Хто може виконувати обов'язки головного бухгалтера - зразок наказу

Знайти того, хто може бути в.о. головного бухгалтера, не так уже й легко. Відразу виникають запитання: чи потрібно взагалі заміняти тимчасово відсутнього головного бухалтера, як замінити та хто може виконувати обов’язки головного бухгалтера, та хто підписує документи, коли головний бухгалтер у відпустці.

Призначення в.о. головного бухгалтера

Головний бухгалтер установи є посадовою особою, яка перебуває з установою у трудових відносинах. Ці відносини регулюють норми трудового законодавства. Але наприклад у період відпустки головний бухгалтер не може виконувати посадові обов’язки, оскільки відпустка є формою відпочинку, яку законодавство гарантує всім працівникам (ст. 45 Конституції).

Увага: У період відпустки працівника не можна притягти до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, а тому його повноваження на цей період треба припинити.

Оскільки посадові обов'язки головного бухгалтера на підприємстві не можуть бути виконані працівником у відпустці, стаття 79 КЗпП передбачає можливість відкликати працівника із відпустки або здійснити призначення в.о. головного бухгалтера. Законодавство передбачає можливість суміщати посади та виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Якщо головний бухгалтера іде у відпустку, керівник установи може призначити працівника, який буде виконувати його обов’язки. Він буде наділений усіма повноваженнями головного бухгалтера, у тому числі і правом підпису.

Як замінити

Є дві можливі форми організації праці, які можна застосувати, якщо головний бухгалтер піде у відпустку:

• тимчасове заступництво (заміщення);
• в.о. головного бухгалтера.

Який краще варіант обрати та кому можна доручити виконувати обов’язки головного бухгалтера

Обираємо особу, яка замінить бухгалтера

Коли вирішуєте, ким замінити бухгалтера на час його відпустки, візьміть до уваги, що до особи, яка його замінюватиме, законодавство встановлює певні вимоги. Виконання цієї роботи не можна доручити особі, що не має відповідної кваліфікації або досвіду.
У Розділі 1 Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, визначено кваліфікаційні характеристики до посад «Головний бухгалтер» та «Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)».
Навіть якщо працівник виконує цю роботу тимчасово, він має відповідати визначеним критеріям. Зокрема, особа, що виконує обов’язки головбуха, повинна мати повну вищу освіту відповідного напряму підготовки і стаж бухгалтерської роботи:

• для магістра — не менше ніж два роки,
• для спеціаліста — не менше ніж три роки.

Для в.о. головного бухгалтера (з дипломом спеціаліста) необхідна повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стаж роботи за професією бухгалтера І категорії не менше ніж два роки. Бухгалтер (із дипломом спеціаліста) — повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.

Оформлюємо документально тимчасову заміну

Визначаємо особу, яка підписуватиме звітність і банківські документи

Якщо у відпустку йде єдиний бухгалтер підприємства і його обов’язки на цей час виконуватиме інший працівник, це вважають зміною особи, яка відповідає за ведення бухобліку. У такому разі подайте до органу фіскальної служби реєстраційну заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Зміни», у якій зазначте відомості стосовно особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку (п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588). На це маєте 10 днів із дня виникнення змін в облікових даних (у нашому випадку — з дня початку відпустки). Тоді працівник, що замінює відсутнього бухгалтера, матиме право підписувати податкову звітність.

Коли відпустка бухгалтера нетривала, достатньо додати до паперової форми декларації розпорядчий документ підприємства, що уповноважує особу, яка замінює відпускника, підписувати звітність (ЗІР, категорія 135.02).

Якщо формуєте звітність в електронній формі, подайте на працівника, який тимчасово виконує обов’язки бухгалтера, посилений сертифікат відкритого ключа (ЗІР, категорія 135.03). Для цього надішліть до органу фіскальної служби повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису за формою згідно з додатком 2 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557. Його оформлюйте на всіх відповідальних осіб платника, які мають право цифрового підпису.

Щоб особа, яка замінює бухгалтера, мала право підписувати банківські документи, не потрібно надавати до банку нову картку зі зразками підписів. Натомість подайте тимчасову картку зі зразком підпису особи, що тимчасово виконує обов’язки бухгалтера, і зазначте строк її дії (п. 18.12 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою правління НБУ від 12.11.2003 № 492). До картки додайте копію відповідного документа (протоколу, наказу, розпорядження), що підтверджує повноваження особи, яка замінює бухгалтера. Тимчасову картку мають підписати перший керівник і головний бухгалтер.