Посадова інструкція — обов’язковий документ для кожної посади, що є у штатному розписі. Відсутність посадових інструкцій — порушення законодавства про працю. Посадові інструкції для підрозділу розробляє його керівник. Для бухгалтерської служби — головбух. Правила та зразки — у статті.
Посадова інструкція — обов’язковий документ для кожної посади, що є у штатному розписі. Відсутність посадових інструкцій — порушення законодавства про працю. Адже до початку роботи за трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки (ст. 29 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП). Права та відповідальність працівників закріплюють у посадових інструкціях (п. 4 Загальних положень Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників; далі — ДКХП).
Роз’яснити права та обов’язки = ознайомити з посадовою інструкцією.
Прийняття працівників — відповідальність кадрової служби. Однак посадові інструкції для підрозділу розробляє керівник цього підрозділу. Відповідно, для бухгалтерської служби — головбух. Швидко сформувати добірку посадових інструкцій для бухгалтерії допоможуть правила, алгоритм і зразки.
Позапланові перевірки Держпраці під час воєнного стану
Правило 1. Оформляйте посадові інструкції за уніфікованою формою
Посадова інструкція має уніфіковану форму¹. Розділи посадової інструкції з уніфікованої форми — обов’язковий мінімум. За потреби додавайте нові розділи, але не видаляйте стандартні.
¹ Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 22.11.2015 № 7.
У шапці посадових інструкцій маєте зазначати назви та коди посад за штатним розписом і Класифікатором професій. Використовуйте Пошук по Класифікатору професій із розділу Сервіси електронного журналу «Головбух: Бюджет».
Не вказуйте ПІБ працівників у посадових інструкціях. Ці документи ви складаєте для посад — не для осіб.
Правило 2. Складайте текст посадових інструкцій на основі кваліфікаційних характеристик
Основа для тексту посадових інструкцій — кваліфікаційні характеристики професій. Саме там для працівників базово прописані завдання та обов’язки, база знань, кваліфікаційні вимоги. Але не копіюйте механічно кваліфікаційні характеристики до посадових інструкцій — конкретизуйте й адаптуйте розділи з огляду на специфіку вашого підрозділу.
Кваліфікаційні характеристики головного бухгалтера, бухгалтера, касира знайдете у Випуску 1 ДКХП. Його містить розділ Офіційні документи журналу «Головбух: Бюджет».
Правило 3. Візуйте та затверджуйте посадові інструкції
Діловодні етапи для посадової інструкції:
№ з/п | Що зробити | Хто робить |
1 | Скласти текст | Керівник структурного підрозділу або безпосередній керівник працівника у підрозділі |
2 | Завізувати | Один із керівників закладу, відповідальний за напрям роботи підрозділу, — наприклад, заступник директора з економічних питань; юрист; керівник кадрової служби |
3 | Підписати | Керівник структурного підрозділу |
4 | Затвердити | Керівник закладу |
5 | Датувати й зареєструвати | Секретар, канцелярія |
Завізувати — перевірити та погодити. Укладач подає проєкт посадової інструкції візувальникам послідовно, за зростанням посад. Наприклад: кадровик, юрист, заступник директора. Візувальник читає документ і або ставить підпис, що погоджує його, або висловлює зауваження. Якщо зауваження є, укладач корегує текст. Візувальник проставляє остаточну візу у виправленому документі. Місце візи — на останньому аркуші, між підписом та відміткою про ознайомлення.
Керівник підрозділу — головбух — підписує завізовану посадову інструкцію.
Звільнення посадової особи, яка підписала чи затвердила посадову інструкцію, не є підставою перевидавати цей документ з новим підписом чи грифом.
Директор затверджує посадову інструкцію персональним грифом:
Наказ про затвердження не потрібен.
Секретар або канцелярія реєструє й датує посадову інструкцію в день затвердження.
Оформляйте два примірники посадової інструкції. Один зберігатиме відділ кадрів, інший — головбух. Працівникам можете видавати копії посадових інструкцій під підпис.
Якщо одна посада передбачає кілька штатних одиниць, складайте одну інструкцію.
Правило 4. Зберігайте посадові інструкції п’ять років після заміни новими
Посадові інструкції не мають строку дії. Ці документи оновлюють за потреби — коли перейменовують заклад чи підрозділ; змінюють штатний розпис, обов’язки підрозділів чи працівників.
Оригінали старих інструкцій зберігайте п’ять років після заміни новими2. Виняток — посадові інструкції наукових працівників, а також працівників на важких роботах, роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці. Їх зберігайте — 75 років.
2 Пункт 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
Роз’яснити права та обов’язки = ознайомити з посадовою інструкцією.
