Головний бухгалтерський закон – Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV – виносить безапеляційний вердикт: установи зобов’язані проводити інвентаризацію.
Порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів визначає Положення № 879, яке вимагає проводити суцільну інвентаризацію. Перед початком керівник повинен видати наказ про проведення інвентаризації та визначити:
- кількість комісій з інвентаризації,
- їхній склад,
- об’єкти,
- періодичність та строки проведення інвентаризації.
Що потрібно врахувати, коли складаєте наказ про інвентаризацію
Під час інвентарізації потрібно перевірити всі види зобов’язань та всі активи установи незалежно від їхнього місцезнаходження. Не вийняток – предмети, що установа передала в прокат, оренду або які перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.
Також інвентаризуйте активи і зобов’язання, які обліковуєте на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать установі, але тимчасово перебувають у її користуванні, розпорядженні або на зберіганні:
- об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів;
- матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі;
- умовні активи і зобов’язання установи (застави, гарантії, зобов’язання тощо);
- бланки документів суворої звітності;
- інші активи.
Положення № 879 передбачає, коли суцільну інвентаризацію певних активів можна проводити не щорічно або не в повному обсязі, а саме:
- земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти можна інвентаризувати один раз на три роки;
- інструменти, прилади, інвентар (меблі) — щороку в обсязі не менше 30% від усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років;
- бібліотечні фонди від 100 до 500 тис. одиниць — протягом п’яти років з охопленням щорічно не менше 20%, а понад 500 тис. одиниць — протягом десяти років з охопленням щорічно не менше 10% одиниць. Однак інвентаризацію книжкових пам’яток проводьте щороку.
Тому в наказі потрібно обов’язково зазначати, які об’єкти обліку перевіряти. Наприклад, якщо керівник у цьому році не планує перевіряти наявність і стан земельних ділянок, то в наказі потрібно зазначити: «Провести інвентаризацію необоротних активів, крім земельних ділянок».
Також саме керівник визначає, який обсяг інструментів, приладів, інвентарю (меблів) інвентаризувати, зокрема 30%, 40% чи 50%.
Як оформити наказ про поведення інвентаризації
Вимоги стандарту ДСТУ 4163:2020, який діє з 01.09.2021, поширюються на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, які державні органи, органи місцевого самоврядування, установи створюють у результаті діяльності. Тому, коли готуєте проєкт наказу про інвентаризацію, врахуйте вимоги інструкції з діловодства, прийнятої у вашій установі. Інструкції з діловодства держорганів розроблені за настановами Інструкції № 55.
Органам місцевого самоврядування також рекомендовано власні інструкції з діловодства привести у відповідність до постанови, яка затверджує цю інструкцію.
Основні вимоги щодо оформлення наказів
- Наказ оформлюйте на бланку наказу. Вимоги до бланків також передбачає Інструкція № 55.
- У заголовку наказу коротко викладайте його зміст.
- Текст наказу про інвентаризацію має складатися з преамбули і розпорядчої частини. Адже саме такі вимоги встановлює Інструкція № 55 до наказів з питань основної діяльності установи та адміністративно-господарських питань.
- У преамбулі зазначте підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Цю частину наказу починайте зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видаєте на підставі іншого розпорядчого документа, в констатуючій частині (преамбулі) зазначте посилання на відповідний нормативний документ.
- Розпорядчу частина наказу починайте зі слова «наказую», яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.
- Обов’язково поділяйте розпорядчу частину на пункти і підпункти, які нумеруйте арабськими цифрами. У кожному пункті зазначте конкретне завдання (доручення) зі строком його виконання та структурні підрозділи — його виконавці.
Наказ про проведення інвентаризації друкується на бланку установи.
Наказ про проведення інвентаризації – зразок від експерта
Зразок наказу про проведення інвентаризації в бюджетній установі спростить вашу роботу. З ним не треба думати, чи все правильно прописали і чи про всіх осіб, задіяних в інвентаризації активів і зобов’язань, згадали.
