Аванс – це оплата праці за першу половину місяця. Виплата авансу є обов’язковою. При цьому першою половиною місяця вважаються перші 15 календарних днів місяця (лист Мінпраці від 09.12.2010 р. № 912/13/155-10, далі – Лист № 912).
При визначенні суми авансу слід керуватися ст. 115 КЗпП та ч. 3 ст. 24 Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108 (далі – Закон № 108). Дані документи ставлять умову, що аванс має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника. Реалізувати дану вимогу на практиці можна двома шляхами:
рахувати щомісяця. Необхідно щомісяця вираховувати фактично відпрацьований час за перші 15 календарних днів та знаходити його частку у загальній кількості робочих днів за місяць. Наприклад, працівник у лютому 2024 року за першу половину місяця відпрацював 11 днів. Загальна кількість робочих днів у січні 2024 року – 21. Як результат, виходить 11/21 = 0,5238. Працівнику треба нараховувати мінімум 52,38% окладу часу. При розрахунках, зокрема при визначені норми робочих днів за місяць, слід пам’ятати про відсутність святково-неробочих днів зі ст. 73 КЗпП під час дії воєнного стану (підстава – ч. 6 ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136);
використовувати певний фіксований відсоток окладу. Однаково кожного місяця. Цей процент має бути визначений колективним договором або іншим внутрішнім документом. Це може бути, наприклад, внутрішнє Положення про оплату праці. Такий документ має бути погоджений з профспілкою або представниками трудового колективу (ч. 3 ст. 24 Закону № 108).
Зрозуміло, що перший варіант – кожний місяць рахувати – не дуже зручний для бухгалтера. Однак і в останнього підходу можливі варіанти. Часто бюджетні установи використовують для визначення авансу фіксовану частку у 50% окладу. Про цю цифру мова йде зокрема і в роз’ясненнях Держпраці, наприклад:
Однак, якщо все прискіпливо рахувати, то частки 50% на практиці може бути замало для забезпечення вимоги ст. 115 КЗпП. Наприклад, якщо рахувати для 2024 року фактично відпрацьований час за перші 15 календарних днів за працівниками, які завжди «ходять на роботу», то є місяці, коли треба більше, ніж 50%. Виходить, щоб не було недоплати, треба аванс встановлювати 53% чи більше від місячного окладу. Наприклад, 55% або 60% (аби «круглі» цифри). Тоді не будуть порушуватися вимоги ст. 115 КЗпП. Однак багато бюджетних установ використовують 50% і проблем з перевірками Держпраці щодо цього у них не поставали. Принаймні такі факти невідомі. Якщо є сумніви, то можна звернутися з прямим питанням до управління Держпраці у регіоні.
При виплаті авансу доплати й надбавки за стаж, звання, науковий ступінь і т.д. не нараховуються. . Однак з авансом можуть виплачуватися премії, якщо вони є. Також можуть виплачуватися лікарняні, покриватися витрати на відродження тощо. Аванс у ст. 115 КЗпП – це лише мінімальна сума. Виплатити більше – не заборонено. Головне, щоб суми за першу і за другу половину місяця зійшлися з зарплатою за місяць.
Термін нарахування авансу 2024 року
Нарахування авансу, як і нарахування зарплати, здійснюється у визначені в колективному договорі або іншому внутрішньому документі дати. Як правило, використовуються такі варіанти:
аванс – з 16-го по 22-ге число місяця;
зарплата – з 1-го по 7-ме число наступного місяця.
Головне – щоб проміжок часу між цими датами не перевищував 16 календарних днів, а зарплата виплачувалась не пізніше 7-го числа.
Однак чимало бюджетників виплачують аванс раніше – 15-е число місяця – раніше виплатити зарплату не заборонено. Щодо проміжку часу «з 16-го по 22-е число», то він з’явився з таких причин:
зарплата має виплачуватися не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який вона виплачується (ч. 1 ст. 115 КЗпП);
першою половиною місяця вважається проміжок часу з 1-го по 15-е число (уже згаданий на початку Лист № 912);
виходить, що якщо відрахувати 7 днів після закінчення періоду, то й вийде «з 16-го по 22-е число».
Якщо дата припадає на вихідний, святковий чи неробочий день, виплата авансу 2024 року здійснюється напередодні цього дня – у відповідний робочий день.
Людмила КРАВЧЕНКО керівник групи експертів з бюджетного обліку Експертус Головбух
Ситуація: строк виплати зарплати за першу половину місяця (аванс) випадає на вихідний день, відповідно, виплату установа проводить напередодні. Чи переносити у зв’язку з цим строк виплати зарплати за другу половину місяця, щоб виконати вимогу про розрив у 16 календарних днів?
Частина працівників бюджетних установ мають посадові оклади нижчі за розмір мінімальної зарплати та їм нараховується доплата до мінімальної зарплати. Аванс усе одно рахують на основі посадового окладу, тобто без урахування доплати до мінімальної зарплати. Потім уже в кінці місяця розраховують усю зарплату, включаючи й дану доплату. Пов’язано це з тим, що посеред місяця бухгалтер не може знати, що саме буде нараховано працівнику в кінці місяця, адже даний час ще не відпрацьований і ще все може бути.
Відмова від авансу
Аванс виплачується завжди. Причина – вимога абз. 1 ст. 115 КЗпП, у якій чітко вказано, що зарплата виплачується «не рідше двох разів на місяць». Навіть якщо працівник напише заяву на відмову від авансу – його невиплата буде незаконною.
Обов’язкового утримання аліментів з авансу немає. Одна це не заборонено, якщо така є необхідність. Як правило, аліменти утримуються з зарплати за другу половину місяця.
Тобто якщо в платіжній відомості на виплату авансу зазначено 32 працівники, яким слід перерахувати на карткові рахунки 58 000 грн, ЄСВ нараховується за ставкою 22% на цю суму – 12 760 грн (58 000 грн × 22%).
Якщо ж з усієї кількості 2 працівника – це особи з інвалідністю, яким виплачується аванс у сумі 4000 грн, то ЄСВ тоді нараховується за різними ставками, а саме:
22% – 11 880 грн (= 54 000 грн × 22%);
8,41% – 336,40 грн (4000 грн × 8,41%).
Тобто у першій ситуації потрібно сплатити ЄСВ 12 760 грн, у другій – 12 216,40 грн. Це є авансові платежі.
До розрахунку ЄСВ можна підійти й інакше – виходячи з суми «брудними». У такому разі сума ЄСВ буде більшою. Такий спосіб розрахунку показаний у прикладі 4 нижче (варіант розрахунку – 2). Обидва варіанти розрахунку ЄСВ з авансу – з суми «чистими» чи «брудними» – є правильними.
Сплата ЄСВ і виплата авансу працівникові здійснюється в один день, наприклад 15-го числа кожного місяця.
Базою оподаткування ПДФО і військовим збором є нарахована зарплата. Оскільки за першу половину місяця зарплата не нараховується, виплата авансу є підставою для сплати до бюджету сум ПДФО і військового збору у той же день. Таку позицію висловила ДФС у листі від 28.09.2015 р. № 20527/6/99-99-17-02-01-15.
Бухгалтер розраховує об’єкт оподаткування і визначає суми ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 1,5%. Якщо сума авансу не перевищує граничний дохід для застосування податкової соціальної пільги (ПСП), ПСП не застосовується, оскільки не відомий загальний місячний дохід.
ПКУ не регулює ніяким спеціальним чином ПДФО та військовий збір з авансу. Правило лише одне – сума ПДФО за першу половину місяця та за другу мають зійтися з сумою ПДФО, яка нарахована за всіма правилами ПКУ, тобто з ПСП та іншими нюансами. Виходить, що ПДФО при авансі можна й трохи недоплатити чи переплатити, але головне, щоб сума за місяць у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку зійшлася з «правильною».
Обчислення сум ПДФО і військового збору розглянемо нижче на прикладах.
Приклади розрахунку авансу з зарплати 2024
Розглянемо можливі варіанти розрахунку авансу, виходячи з пояснених вище підходів. Почнем з самого популярного й не дуже правильного – аванс 50% окладу.
Приклад 1 (аванс 50% окладу). Працівник – доцент університету. Тарифний розряд – 19. Посадовий оклад у травні 2024 – 12128,97 грн. Визначення розміру окладу відбулося так:
19-й тарифний розряд ЄТС 2024 – 10927 грн (≈ 3195 грн × 3,42, де 3195 грн – це посадовий оклад для 1-го тарифного розряду з 01 січня 2024 року);
Місяць розрахунку – лютий 2024. Кількість робочих днів у лютому 2024 – 21. У першій половині місяця, тобто з 01 по 15 лютого 2024 року, доцент відпрацював усі 11 робочих днів.
Загальна сума нарахованої зарплати за лютий 2024 у такого доцента має бути «брудними» 19406,35 грн. Розрахунок даної суми зарплати за повний місяць такий:
відпрацював 21 робочий день з 21 – нараховується повний оклад:
надбавка 20% – за понад 10 років науково-педагогічного стажу;
Так як за законодавством аванс не може бути оплати меншим за фактично відпрацьований час, то у даному разі округлення не проводимо. Щодо прикладів 1 і 2, то таке округлення може бути. Взагалі округлення авансу не є обов’язковим.
Найбільш поширеним є варіант розрахунку авансу з прикладу 1. Отже, для нього й пораховано два варіанти ПДФО та ВЗ. Аби було зрозуміліше також порахуємо податки й для зарплати за другу половину місяця та загальну суму.
Приклад 4 (розрахунок ПДФО, військового збору та ЄСВ з авансу до прикладу 1). Усі розрахунки представлено у таблиці нижче. Як бачимо, загальна сума ПДФО, ВЗ та ЄСВ за обома варіантами розрахунку співпадають. Співпадає й зарплата «чистими» за 2-гу половину місяця (лютого 2024).
ВАРІАНТИ РОЗРАХУНКУ ПОДАТКІВ І ЄСВ ДЛЯ АВАНСУ
Обов’язкові зарплатні платежі
Варіант розрахунку 1
(безпосередньо на суму авансу)
Варіант розрахунку 2
(через « зарплатний» коефіцієнт*)
Розрахунок податків і соцвнеску з авансу
ПДФО
1091,70 (=6065 × 0,18)
1356,15 (=6065 ×1,242236 × 0,18)
ВЗ
90,98 (=6065 × 0,015)
113,01 (=6065 × 1,242236× 0,015)\
ЄСВ
1334,30 (=6065 × 0,22)
1657,52 (=6065 × 1,242236× 0,22)
Розрахунок податків і соцвнеску із зарплати за весь місяць
ПДФО
3493,14 (=19406,35 × 0,18 )
ВЗ
291,10 (=19406,35 × 0,015 )
ЄСВ
4269,40 (=19406,35 × 0,22 )
Розрахунок податків і соцвнеску із зарплати за 2-гу половину місяця
ПДФО
2401,44 (=3493,14 – 1091,70)
2136,99 (=3493,14 – 1356,15)
ВЗ
200,12 (=291,10 – 90,98)
178,09 (=291,10 – 113,01)
ЄСВ
2935,10 (=4269,40 – 1334,30)
2611,88 (=4269,40 – 1657,52)
Розрахунок виплати зарплати за 2-гу половину місяця «чистими»
–
9557,11 (=19406,35 – 3493,14 – 291,10 – 6065)
*«зарплатний» коефіцієнт дозволяє визначити суму «брудними», якщо є сума «чистими». Дорівнює він 1,242236 (= 1/(1–0,18–0,015) = 1/0,805). Його перевага у тому, що він дозволяє обрахувати більш точно суму податків, які припадають на виплачену суму авансу. Недолік – його значення розраховане на зарплату без податкової соціальної пільги. За наявності ПСП даний коефіцієнт краще перерахувати – він стане меншим, так як питома вага податків у зарплаті «брудними» теж стаж меншою. Або ж слід застосувати варіант розрахунку 1 – безпосередньо на суму авансу.
Бухгалтерські проведення з виплати авансу – це бухгалтерські проведення з виплати зарплати. Вони однакові, як для першої половини місяця (авансу), так і для другої. Саме ж нарахування зарплати, що є витратами установи, відображають лише один раз – у кінці місяця й на всю суму місячної зарплати. Таким чином, при виплаті авансу нарахування витрат із зарплати, а також ЄСВ, не здійснюють. Тоді ж, у кінці місяця здійснюються й бухгалтерські проведення з утримання ПДФО та ВЗ.
Кореспонденція рахунків для виплати авансу за даними прикладу 1 наведено у таблиці нижче (для розрахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ обрано варіант 1, тобто податки і ЄСВ нараховується безпосередньо на суму авансу).
