Скан-копії трудової книжки та оцифрована трудова книжка: у чому різниця

Відпускні-2026: практикум для бухгалтера бюджетної установи

Відповіді знаходимо в пункті 4 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 12.03.2021 № 11-1.

Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, одним зі способів:

1. у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
2. в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, до якого додають скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Тобто коли ми передаємо скан-копії трудової книжки, то просто завантажуємо на вебпорталі ПФУ зображення, з якими далі працюють фахівці ПФУ.

А якщо ми хочемо оцифрувати трудову книжку, нам доведеться самостійно перенести відомості з паперової трудової в електронний вигляд на вебпорталі ПФУ. При цьому нам також треба буде прикріпити скановані копії, бо наші записи перевірять на відповідність із відомостями вказаними в скан-копіях.

Який спосіб обрати? Усе залежить від того, скільки маєте часу.

Перший спосіб займе менше вашого часу, але його довше оброблятимуть фахівці ПФУ.

Другий спосіб буде довшим для вас, однак його швидше опрацюють у ПФУ. Якщо виберете цей спосіб, то також зможете гарантувати собі правильність внесення даних.