бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Тримайте алгоритм нарахування відпускних для виплати працівникові. Розглянемо, що потрібно врахувати бухгалтеру, аби провести розрахунок відпускних у 2024 році з урахуванням останніх змін у правилах розрахунку середньої зарплати та обставин воєнного стану.
відпускні = тривалість відпустки × середньоденна зарплата
При розрахунку даних показників зверніть увагу на таке:
тривалість відпустки – це календарні дні (к. дн.) відпустки. Однак святкові і неробочі дні у тривалості відпустки за загальним правилом не враховуються (Новий рік, 8 Березня, Великдень, День незалежності України, Різдво і т.д.). Всього на рік святково-неробочих днів зараз 11 (їхній повний і актуальний перелік – див. ст. 73 КЗпП, що була оновлена 30 липня 2023 року). Однак усі святково-неробочі дні, починаючи з 24 березня 2022 року на період воєнного стану, є звичайними робочими днями на підставі ч. 6 ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136 (далі– Закон № 2136). Отже, к. дн. тривалості відпустки під час воєнного стану зменшувати на святково-неробочі не потрібно;
вихідні, наприклад звичайні суботи і неділі (залежать від графіку роботи установи), віднімати не потрібно. Такі дні входять у тривалість відпустки та оплачуються працівнику;
середньоденна зарплата рахується за своїми правилами, які визначає Порядок обчислення середньої заробітної плати, що затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100).
Зверніть увагу, що під час воєнного стану тривалість відпусток ще може й обмежуватися роботодавцем (див. далі).
Коли треба виплачувати відпускні
Відпускні виплачуються за весь час відпустки до початку самої відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором (ст. 21 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504,далі – Закон про відпустки). До початку – це значить, що відпускні мають бути виплачені, як мінімум, за день до дня початку відпустки. Моментом початку відпустки вважається час «0.00» першого к. дн. відпустки, який зазначений у наказі керівника про відпустку (роз’яснення Північно-Східного Міжрегіонального управління Держпраці).
Також за згаданим роз’ясненням Держпраці трудовим або колективним договором можуть бути встановлені інші умови здійснення такої виплати, наприклад після початку відпустки (це прямо випливає зі ст. 21 Закону про відпустки, – «якщо інше не передбачено…трудовим або колективним договором»). Крім того, строк виплати відпускних може бути й вказаний у самій заяві працівника та наказі керівника про надання відпустки. Тоді виплата відпускних під час відпустки не буде розглядатися як порушення трудового законодавства.
Зверніть увагу, що з 19 липня 2022 року правило виплату відпускних за 3 дні до початку відпустки було скасоване.
відпустки без збереження зарплати, яка в умовах воєнного стану може й перевищувати стандартні 15 к. дн. (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). Однак до осіб, які виїхали з України або є внутрішньо переміщеними діє обмеження 90 к. дн.
Зверніть увагу, що час призупинення трудових відносин через агресію РФ у робочий рік не зараховується. Причина: за період за працівником не зберігається середній заробіток та він не виконує ніякої роботи. Натомість до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують «час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно з законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплатаповністю або частково» (пп. «2» ст. 9 Закону про відпустки).
Натомість відпустка без збереження незалежно від тривалості зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку, тобто зараховується до робочого року працівника. Причина – під час відпустки без збереження за працівником зберігається робоче місце (посада), чого немає при призупиненні трудових відносин. Однак дане правило щодо відпустки без збереження не працює, якщо працівник виїхав за межі території України або набув статус внутрішньо переміщеної особи, тому що:
така відпустка налається роботодавцем обов’язково, але обмежується періодом 90 к. дн.
її час не зараховується до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку (див. ч. 4 ст. 12 Закону № 2136).
Отже, відпустки без збереження зарплати надаються працівнику в обов’язковому порядку, але вони не зараховується до робочого року.
Тривалість відпусток 2024 під час воєнного стану
Зазвичай працівник має право на відпустку тривалістю 24 дні на рік. І вкрай рідко використовує їх повністю, не розбиваючи на частини. Необхідну працівникові кількість днів відпочинку керівник зазначає у наказі на відпустку.
Як уже зазначалось, за загальним правилом кількість днів на розрахунок відпускних у наказі зазначається без урахування святкових і неробочих днів, які визначені у ст. 73 КЗпП. Тобто якщо календарний день відпустки припадає на святковий чи неробочий день, то він не враховується (виняток – період воєнного стану після 24 березня 2022 року).
Крім того, в умовах воєнного стану діють такі обмеження щодо тривалості відпусток:
надання щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може обмежуватися тривалістю 24 к. дні за поточний робочий рік. Невикористані дні при цьому переносяться на період після закінчення воєнного стану (ст. 12 Закону № 2136);
у період воєнного стану роботодавець може відмовляти у наданні невикористаних днів щорічної відпустки (при звільненні виплачується компенсація невикористаних днів);
роботодавець може відмовити працівнику навіть у щорічній відпустці, якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Середньоденна зарплата для нарахування відпускних 2024
Середньоденна зарплата обчислюється так:
середньоденна зарплата для відпускних = виплати розрахункового періоду ÷ тривалість розрахункового періоду
Зверніть увагу, що правила розрахунку середньої для відпускних відрізняються від таких для лікарняних/декретних. Розглянемо детально, як визначити кожний показник, що необхідний для розрахунку середньоденної.
Визначення розрахункового періоду для відпускних у 2024 році
Розрахунковий період індивідуальний для кожного працівника. Саме за цей період слід підсумовувати виплати працівника та кількість календарних днів. Цього вимагає Порядок № 100.
Для більшості працівників, які працюють понад 1 рік, розрахунковий період становить 12 календарних місяців роботи, які передують місяцю надання відпустки. Якщо період трудових відносин менший, відповідно менший і розрахунковий період. Як визначити такий період розкрито у таблиці нижче.
ВИЗНАЧЕННЯ ТРИВАЛОСТІ РОЗРАХУНКОВОГО ПЕРІОДУ
Тривалість трудових відносин
Розрахунковий період
> 12 місяців
12 місяців
від 1 до 11 місяців
рахуються тільки повні місяці роботи*
< 1 місяць
фактично відпрацьований час, у днях
(з 1-го робочого дня трудових відносин)
*як повний місяць також зараховується місяць, коли працівника прийнято на роботу не з 1-го календарного, але з 1-го робочого дня (див. абз. 2 п. 2 Порядку № 100)
Дні, які зменшують тривалість розрахункового періоду при розрахунку відпускних 2024
Тривалість розрахункового періоду визначається у днях. Якщо працівник іде у відпустку у березні 2024 року і розрахунковий період у нього березень 2023-лютий 2024, то його тривалість буде 366 к. дн. (лютий 2024 має 29 к. дн., високосний рік). Святково-неробочих днів у розрахунковому періоді немає (воєнний стан), тому віднімати їх не треба.
Однак до тривалості розрахункового періоду не включається той час впродовж якого працівники з поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток (зберігався частково). Тобто виключаються дні:
дні призупинення трудових відносин внаслідок агресії РФ (так як за цей період працівник не мав роботи, не працював та не мав збереження зарплати на основі середньої);
час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (підстава – абз. 6 п. 2 Порядку № 100, що діє з 29 квітня 2022 року).
Однак календарні дні для розрахунку відпускних включають в себе дні:
лікарняного – як за рахунок установи, так і за рахунок ПФУ;
перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, за які працівниця отримувала декретні виплати, – допомогу по вагітності й пологам.
Після закінчення воєнного стану також від тривалості розрахункового періоду слід віднімати всі святкові і неробочі дні.
Виплати розрахункового періоду, які враховуються при розрахунку відпускних 2024
Розрахунок середньої зарплати для відпускних за раніше наведеною формулою передбачає знаходження суми виплат, що нараховані за розрахунковий період. Це всі виплати, пов’язані з виконанням роботи за посадою, тобто:
посадовий оклад (тарифний розряд);
доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час, суміщення професій і посад, розширення зони обслуговування, виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, високі досягнення в праці, умови праці, інтенсивність праці, вислугу років тощо);
різниця в посадових окладах, яку виплачують працівникам за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника;
доплата до розміру мінімальної зарплати (для тих працівників, у яких сума зарплати за відпрацьований час за повної тривалості робочого тижня менше розміру мінзарплати);
премії за внесок у роботу установи, винагорода за підсумками річної роботи. Увага: премії за період 2 місяці і більше за Порядком № 100 включаються шляхом перерахунку по відпрацьованим робочим дням.
Окрім згаданих вище виплат для нарахування відпускних в Україні також плюсуємо:
виплати за час, впродовж якого працівнику зберігають середній заробіток (оплата відпусток, за виконання державних і громадських обов’язків, за дні службового відрядження тощо);
оплату за перші 5 днів лікарняного;
оплату лікарняних за рахунок Пенсійного фонду (далі– Фонд);
допомогу по вагітності та пологах (декретні). Вони теж враховуються незважаючи на те, що вони виплачуються повністю з Фонду.
Однак не враховуються при розрахунку:
одноразові виплати – компенсація відпустки, матеріальна допомога, вихідна допомога тощо (пп. «б» п. 4 Порядку № 100);
премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності (це у держслужбовців);
виплати, пов’язані з ювілейними датами (премії до 8 Березня, до Дня бухгалтера тощо, пп. «и» п. 4 Порядку № 100).
По найбільш проблематичним і поширеним виплатам ми зробили зручнутаблицю-шпаргалку нижче, яка дає відповідь на питання «включати чи ні?».
ВИПЛАТИ ПРАЦІВНИКУ ТА РОЗРАХУНОК ВІДПУСКНИХ
Назва виплати
Чи включати до виплат розрахункового періоду (так +, ні –)
доплата до мінімальної зарплати
+
індексація зарплати
+
оплата днів тимчасової непрацездатності (лікарняних),– перші 5 днів і за рахунок Фонду
+
допомога по вагітності та пологах
+
оплата державних і громадських обов’язків тощо
+
компенсація днів невикористаної відпустки
–
матеріальна допомога разового характеру, наприклад на вирішення соціально-побутових питань
–
матеріальна допомога на оздоровлення, що має систематичний характер
+
відпускні
+
премії до свят, ювілеїв тощо
–
Якщо ж потрібної виплати у таблиці не знайшли, то скористайтеся повним переліком виплат, які не слід враховувати, – їх можна знайти у п. 4 Порядку № 100 або у ще одній таблиці-шпаргалці нижче.
ПЕРЕЛІК ВИПЛАТ, ЩО ПРИ РОЗРАХУНКУ ВІДПУСКНИХ 2024 НЕ ВРАХОВУЮТЬСЯ*
1
виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру),що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками)
2
одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога**, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо)
3
компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових)
4
премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності)
5
грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо
6
пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати
7
літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором
8
вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування
9
дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку
10
виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо
11
вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їхнє відшкодування
12
заробітна плата на роботі за сумісництвом(за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством)
13
суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я
14
доходи (дивіденди, проценти),нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства
15
компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати
16
заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму
17
винагороди державним виконавцям
18
простій, оплачений з розрахунку 2/3 окладу (тарифної ставки)
19
грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків
*за Порядком № 100 враховуються всі виплати, які входять до зарплати, окрім даного переліку. Складові зарплати можна побачити у Інструкції зі статистики зарплати, затвердженій наказом Мінстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5);
** виняток – матеріальна допомога на оздоровлення, так як вона має систематичний характер та є складовою частиною зарплати, наприклад у педагогічних, науково-педагогічних, медичних працівників
Перерахування премій при визначенні виплат розрахункового періоду
Премії, як і раніше, включаються до розрахункового періоду шляхом «перерахунку вперед», починаючи з місяця їхнього нарахування. Наприклад, квартальну премію 1000 грн нарахували у квітні 2024 року за відпрацьовані у І кварталі 2024 року 40 р. днів (норма була 65 р. днів). Середньоденна премія виходить 25 грн/день (= 1000/40). Однак у періоді перерахунку (квітень 2024-червень 2023) працівник відпрацював всю норму – 65 р. днів.
Як наслідок, сума перерахованої премії 1625 грн (= 25×65) > 1000 грн. Однак при частковому відпрацюванні періоду, за який була нарахована премія, при її перерахунку враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії(див. абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Отже, перерахована премія «обрізається» до фактичної і після перерахунку вона теж становить не більше 1000 грн:
квітень – 525 грн (= 25 × 21);
травень – 550 грн (= 25 × 22). Однак «обрізаємо», аби сума за квітень-травень (= 525 + 550 = 1075 грн) не перевищувала 1000 грн. Виходить: 1000 – 525 = 475 грн;
червень – 0 грн. «Ліміт» перерахунку вичерпаний.
Як саме розподілити таку перераховану й «обрізану» премію по місяцях перерахунку Порядок № 100 не уточнює, тому застосовуємо загальний підхід, рахуючи премію помісячно.
Також далі ще наведений перерахунок премій – див. приклад 3 і 4.
Нарахування відпускних 2024 за відсутності виплат у розрахунковому періоді
Можлива ситуація, коли за розрахунковий період взагалі виплат не було. Причинами можуть бути:
працівник тільки почав працювати і з 1-го робочого дня йде у відпустку;
працівниця була у відпустці по догляду за дитиною віком до 3(6) років й після виходу з 1-го робочого дня бере відпустку.
Для розрахунків у такому разі береться установлена тарифна ставка, посадовий (місячний) оклад, але не менше мінімальної зарплати (див. п. 4 Порядку № 100). Виплати за розрахунковий період визначаються шляхом множення на кількість його місяців. Як рахувати відпускні у такому разі наведено у прикладі 6.
Особливості відпускних для відпустки «на дітей»
Додаткову соціальну відпустку «на дітей» часто беруть разом зі щорічною відпусткою. Такі відпускні нараховуються за тими ж правилами, що і щорічна, тобто з використанням Порядку № 100. Правила розрахунку середньої ті ж самі. Єдине, що уже згадувалося, – надається така відпустка за календарний, а не робочий рік. А ще її не можна ділити на частини. Відпустка складає 10 к. днів, а якщо підстав декілька – 17 к. днів. За ст. 19 Закону про відпустки найбільш поширеними підставами для таких відпусток є:
Приклад 1 (щорічна відпустка, проста ситуація). Бухгалтер НДІ йде у відпустку у березні 2024 року з 15.03.2024 року по 28.03.2024 року (це 14 к. днів). Його доходи за розрахунковий період (березень 2023-лютий 2024) складають:
зарплата – 82145,14 грн;
лікарняні – 1300 грн;
матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових проблем – 2500 грн.
Розраховуємо необхідні показники для відпускних:
виплати розрахункового періоду = 82145,14 + 1300 = 83445,14 грн. Матеріальну допомогу не враховуємо;
Приклад 2 (щорічна відпустка, святково-неробочі дні, перехідні відпускні). Заступник директора НДІ йде у відпустку у квітні 2023 року з 26.04.2024 року по 10.05.2024 року (це всього 15 к. днів). Його доходи за розрахунковий період (квітень 2023-березень 2024) складають:
зарплата – 193257,27 грн;
лікарняні – 2200 грн;
компенсація невикористаної відпустки 12000 грн;
матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових проблем – 2900 грн.
Премій у заступника директора не було. ПСП не користується.
Розраховуємо необхідні показники для відпускних:
виплати розрахункового періоду = 193257,27 + 2200 = 195457,27 грн. Матеріальну допомогу та компенсацію невикористаної відпустки не враховуємо;
Окрім цього, у прикладі 2 маємо ситуацію перехідних відпусток: початок в одному місяці, а кінець в іншому. Для заповнення Додатка 4ДФ, якому нині потрібна помісячна розбивка доведеться розбити суму відпускних на 2 частини:
відпускні за квітень 2024 (5 к. днів) = 534,04 × 5 = 2670,20 грн;
відпускні за травень 2024 (10 к. днів) = 534,04 × 10 = 5340,40 грн;
перевірка: 2670,20 + 5340,40 = 8010,60 грн.
Будьте уважні з перехідними відпускними, так як у працівників, які можуть мати право на ПСП, – вони є причиною необхідності перерахунку ПДФО.
Приклад 3 (щорічна відпустка, річна премія). Той же заступник директора з прикладу 2 (відпустка з 26.04.2024 по 10.05.2024). Його вже пораховані виплати розрахункового періоду – 195457,27 грн. Однак у грудні 2023 року йому була нарахована річна премія («13-а зарплата») за 2023 рік – 10000 грн.
Рахуємо суму річної премії 2023 року, яку слід включити до виплат розрахункового періоду:
кількість відпрацьованих робочих днів 2023 = 260 р. днів. Вважаємо, що у цей період заступник директора відпрацював усі можливі робочі дні, тобто виконав річну норму;
сума премії на 1 відпрацьований робочий день 2023 року = 10000/260 = 38,46 грн;
перший місяць перерахунку премії – грудень 2023. Решта місяців розрахункового періоду – січень 2024-березень 2024. Всього маємо 4 місяці перерахунку;
за грудень 2023-березень 2024 директором відпрацьовано всього 87 р. днів (теж всю норму);
перераховуємо премію: 38,46 грн × 87 р. днів = 3346,02 грн.
Тоді всього виплат розрахункового періоду = 195457,27 + 3346,02 = 198803,29 грн.
Отже, відпускні = 543,18 ×15 = 8147,70 грн. За рахунок премії відпускні вийшли більшими, аніж у прикладі 2.
Зараз немає значення, коли річна премія була нарахована, – у поточному чи минулому році. Вона враховується, але шляхом перерахунку по відпрацьованим робочим дням місяця.
Приклад 4 (щорічна відпустка, квартальна премія). Головний бухгалтер йде у щорічну відпустку з 07.03.2024 року по 21.03.2024 року (це всього 15 к. днів). Його доходи за розрахунковий період (березень 2023-лютий 2024) складають:
зарплата – 123456,25 грн;
лікарняні – 1950 грн;
матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань – 2900 грн;
премія (квартальна) – 4500 грн. Премія нарахована у квітні 2023 року за І квартал 2024;
премія (квартальна) – 5000 грн. Премія була нарахована у січні 2024 року за ІV квартал 2023 року.
Спочатку рахуємо виплати розрахункового періоду без премії:
123456,25 + 1950 = 125406,25 грн. Матеріальну допомогу не враховуємо.
Далі перераховуємо першу квартальну премію – за І квартал 2023 року, – яку слід включити до виплат розрахункового періоду:
кількість відпрацьованих робочих днів січень-березень 2023 у бухгалтера: 19+20+22 = 65 р. днів. Вважаємо, що він відпрацював усі можливі робочі дні у І кварталі 2023;
середньоденна премія на 1 відпрацьований день = 4500/65 =69,23 грн;
кількість відпрацьованих робочих днів у квітні-червні 2023 = 65 р. днів (з 65 р. днів по нормі);
перерахована квартальна премія = 69,23 грн ×65 = 4499,95 грн.
Другу премію – за ІV квартал 2023 року – теж перераховуємо:
кількість відпрацьованих днів за ІV квартал 2023 р. – 61 р. день (з 65 р. днів по нормі);
середньоденна премія на 1 відпрацьований день = 5000/61 = 81,97 грн;
кількість відпрацьованих у січні-лютому 2024 р. – 45 р. дні (з 45 р. днів по нормі);
перерахована премія = 81,97 грн × 45 = 3688,65 грн.
Проводимо подальші розрахунки:
виплати розрахункового періоду разом з преміями = 125406,25 + 4500 + 3688,65 = 133594,90 грн;
Новоприйняті працівники, відпустка «на дітей» 2024
Приклад 5 (розрахунковий період менше 12 місяців, відпустка «на дітей»). З працівницею укладено трудовий договір 05.12.2023. З 12.02.2024 їй надано соціальну додаткову відпустку тривалістю 10 к. дн. Їй нараховано зарплату в сумі:
6300 грн – за дні грудня 2023 року, включаючи доплату до мінімальної зарплати;
7100 грн – за дні січня 2024 року, включаючи доплату до мінімальної зарплати.
Розраховуємо потрібні показники:
розрахунковий період – 01.01.2024-31.01.2024. Він тут нестандартний, так як немає 12 місяців роботи. Грудень 2023 слід відкинути, так як робота почалася не з 1-го робочого дня місяця. Повний місяць лише один – січень 2024, його й рахуємо;
тривалість розрахункового періоду (січень 2024) – 31 к. день, де 31 – кількість к. днів у січні, а святково-неробочих днів за січень 2024 немає, так як усе ще діє воєнний стан;
тривалість оплачуваних днів відпустки = 10 к. днів;
середньоденна = 7100 грн /31 = 229,03 грн.
Отже, відпускні = 229,03 грн ×10 = 2290,30 грн.
Зверніть увагу, що дана відпустка на дітей отримана за календарний 2024 рік і наступне таке право на неї виникне з січня 2025 року. Робочий же рік для щорічних відпусток у даній ситуації буде з 05 грудня 2023 по 04 грудня 2024.
Відсутність розрахункового періоду та відпускні 2024
Приклад 6 (відпустка з першого робочого дня, мінімалка). Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, написала заяву про надання їй щорічної основної відпустки з 19 лютого 2024 року на 24 к. дн. Останній день відпустки для догляду – 17.02.2024 (субота). За її посадою оклад у 2024 році 5815 грн (10 т. р. за ЄТС).
Оскільки відпустка у лютому 2024 року, розрахунковий період лютий 2023 – січень 2024. Однак весь цей період припадає на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. І він виключається з розрахункового періоду, тобто розрахункового періоду немає.
У даній ситуації розрахунок відпускних 2024 слід проводити на основі посадового окладу, але так як він є меншим мінімальної зарплати лютого 2024 (7100 грн), то для розрахунку беремо саме мінімальну зарплату 2024, так як використовується тарифна ставка, посадовий (місячний) оклад, але не менше мінімальної зарплати (див. п. 4 Порядку № 100). Тоді мінімальну зарплату слід помножити на кількість місяців розрахункового періоду, – це 12 місяців.
Отже, маємо такий розрахунок необхідних показників:
тривалість розрахункового періоду – 366 к. дн.;
виплати за розрахунковий період = 7100 грн ×12 = 85200 грн;
Отже, відпускні = 232,79 грн ×24 = 5586,96 грн. Це перехідні відпускні, які слід розбити для податкової звітності на 2 частини:
2560,69 грн (= 232,79 грн × 11 к. дн.) – за 11 к. днів лютого (з 19 по 29 лютого);
3026,27 грн (= 232,79 грн × 13 к. дн.) – відпускні за 13 днів березня (з 01 по 13 березня);
перевірка: 2560,69 +3026,27 = 5586,96 грн.
Зверніть увагу, що відпустка триває 24 к. дні, так як 08 Березня 2024 року за умови збереження воєнного стану буде звичайним робочим днем і рахується у тривалість відпустки.
Також разом з відпускними нараховують і зарплату за місяць виходу у відпустку, включаючи усі дні до початку відпустки. Крім того, перебування працівника у відпустці не є перешкодою для нарахування йому премії, наприклад за результатами попереднього місяця, кварталу.
Запізнілі місячні премії не впливають на розрахунок, так як включаються до доходу того місяця, у якому вони були нараховані, але на основі перерахунку по робочим дням.
Нараховані пізніше премії спричиняють перерахунок суми відпускних, якщо вони стосуються місяця розрахункового періоду.
Приклад 7 (запізніла премія і відпускні). Працівник іде у відпустку з 04 березня 2024 року на 24 к. дн. 01 березня 2024 року йому виплатили нараховані відпускні та матеріальну допомогу на оздоровлення, розрахунковий період становить березень 2023–лютий 2024. Однак 05 березня 2024 року підписується наказ про нарахування йому премії за лютий 2024 року 5000 грн.
У даному випадку премія не буде враховуватися у доході розрахункового періоду, так як має бути включена до доходу березня 2024. Розрахунок такий:
кількість відпрацьованих робочих днів у лютому 2024 – 21 р. день;
середньоденна премія на 1 робочий день = 5000/21 = 238,10 грн;
кількість відпрацьованих робочих днів у березні 2024 – 6 р. дн.;
перерахована премія = 238,10 грн × 6 р. дн. = 1428,60 грн.
Наприклад. якщо працівник потім піде у відпустку у вересні 2024 року, то якраз сума перерахованої премії 1428,60 грн увійде до виплат розрахункового періоду.
Працівник не працював частину розрахункового періоду через війну
Можливою ситуацією при розрахунку відпускних у 2024 році залишається наявність невідпрацьованих днів у розрахунковому періоді з причини тимчасового переміщення працівника з причини бойових дій або інших обставин. Відсутність таких працівників на роботі, як правило, оформлялася:
відпусткою за власний рахунок;
призупиненням дії трудового договору.
Про визначення тривалості розрахункового періоду за таких обставин вище уже згадувалося, але закріпимо існуючі правила на відповідному розрахунку.
Приклад 8 (призупинення, відпустка без збереження). Працівник іде у відпустку з 04 березня 2024 року на 24 к. дні. У розрахунковому періоді березень 2023-лютий 2024 у працівника є 45 к. днів призупинення трудових відносин внаслідок агресії РФ, та 30 днів відпустки без збереження. Нарахована зарплата за розрахунковий період – 125000 грн.
У даному разі з тривалості розрахункового періоду треба відняти дні призупинення трудових відносин та відпустки без збереження.
Маємо такий розрахунок:
тривалість розрахункового періоду = 366 – 45 – 30 = 291 днів;
середньоденна = 125000/291 = 429,55 грн;
відпускні = 429,55 × 24 = 10309,20 грн.
Нарахувати слід не тільки відпускні – що ще?
В бюджетних установах, окрім самих відпускних, працівнику може нараховуватися й матеріальна допомога на оздоровлення. Наприклад, вона є у більшості бюджетників: педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, медиків (навіть у медзакладах-КНП), а також держслужбовців. Як правило, матеріальна допомога на оздоровлення становить один посадовий оклад, якщо інше не визначено колективним договором. Така матеріальна допомога – це не відпускні, але також, як і вони, входить до складу зарплати працівника (див. п. 2.3.3 Інструкції № 5).
Нараховується така допомога один раз на рік – перед виходом у основну частину відпустки. Або так, як це визначено у колективному/трудовому договорі.
Відображення відпускних у Податковому розрахунку
У Податковому розрахунку відпускні відображаються у:
Додатку 4ДФ – відображаються у складі зарплати і «зарплатною» ознакою доходу «101»;
Додатку Д1 – відображаються в окремих від зарплати рядка з використанням окремого КТН у графі 9 – «10». Перехідні відпускні при цьому розбиваються на місяці, до яких такі відпускні відносяться – в окремих рядках.
