Як правильно вести облік програмного забезпечення у бюджетних установах – тема даної консультації.
Що таке програмне забезпечення?
Програмне забезпечення – це комп’ютерні програми. Типові програми, які використовуються у бюджетних установах: Windows (операційна система для комп’ютерів), Microsoft Word (текстовий редактор), Microsoft Excel (електронні таблиці, що є помічниками бухгалтера, економіста, фінансиста). Також 1С Підприємство 8.0: Бухгалтерія для бюджетних установ, Парус, M.E.Doc, Master: бюджетні установи, FIT-Бюджет, СОТА, UA-бюджет (комплексні програми для автоматизації бухгалтерського обліку бюджетних установ, складання і подання податкової звітності). Цей набір відомий кожному бухгалтеру. Окрім них є спеціалізовані програми, які використовуються у проектуванні, дизайні, лабораторних дослідженнях тощо. Все залежить від галузевої приналежності бюджетної установи.
Навіть веб-сайт Бюджетник – це не що інше, як комп’ютерна програма (див. п. 1.3 наказу Держкомітету зв’язку та інформатизації від 25.11.2002 р. № 327/225).
Інтернет-субвенція місцевим бюджетам: три акценти від Уряду
Чим є програмне забезпечення у бухгалтерському обліку?
Перша думка – нематеріальний актив. Однак, в обліку бюджетних установ вона може бути хибною. Попри те, що комп’ютерна програма нематеріальна та, на перший погляд, відповідає поняттю нематеріального активу, у переважній більшості випадків вони такими не є. Так, у програмного забезпечення є ціла низка ознак нематеріальних активів: відсутність матеріальної форми, строк використання більше року, може бути ідентифікованим (відділеним від інших активів). Всі ці умови можна знайти в НП(С)БОДС 122 “Нематеріальні активи”, а також Методрекомендаціях з бухобліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, наказ Мінфіну від 23.01.2015 № 11 (далі – Методрекомендації № 11). Однак, чинні нормативно-правові документи висувають для бюджетних установ додаткову вимогу: виключні майнові права на комп’ютерну програму. Що це і які наслідки?
Увага: Не все програмне забезпечення у бюджетних установах можна обліковувати як нематеріальні активи
Виключне майнове право – це одночасне поєднання трьох майнових прав, а саме володіння + користування + розпорядження. Невиключне майнове право – це тільки користування.
Наприклад, спеціально для науково-дослідного інституту на його замовлення розробили програмне забезпечення для проведення лабораторних аналізів. Програма унікальна й належить тільки інституту. Він нею користується, а за потреби може продати іншому інституту чи знищити (розпорядитися) і в цілому він вважає програму своєю власністю (володіє). В той час інститут встановив на комп’ютери операційну систему (ОС) Windows, для чого були придбана корпоративна ліцензія на 10 комп’ютерів. Цією ОС інститут може тільки користуватися. Його право продати цю ліцензію іншому інституту може бути обмежене справжнім власником ОС – корпорацією Microsoft. Все визначено ліцензійними умовами.
Увага: Програмне забезпечення в обліку бюджетних установ може бути нематеріальним активом, витратами періоду й частиною вартості основних засобів
Через вищезгадану умову програмне забезпечення у бюджетних установах може бути:
- нематеріальним активом, а саме в складі авторських і суміжних прав – якщо придбано виключне право на програму або вона була створена самостійно бюджетною установою чи на її замовлення з отриманням таких прав (п. 3 Методрекомендацій № 11);
- списано на витрати з визнанням на позабалансовому рахунку – якщо виключне право відсутнє, тільки право користування (абз. п. 16 Методрекомендацій № 11);
- у складі вартості основних засобів – якщо програмне забезпечення було придбане разом з певним основним засобом, який не може без нього працювати. Приклад – для онкологічного диспансеру придбали лінійний прискорювач зі спеціальною програмою для діагностики. Програма є його невід’ємною частиною і без неї прискорювач просто не працює (п. 2 Листа ДКУ № 2055).
Опис усіх цих підходів з детальним поясненням причин можна знайти у досить давньому, але чинному роз’ясненні у листі Державного казначейства України від 17.09.2007 р. № 3.4-04/2055-10882 (у консультації – Лист ДКУ № 2055). Аналогічний підхід дотримано і щодо наповнення КЕКВ у Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, наказ Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.
Путівник по обліку програмного забезпечення бюджетних установ
Тепер детальніше про рахунки, КЕКВ та інші подробиці обліку комп’ютерних програм бюджетних установ. Розібратися в усьому допоможе таблиця нижче:
ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ У БУХОБЛІКУ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ |
Параметри обліку | Варіанти обліку |
Нематеріальний актив | Витрати періоду | У складі вартості основного засобу (ОЗ) |
Права на програму | Виключне майнове право | Тільки право користування | Програма невіддільна від основного засобу (апарату) |
КЕКВ | 3160 “Придбання землі та нематеріальних активів” – у разі придбання; 1171 “Дослідження і розробки, окремі заходи розвитку по реалізації державних (регіональних) програм” – у разі самостійного створення | 2240 “Оплата послуг (крім комунальних)” | 3110 “Придбання обладнання і предметів довгострокового користування” |
Рахунок обліку | 1211 “Авторське та суміжне з ним права” | 8013 “Матеріальні затрати” | 1014 “Машини та обладнання” |
Приклади | веб-сайт створений на замовлення установи; база даних – створена установою або на замовлення; програмний продукт – створений під конкретну установу з передачею їй прав власності | ОС Windows (на один чи кілька комп’ютерів), Microsoft Office (Word, Excel та ін.), бухгалтерські програми, антивірусні програми (ліцензії, ключі для їх використання) тощо | Програмне забезпечення для роботи медтехніки, станків з програмним управлінням, OEM-версії* ОС Windows, ОС у мобільних телефонах, планшетах (Android, iOS) тощо |
Позабалансовий рахунок | – | 013 “Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів” | – |
Строк корисного використання | Від 2 до 10 років – рекомендований (пп. 138.3.4 ПКУ, додаток 2 до Методрекомендацій № 11) | – | В залежності від ОЗ. Для машин і обладнання за ПКУ – мінімум 5 років |
Метод амортизації | прямолінійний | – | прямолінійний |
Ліквідаційна вартість | нульова (п. 7 розділу IV НПСБОДС 122) | – | Визначається для самого об’єкта ОЗ |
Інвентарний номер | Так, треба присвоїти | – | Присвоюється самому об’єкту ОЗ, а не програмі |
* OEM-версія Windows – це операційна система, що програмно прив’язана до конкретного комп’ютера/ноутбука, коли вона не може бути перенесена на інший. Така ОС не виділяється окремо у вартості придбаного пристрою.
Звертаємо увагу бухгалтерів – наявність/відсутність CD/DVD диску до комп’ютерної програми ніяк не позначається на її обліку. Об’єктом обліку є програма, а не її носій.
Сервіс містить бухгалтерські проведення за типовими господарськими операціями бюджетної установи ☑️
Первинні документи для обліку програмного забезпечення
Для обліку придбаних комп’ютерних програм бюджетній установі слід використовувати:
- документи для обліку прав інтелектуальної власності – якщо облік ведеться як нематеріального активу. Це всього акт про введення в експлуатацію (НА-1), акт про вибуття (НА-2) та інвентаризаційний опис (НА-4). Їх можна знайти в наказі Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732;
- документи для обліку основних засобів – якщо облік ведеться у складі вартості основних засобів. Це документи з наказу Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818. В інвентарній картці ОЗ в описі об’єкта слід вказати про встановлені на нього комп’ютерні програми, також їх можна згадати в акті введення в експлуатацію, що вони були встановлені. Це й усе.
Витрати на придбання програмного забезпечення у вигляді ліцензій визнаються на основі стандартних документів, наприклад видаткових накладних чи фіскального чеку.
Оподаткування придбання й продажу програмного забезпечення
На сьогодні продаж комп’ютерних програм звільнений від ПДВ (п. 261 підрозд. 2 Перехідних положень ПКУ).
Облік програмного забезпечення у бухгалтерських проведеннях
Нижче наводимо приклади бухгалтерських проведень з обліку програмного забезпечення бюджетної установи.
Приклад 1. Установа оплатила послуги зі створення веб-сайту, який став її власністю. Сума за актом приймання-передачі виконаних робіт склала 18000 грн.
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
1 | В обліку показано капітальні інвестиції на створення веб-сайту, підписано акт виконаних робіт | 1313 | 6211 | 18000 |
2 | Сайт протестований і введений в експлуатацію | 1213 | 1313 | 18000 |
3 | Оплачені послуги з розробки веб-сайту | 6211 | 2313 | 18000 |
4 | Нарахована амортизація за перший місяць експлуатацію сайту. Строк корисного використання 5 років (=18000/60 = 300). | 8014 | 1413 | 300 |
5 | Витрати віднесено на зменшення фінансового результату виконання кошторису | 5511 | 8014 | 300 |
Приклад 2. Університет оплатив придбання ліцензійної бухгалтерської програми для навчального класу. Вартість – 25000 грн.
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
1 | Здійснена попередня оплата за придбану ліцензію на використання програму | 2117 | 2313 | 25000 |
2 | Визнані витрати у сумі вартості придбаної ліцензії | 8013 | 2117 | 25000 |
3 | На позабалансовому рахунку відображена вартість придбаної ліцензії на використання програмного забезпечення | 013 | | 25000 |
4 | Витрати віднесено на зменшення фінансового результату виконання кошторису | 5511 | 8013 | 25000 |
Приклад 3. Університет придбав ноутбук з ОС Windows (OEM-версія). Вартість – ноутбуку 24000 грн, у т.ч. ПДВ – 4000 грн.
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
1 | Отриманий ноутбук з магазину | 1311 | 6211 | 20000 |
2 | Відображений податковий кредит з ПДВ | 6311 | 6211 | 4000 |
3 | Ноутбук введено в експлуатацію як основний засіб | 1014 | 1311 | 20000 |
4 | Оплачена вартість ноутбуку | 6211 | 2313 | 24000 |
5 | Нарахована амортизація. Строк корисного використання – 5 років (=20000/60 = 333,33) | 8014 | 1411 | 333,33 |
6 | Витрати віднесено на зменшення фінансового результату виконання кошторису | 5511 | 8014 | 333,33 |
01.01.2021 набрав чинності Наказ № 432 «Про внесення зміни до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби»». Маєте знати, як правильно встановити вартісний критерій для «малоцінки»? Чи буде такий критерій об’єктом облікової політики установи? Чому головним розпорядникам слід визначити власні критерії визнання?
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
