книжок, тим спокійніше й безпечніше пройде перехід на електронний облік трудової діяльності. Тримайте покрокову інструкцію як передати скановані копії паперової трудової книжки до ПФУ та дізнайтеся чи потрібна згода працівників
51924

Працевлаштування осіб з інвалідністю: зміни 2026

Виконувати норматив працевлаштування осіб з інвалідністю — обов’язок роботодавців. Із 2026 року він зазнає змін і за недотримання вимог доведеться як заплатити штраф, так і відзвітувати. Зекономити гроші та уникнути зайвої роботи вийде із порадами від експерта далі у статті.
22376

Відсторонення від роботи: підстави, алгоритм, оплата

Із відстороненням працівника від роботи бухгалтери можуть зіткнутися за певних випадків. Що це за процедура, який її порядок застосування та у яких випадках це можливо, за наявності яких підстав та як при цьому оплачують роботу розглянемо детальніше.
859

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді