Справді, «головний» бухгалтерський закон – Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV – виносить безапеляційний вердикт: установи зобов’язані проводити інвентаризацію.
Більше того, інвентаризація це життєво важливий інструмент для установи, завдяки якому вона має можливість забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Адже тут усі активи і зобов’язання перевіряють, а їх фактичну наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку – документують.
Детально порядок проведення інвентаризації унормовується спеціальним Положенням, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879). Воно вже кілька років поспіль є надійним замінником мінфінівської інструкції № 90 від 30.10.1998.
Тож оскільки значення інвентаризації в роботі установи не можна недооцінювати, порядок її проведення вартує докладного вивчення.
Почнемо з найголовнішого: що ж підлягає інвентаризації.
Інвентаризація в бюджетних установах
Положення № 879 не залишає шансів для широкого тлумачення. В документі чітко звучить «суцільна інвентаризація». Тобто інвентаризуємо ВСІ активи і зобов’язання. Знайти і перевірити маємо навіть те майно, яке свого часу передали в прокат, оренду, ремонт чи реконструкцію. І зважте – технічний стан окремих предметів у жодному разі не буде аргументом, аби залишити їх поза увагою.
Не можна забути й про ті активи і зобов’язання, які обліковуємо на позабалансі. Приміром, об’єкти, які ми тимчасово взяли для користування, розпорядження або отримали для зберігання. Це можуть бути об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі. Потраплять під перевірку й:
- умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) установи (застави, гарантії, зобов’язання тощо);
- бланки документів суворої звітності;
- інші активи.
Коли обов’язкове проведення інвентаризації
Положення № 879 чітко окреслює;випадки, у яких проведення інвентаризації в бюджетних установах обов’язкове. Один із найважливіших – вона має передувати складанню річної фінансової звітності. Проілюструємо вказані випадки в таблиці.
Випадки, у яких порядок проведення інвентаризації обов’язковий
| Випадки у фінансово-господарській діяльності установ | Умови та терміни проведення | Підстава |
| Складання річної фінансової звітності | Проводиться до дати балансу у визначений період | Абз. 1 п. 12 Порядку № 419*; абз. 2 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Передача майна бюджетної установи в оренду; передача бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (на дату передачі), крім передачі в межах одного органу управління | - | Абз. 3 п. 12 Порядку № 419; абз. 3 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Зміна матеріально відповідальних осіб; за колективної (бригадної) матеріальної відповідальності:
| На день приймання-передачі справ в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні | Абз. 4 п. 12 Порядку № 419; абз. 4 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Установлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей | На день встановлення факту | Абз. 5 п. 12 Порядку № ;419; абз. 5 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| За судовим рішенням або на підставі належно оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації | У термін та в обсязі, зазначених у належно оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання відповідного документа | Абз. 5 п. 12 Порядку № 419; абз. 6 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Техногенна аварія, пожежа чи стихійне лихо | На день після закінчення явищ | Абз. 6 п. 12 Порядку № 419; абз. 7 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Припинення установи | - | Абз. 7 п. 12 Порядку № 419; абз. 8 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії щодо недовантаження товарів | Проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії | П. 9 розд. I Положення № 879 |
| *Порядок № 419 – Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419. | ||
Порядок проведення інвентаризації – строки
За пунктом 10 розділу I Положення № 879 строки проведення інвентаризації для різних видів активів різняться (див. табл.).
Періодичність та строки проведення інвентаризації активів та зобов’язань
| Види активів та зобов’язань | Період проведення | Підстава |
| Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза установою, зокрема, автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо);
| 3 місяці до дати балансу перед складанням річної фінансової звітності | Абз. 2 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання у частині невикористаних забезпечень, розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування | 2 місяці до дати балансу перед складанням річної фінансової звітності | Абз. 3 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Об’єкти основних засобів, зокрема автомобілів, морських й річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза установою | До тимчасового вибуття з установи | Абз. 4 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти (крім нерухомого майна державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. того, що передано в оренду, концесію, та державного майна, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації, інвентаризація яких проводиться відповідно до вимог законодавства щодо об’єктів державної власності) | 1 раз на три роки | Абз. 5 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Інструменти, прилади, інвентар (меблі) – за рішенням керівника установи:
| Протягом 3 років; щороку | Абз. 6 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Музейні цінності – за рішенням центрального органу виконавчої влади, який здійснює формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей | За встановленими зазначеним органом строками | Абз. 7 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Бібліотечні фонди – за рішенням керівника установи за встановленим ним графіком | Протягом року | Абз. 8 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Книжкові пам’ятки: у т. ч.:
| Щороку; щороку (весь обсяг – протягом 5 років); щороку (весь обсяг – протягом 10 років) | Абз. 8 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах | Одночасно з інвентаризацією цих приладів, обладнання та інших виробів | Абз. 10 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію |
| Об’єкти державної власності, тобто нерухоме майно державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. те, що передано в оренду, концесію, та державне майно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації | 1 раз на рік (станом на 31 грудня) або позапланово | П. 5 Методики № 1121*; абз. 2 п. 11 розд. I Положення про інвентаризацію |
| *Методика № 1121 – Методика проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затверджена постановою КМУ від 30.11.2005 № 1121 | ||
Із річною інвентаризацією потрібно впоратися до дати балансу. А враховуючи тримісячний період для перевірки необоротних активів, запасів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов’язань, розпочинати її ліпше вже після 1 жовтня звітного року.
Тож хоча конкретні строки проведення інвентаризації й встановлює керівник установи, вони не можуть перевищувати строки, визначені Положенням № 879.
Порядок проведення інвентаризації – етапи
Положення № 879 докладно описує порядок проведення інвентаризації. А старт цьому важливому процесу має дати керівник установи – видати наказ про проведення інвентаризації (чи іншим розпорядчим документом). А тепер поетапно.
Порядок проведення інвентаризації. Етап 1. Створення інвентаризаційної комісії
На цьому етапі керівник видає розпорядчий документ про створення інвентаризаційної комісії та робочих інвентаризаційних комісій (за наявності великого обсягу робіт).
Порядок проведення інвентаризації. Етап 2. Підготовка до проведення інвентаризації
1. Перед початком інвентаризації слід:
- завершити обробку всіх документів щодо руху активів;
- сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових та видаткових документів (або звіти про рух активів);
- визначити залишки активів на дату інвентаризації;
- перевірити справність ваговимірювальних приладів;
2. Активи слід згрупувати, розсортувати та розкласти у місцях їх зберігання за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.
3. Матеріально відповідальні особи мають надати розписки, що до початку інвентаризації усі документи на активи здані в бухгалтерію, усі цінності оприбутковані, а ті, що вибули, списані.
Порядок проведення інвентаризації. Етап 3. Перевірка фактичної наявності активів і зобов’язань
1. Інвентаризаційна комісія шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру встановлює наявність:
- основних засобів;
- нематеріальних активів;
- незавершених капітальних інвестицій;
- запасів;
- біологічних активів;
- готівки, грошових коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності;
- дебіторської та кредиторської заборгованостей;
- витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів.
2. Відомості, отримані під час проведення інвентаризації, заносять до інвентаризаційних описів та актів інвентаризації (завантажуйте бланки нижче).
3. Активи, які не належать установі, але перебувають у її розпорядженні, також заносять до інвентаризаційних описів, проте з розподілом на орендовані, прийняті на зберігання, комісію, переробку тощо.
Порядок проведення інвентаризації. Етап 4. Перевірка та оформлення результатів інвентаризації
1. Правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здають до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.
2. Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає виявлені розбіжності між даними бухобліку і актів інвентаризації.
3. Висновки щодо виявлених розбіжностей, які наводять у звіряльних відомостях, інвентаризаційна комісія відображає у протоколі. Протягом 5 днів після завершення інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи.
4. Результати інвентаризації на підставі протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухгалтерському обліку та фінзвітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.
Проведення інвентаризації – хто відповідальний
Звичайно, керівник має призначити осіб, на плечі яких ляже перевірка активів і зобов’язань. Усі вони входитимуть до складу інвентаризаційної комісії.
Утім, членом інвентаризаційної комісії може стати не кожен. Положення № 879 окреслює коло можливих претендентів. Ними можуть бути:
- представники апарату управління, бухгалтерської служби (зокрема, централізованої бухгалтерії);
- досвідчені працівники установи, знайомі з об’єктом інвентаризації, цінами та первинним обліком.
Знайти таких працівників керівник установи зможе серед інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
Не вдасться оминути участі й керівнику установи, які мусить очолити інвентаризаційну комісію. Хіба що він має надійного заступника або керівника структурного підрозділу, на яких він зможе покласти такі обов’язки.
Якщо ж установа велика і в неї є багато активів, що зосереджені в різних місцях, не обійтися без створення робочих інвентаризаційних комісій. У такому разі саме вони:
- перевірять безпосередньо у місцях зберігання чи виробництва всі активи;
- зафіксують виявлені результати, а якщо знайдуть нестачі чи лишки – розроблять пропозиції для їх заліку;
- проведуть списання нестач, які виникли в межах природного убутку.
- оформлять протокол.
А вже члени інвентаризаційної комісії скеровуватимуть їхню роботу, керуватимуть всім процесом. А також – проконтролюють оформлення результатів.
Порядок проведення інвентаризації – як оформити результати
Результати інвентаризації також оформляють за чітко встановленим порядком.
Аби зафіксувати наявність, стан та провести оцінку активів – і тих, що обліковуються на балансі установи, і тих, що числяться на позабалансових рахунках, використовують інвентаризаційні описи. Описи – без помарок і підчисток – мають підписати всі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальні особи.
Інформацію про готівку, грошові документи, бланки документів суворої звітності, фінансові інвестиції відображають в акті інвентаризації. Так само, як і повноту відображення:
- грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках),
- дебіторської та кредиторської заборгованостей,
- зобов’язань,
- коштів цільового фінансування,
- витрат і доходів майбутніх періодів,
- забезпечень (резервів), які створюються відповідно до вимог НП(с)БОДС та інших актів законодавства.
Далі інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здають до бухгалтерської служби, аби там на їх основі перевірили, чи правильно вони відображені в обліку.
Своєю чергою, бухгалтерська служба складає звіряльні відомості активів і зобов’язань, де вказує розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Інвентаризаційні описи, акти, звіряльні відомості і протоколи обов’язково слід скласти у двох примірниках (за потреби їх може бути більше, а от менше – складати не можна).
Важливим етапом порядку проведення інвентаризації є останній, під час якого комісія підбиває підсумки і відображає їх у обліку.
Інвентаризаційна комісія має відобразити висновки про всі виявлені розбіжності між наявними в установі активами і зобов’язаннями та інформацією про них, що відображена в бухобліку, та пропозиції, як їх врегулювати, у протоколі інвентаризаційної комісії. Після завершення перевірки його передають на розгляд керівнику установи, який має затвердити цей документ.
Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухобліку та фінансовій звітності того звітного періоду, в якому закінчено інвентаризацію.
