Оплата комунальних послуг в бюджетних установах - як ревізори виявляють порушення.
Коли ревізори проводять ревізію фінансово-господарської діяльності установи, намагаються зосередити увагу на більш ризикованих питаннях програми ревізії, щоб уже в перший день перевірки звітувати керівництву про суми виявлених порушень. Утім, розрахунки установи з надавачами комунальних послуг цікавлять ревізорів не менше. Тут теж є де розгулятися.
Щоб швидко знайти порушення, вони ще до початку ревізії надсилають запити до надавачів комунальних послуг, щоб знайти розбіжності в розрахунках. А ви про це знали? І це тільки початок їхніх ревізійних дій. На що звертатимуть увагу ревізори — далі більше і цікавіше.
Як установа розрахувала потребу в коштах
Кошторис бюджетної установи містить річний обсяг коштів для оплати послуг природного газу, водопостачання, водовідведення, електричної і теплової енергії. Їх бухгалтер має планувати за за КЕКВ 2270 «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв». Ревізори обов’язково перевірять обґрунтованість розрахунків до кошторису за КЕКВ 2270.
Якщо установа не надасть ревізорам обґрунтованих розрахунків, деталізованих за видами та кількістю товарів і послуг із зазначенням вартості за одиницю, вони зафіксують це в акті ревізії як порушення пункту 22 Порядку № 228.
На що ще звертають увагу ревізори
Якщо ревізори виявлять, що в кошторисі установи затверджені показники, які не підтверджені розрахунками та економічними обґрунтуваннями — зафіксують порушення бюджетного законодавства (п. 16 ч. 1 ст. 116 БК). За таке порушення до установи застосують заходи впливу, які передбачає стаття 117 БК, зокрема, зменшення бюджетних асигнувань.
Як оплатити комунальні послуги
Бюджетні установи зобов’язані в повному обсязі розраховуватися за електричну та теплову енергію, водопостачання, водовідведення, природний газ, які споживають. Для цього вони мають укласти договори за кожним видом енергоносіїв у межах установлених відповідним головним розпорядником бюджетних коштів обґрунтованих лімітів споживання (ч. 3 ст. 51 БК).
Якщо установа має прострочену кредиторську заборгованість за спожиті комунальні послуги та енергоносії, ревізори відслідкують, чи брала установа бюджетні зобов’язання та чи проводила платежі за іншими видатками, пов’язаними з функціонуванням установи до погашення такої заборгованості. Тобто чи не порушувала вона частину 4 статті 51 БК.
Ревізори обов’язково перевірять договори, які установа уклала з надавачами комунальних послуг. Зокрема, з’ясують, чи відповідають застосовані тарифи та ціни, які установили місцеві органи виконавчої влади для бюджетних установ, тим, якими установа керується за розрахунку. Якщо установа збільшила використання енергоносіїв у фізичних обсягах у порівнянні з минулими роками, ревізори аналізують причини такого збільшення.
Щоб перевірити, чи не оплачувала установа зайві кошти за тепло- та водопостачання, ревізори звіряють дані показників лічильників, які фіксують у відповідному журналі, з даними, які подають до підприємств-надавачів комунальних послуг. Разом із комісією, яку створює керівник установи, ревізори знімають показники лічильників та порівнюють їх із даними журналів обліку та останніми звітними даними.
Якщо бюджетні установи та організації опалюють приміщення вугіллям, ревізори перевіряють розрахунки щодо його потреби на опалювальний період за окремою формулою, використовують коефіціенти перерахування, наведені у відповідних таблицях нормтивних довідників. Списувати вугілля установа має на підставі актів, які підписує комісія, що їх склала.
Коли ревізори перевіряють розрахунки за газ, встановлюють наявність газових лічильників і з’ясовують, чи перебувають вони в робочому стані. У присутності відповідальних посадових осіб установи та надавача послуг ревізори проводять обстеження всіх будівель, щоб пересвідчитися, чи не оплачувала установа рахунки за ті приміщення, які взагалі не мають опалювальних елементів.
Чи своєчасно розраховуються орендарі за комунальні послуги
Ревізори прискіпливо контролюють, чи не оплачувала установа за бюджетні кошти комунальні послуги, які спожив орендар. Тож якщо ви надаєте в оренду державне майно, маєте приділяти особливу увагу, чи в повному обсязі орендар відшкодовує вам комунальні послуги.
Для того щоб орендар вчасно і правильно відшкодовував плату за спожиті орендарем комунальні послуги, потрібно укласти договір про відшкодування витрат орендодавця на утримання орендованого майна та надання комунальних послуг орендарю (далі — договір про відшкодування витрат). Коли укладаєте договір про відшкодування витрат, установіть та погодьте детальний перелік послуг, які отримуватиме й оплату за які в обов’язковому порядку відшкодовуватиме орендар.
Що визначати в договорі про відшкодування витрат
Зазвичай оплачують спожиті послуги в місяці, наступному за розрахунковим. Як правило, вартість комунальних послуг визначають за даними лічильників. Зауважимо: за відсутності лічильників вартість комунальних послуг обчислюйте розрахунково, залежно від наявності, кількості, потужності, часу роботи електроприладів, систем тепло- і водопостачання, каналізації. Робіть це за спеціальними рахунками, а в неподільній частині — пропорційно розміру займаної загальної площі.
Розрахунок витрат на оплату спожитих послуг проводьте щомісяця. Пам’ятайте, що його треба підтверджувати відповідними документами. Під час розрахунку беріть до уваги лише фактично спожиті послуги.
Коли орендар відшкодовує витрати за спожиті комунальні послуги, кошти мають надходити на ваші реєстраційні рахунки. Кошти, що отримали в поточному році, зараховуйте як відшкодування витрат та відносьте на відновлення касових видатків. Фактичні видатки коригуйте залежно від проведених операцій.
Відшкодовувати такі витрати потрібно за тим фондом (загальним чи спеціальним), за яким сплатили комунальні послуги. Приміром, якщо ви оплатили комунальні послуги за рахунок коштів зі спецфонду, то й зарахувати отриману від орендаря плату за комунальні послуги потрібно також на рахунок спецфонду з розподілом їх за відповідними кодами економічної класифікації видатків.
