Те, як установа використовує бюджетні кошти в процесі господарської діяльності, перевіряє Держаудитслужба. Аби ревізія не налякала бухгалтера, надамо практичні поради.
Ревізія – це форма фінансового контролю. Її мета – провести аудит використання бюджетних коштів, виявити господарські й фінансові порушення, нецільове використання бюджетних коштів (тобто - не за призначенням), установити їх причини і винних осіб, ужити заходів до відшкодування завданого збитку, розробити заходи по усуненню порушень та притягнути до відповідальності осіб, які допустили ці порушення.
Ревізія це звичне явище для багатьох установ, тож більшість бухгалтерів знає, який державний орган її проводить.
Так, уряд створив Держаудитслужбу, реорганізувавши Державну фінансову інспекцію України. Ця служба має забезпечити формування та реалізацію державної політики у сфері державного фінансового контролю. Положення про Державну аудиторську службу України затверджене постановою КМУ від 03.02.2016 № 43 (далі – Положення № 43).
Державний фінансовий контроль відповідно до Положення № 43 Держаудитслужба реалізує через:
державний фінансовий аудит;
перевірку державних закупівель;
інспектування, тобто ревізії.
Справді, інспектування, як зазначено в абзаці першому статті 4 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 № 2939-XII (далі – Закон № 2939), ревізори проводять у формі ревізій. Для цього і відбувається ревізія і контроль, де ревізори мають виявити не тільки факти порушення законодавства, а й встановити винних у їх допущенні посадових і матеріально відповідальних осіб.
Утім, порушення під час проведення ревізії на підприємстві можна уникнути, якщо керівник установи та бухгалтер знатимуть:
як себе поводити;
які документи вимагати у ревізорів;
що можна говорити ревізорам;
як правильно діяти під час ревізії.
А головне – як ревізори готуються до ревізії, що перевіряють та які порушення зазвичай містить акт ревізії.
Щоб встановити якнайбільшу кількість порушень, ревізор глибокого i всебічного досліджує матеріали й документи про діяльність об’єкта контролю, якого він ревізуватиме. Для цього – опрацьовує нормативно-правові акти, які регулюють сферу діяльності об’єкта контролю, зокрема відстежує дати їх прийняття, внесення змін, втрату чинностi.
Такими діями ревізор визначає:
основні види діяльності об’єкта контролю;
структуру, особливості порядку використання коштів за окремими бюджетними програмами;
підстави для надання платних послуг.
На наступному етапі підготовки до ревізії – ревізори аналiзують матерiали контрольних заходів (акти ревізій, акти перевірок державних закупівель, аудиторські звіти), проведених на об’єктi контролю за попереднiй ревiзiйний перiод. Завдяки такому аналізу ревізія дає змогу виявити типовi для зазначеного об’єкта порушення, ризиковi напрями дiяльностi та визначити стан усунення порушень.
Під час аналізу матеріалів попереднього контрольного заходу перевірять порушення, які під час попередньої ревізії виявили перевіряльники. Якщо установа їх не усунула, то ревізори обов’язково візьмуть письмові пояснення у керівника або інших відповідальних осіб об’єкта контролю.
Також трапляються випадки, коли бюджетні установи навіть після зафіксованих в актах ревізії порушень не роблять висновків і продовжують порушувати зазначені в актах ревізії нормативно-правові акти.
Тому періодично читати акти попередніх ревізій варто не тільки ревізорам, а й посадовим особам установи.
Далі – ревізори опрацьовують інформацію, яку отримали від фінансових органів та органів Казначейства.
Ці органи нададуть за запитами ревізорів інформацію про:
те, як об’єкт контролю використовував бюджетні кошти;
відкриті рахунки, операції на реєстраційних рахунках в органах Казначейства;
взяті зобов’язання;
стан дебіторської та кредиторської заборгованості.
Коли триває ревізія, а інформацію приховали… Дарма
Бухгалтер інколи під час ревізії хоче приховати від ревізорів якісь відомості. Приміром:
деякі виписки з реєстраційних рахунків, відкритих в органах Казначейства;
суму заборгованості, яка була відображена у звітності.
Такі дії бухгалтера не дадуть бажаного результату. Важливо правильно усувати порушення під час та після ревізії.
Контроль бюджетної установи ще не почалася, а ревізори на підставі запитів вже володіють інформацією про те, як виконувався бюджет об’єкта контролю та єдину мережу розпорядникiв й одержувачiв бюджетних коштiв. У такій інформації вже є суми одержаних бюджетних коштів та касових видатків установи в розрізі КФКВ та років, які підлягають ревізії за загальним та спеціальним фондами.
Якщо за даними бухгалтерського обліку установи й отриманих запитів ревізія встановить розбіжності, бухгалтеру доведеться надавати пояснення.
Також ревізори під час підготовки до ревізії беруть до уваги інформацію про ймовірні факти порушень, сумнівні операції:
із доручень правоохоронних органів;
звернень громадян (зокрема пiд час прийому громадян),
за телефоном довiри,
від пiдприємств, установ та органiзацiй, що мали вiдносини з об’єктом контролю в процесi фiнансово-господарської дiяльностi.
Окрім того, ревізори досліджують інформацію, що може стосуватися дiяльностi об’єкта контролю, на офіційних веб-сайтах державних органiв. Також ревізори аналiзують iншi наявнi в відомості в інтернеті чи ЗМІ. І можуть дізнатися все про проблеми в дiяльностi об’єкта контролю, факти порушень i зловживань у фінансовій сфері, про неефективне управління державним майном, аби ревізія відбулася максимально об’єктивно.
Якщо ж у вільному доступі такої інформації не буде, ревізори озброяться пунктом 6 Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою, її територіальними органами, затвердженого постановою КМУ від 20.04.2006 № 550. І надішлють письмове звернення органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам та органiзацiям щодо надання iнформацiї, яка стосується дiяльностi та фінансового стану об’єкта контролю.
Рівізор, який отримав направлення на ревізію, іде в бюджетну установу із впевненістю, що зафіксує в акті ревізії достатньо порушень, аби встановити винних осіб та застосувати до установи заходи впливу.
Він почувається упевнено, бо знає всі типові порушення, які допускають в роботі бухгалтери бюджетних установ через недотримання норм законодавства. І знає з досвіду попередніх ревізій, як бояться перевірок посадові особи установи. Тому і маємо на практиці численні порушення не лише через недотримання норм законодавства, а й через страх та невміння відсояти свої позиції. Тож не нехтуйте рекомендаціями щодо того, як почуватися впевнено, якщо на носі ревізія.
Керiвник ревiзiйної групи аналiзує дiяльність об’єкта контролю і визначає питання, які вносять до програми ревiзiї. А ще визначає:
терміни проведення ревізії,
кількість ревізорів,
найризиковiші господарськi операцiї об’єкта контролю, що заслуговують ретельнішої перевiрки під час ревiзiї.
Програма ревiзiї складається у двох примiрниках. У ній – найменування об’єкта контролю, тема, перiод та питання, що пiдлягають ревiзiї.
Якщо об’єкт контролю – бюджетна установа, програма ревiзiї має бути складена за Примірною програми ревiзiї фінансово-господарської діяльності, затвердженою наказом Держфінінспекції вiд 14.03.2014 № 80. Після змін в Порядку №550програму ревізії може затверджувати не лише керівник органу державного фінансового контролю або його заступник, як це було раніше, а й уповноважена керівником цього органу посадова особа. До програми ревізії можна вносити зміни, якщо є потреба змінити період, що підлягає ревізії. Однак після того, як ревізори внесуть зміни до плану проведення заходів фінконтролю або отримають рішення суду, якщо ревізія позапланова. У такій ситуації нове направлення не оформляють.
Тобто ревізори беруть за основу примірну програму. Які може мати питання програма ревізії – див. у зразку.
Так, у програмі ревізії – є перелік питань, які досліджують всю фінансово-господарську діяльність установи. Зокрема, контроль за своєчасністю розгляду та затвердження кошторисів, планів асигнувань.
Якщо ревізію проводять за рішенням суду, ухваленим на підставі клопотання слідчого, прокурора для забезпечення розслідування пiд час кримінального провадження, питання програми ревiзiї складають з урахуванням рішення суду (клопотання слідчого, прокурора).
Програма ревiзiї за iнiцiативи керівника ревізійної групи може бути відкоригована в ходi ревiзiї за результатами дослiдження окремих документів об’єкта контролю.
РЕЗЮМУЄМО
Як бачимо, ревізори ретельно готуються до ревізії:
вивчають нормативну базу,
аналiзують матеріали контрольних заходів,
надсилають запити.
Тобто ще не переступивши порогу установи, вони націлені виявити якнайбільшу кількість порушень. Тож бухгалтери повинні знати, що ревізори всебічно озброєні інформацією. Усвідомлюючи це, бухгалтер має також озброїтися знаннями: нормами, фактами, аргументами. А найголовніше – бути обізнаним про типові порушення, які фіксують ревізори в актах ревізії.
