Відрядження: від наказу до звіту

Підстава для наказу про відрядження

Перш ніж відправитись у службову поїздку керівник установи має видати відповідний розпорядчий документ, як правило, наказ на відрядження. Саме з цим документом слід обов’язково ознайомити працівника, якого відправляють у службову поїздку, та видати йому на руки завірену копію наказу.

Зверніть увагу! Копія цього наказу буде підтверджувати, що працівник тимчасово перебуває на відповідній території у зв’язку з службовою поїздкою, і згідно з пп. «б» пп. 268.2.2 ПКУ не є платником туристичного збору. А це 0,5-1% вартості проживання, яку працівникові після повернення з відрядження за жодних обставин не відшкодують.

У наказ, який складається у довільній формі, обов’язково зазначають:

• мету службової поїздки;
• завдання (за потреби);
• пункт призначення;
• назву юридичної особи, до якої працівник має прибути для виконання службового завдання (підприємство, установа тощо);
• вид транспорту;
• джерело фінансового забезпечення витрат (якщо за рахунок установи – «відшкодувати», якщо за рахунок відрядженого – «за власний кошт»).

Мета службової поїздки обов’язково має підтверджувати зв’язок цієї поїздки з основною діяльністю установи. Цей зв’язок також має підтверджуватись і документально (п. 1 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкція № 59). За відсутності такого зв’язку контролюючі органи можуть вважати таку поїздку не службовою і, відповідно, усі видатки, понесені працівником у відрядження і відшкодовані установою — незаконними.

Такими документами можуть бути:

• положення про установу;
• посадова інструкція, яка передбачає відрядження працівника (наприклад, для звітування головному розпоряднику);
• запрошення від установи, до якої відряджають працівника і діяльність якої порівняно однакова з діяльністю установи;
• договір на виконання робіт чи надання послуг, укладений установою;
• інші документи, які підтверджують бажання встановити цивільно-правові відносини з установою (наприклад, відрядження для укладання договору);
• документи, які підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах чи інших заходах, які проводять за тематикою, що пов’язана з діяльністю установи.

Також у розпорядчому документі про службову поїздку керівник установи може встановити додаткові обмеження в частині використання коштів, які видано працівнику на відрядження. Наприклад, обмежити вартість проживання, побутових послуг, транспортних і інших витрат під час службової поїздки або ж уточнити вид транспорту, спосіб оплати його вартості для уникнення зайвих витрат бюджетних коштів.

Якщо мова йде про закордонну службову поїздку, підставою для відрядження працівника будуть: відповідне запрошення за кордону, зокрема, щодо участі в переговорах чи конференції, укладенні угоди про співпрацю тощо. Разом із запрошенням обов’язково слід подати копію запрошення із перекладом. На підставі цих документів керівник установи видає наказ про відрядження і затверджує технічне завдання, у якому визначає мету виїзду за кордон, завдання та очікувані результати службової поїздки, строк і умови перебування за кордоном.

Кошторис витрат для відрядження

Складаючи кошторис витрат на відрядження працівників бюджетних установ, слід пам’ятати про витрати, які відшкодовують за результатами службової поїздки. Наведемо їх у таблиці.

Витрати на відрядження, які під час службової поїздки відшкодовують (+) або ні (–)

Зазначені у таблиці складові витрат бажано виокремити у кошторисі витрат із зазначенням суми їх вартості. Або ж якщо кошторис витрат не складають, їх відображають у довідці-розрахунку на виданий аванс, складеній за довільною формою. Вартість витрат відображають у:

• національній валюті (грн) — якщо відрядження в межах України;
• національній валюті (грн) — для службової поїздки за кордон за витратами, які проводять на території України;
• національній валюті держави, до якої відряджено працівника, або у вільно конвертованій валюті (долар США, євро) — для витрат, що здійснені у валюті.

Такої думки і Мінфін (лист від 21.05.2014 № 31-07250-06-29/12181).

Якщо за умовами запрошення відряджений працівник буде харчуватися за рахунок приймаючої сторони, суму добових витрат визначають у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з п. 2 до постанови КМУ від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — Постанова № 98):

• 80% — при одноразовому;
• 55% — дворазовому;
• 35% — триразовому харчуванні.

У день приїзду до місця відрядження (від’їзду з нього), якщо працівник не харчувався коштом приймаючої сторони, добові виплачують у повному розмірі.

ТОП-4 теми з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році
• Шість роз’яснень про трудові відносини у воєнний час
• П'ять нестандартних ситуацій під час відрядження
• Як зазначати кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію

Ознайомлення працівника з умовами службової поїздки

Установа зобов’язана ознайомити працівника з:

• наказом про службову поїздку;
• кошторисом витрат або довідкою-розрахунком на виданий аванс;
• порядком звітування за наданим авансом та проведеними під час відрядження витратами — наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841 (далі — Наказ № 841);
• обмеженнями, що визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98;
• переліком документів, які підтверджують відповідні витрати.

Тобто працівник має усвідомлювати, у яких вартісних межах під час відрядження він може оплачувати проїзд, проживання тощо. Для цього його ознайомлюють з розміром добових витрат та граничним розміром на наймання жилого приміщення, що визначені у додатку 1 до Постанови № 98, і кошторисом витрат.

Обов’язково слід застерегти, що вартість алкогольних напоїв, тютюнових виробів, суми «чайових», оплата видовищних заходів, проїзду на таксі під час відрядження установа за жодних обставин не відшкодує працівнику. Це його особисті витрати. А вартість побутових послуг, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) відшкодують у межах 10% сум добових витрат.

Якщо під час відрядження працівник проводить витрати у безготівковій формі, збір за переказ грошових коштів електронними засобами (комісія платіжної системи) відшкодують лише за наявності виписка з карткового рахунку або іншого документа на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.

Якщо ж працівника направляють у відрядження за кордон йому слід повідомити, що для відшкодування витрат:

• на оформлення страхового полісу працівник має надати оригінал страхового полісу з відміткою про сплату страхового платежу;
• пов’язаних з отриманням візи (консульський збір тощо), працівник має потурбуватись про отримання дублікатів цих документів, адже їх оригінали надають з пакетом документів до візового центру для отримання візи;
• добових витрат у разі в’їзду до країн відрядження, з якими встановлено візовий режим, відряджений працівник має потурбуватись аби в його закордонному паспорті службова особа, що здійснює прикордонний контроль, проставила відповідні відмітки про перетин державного кордону. Оскільки такі відмітки проставляють виключно за зверненням особи.

Видача працівнику авансу

Відрядженому працівникові аванс установа видає у тій валюті, що зазначена у кошторисі витрат або довідці-розрахунку на виданий аванс. Видають його шляхом перерахування у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (це зміни до п. 4 розділу І Інструкції № 59 за наказом Мінфіну 13.04.2020 р. № 155). Аванс може видаватися готівкою лише, якщо відрядження здійснюється від державного органу або військового формування при здійсненні розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності (оновлений п. 4 розділу І Інструкції № 59).

Якщо йдеться про відрядження за кордон, установі спершу слід відкрити в установі банку два рахунки:

• у національній валюті;
• в іноземній валюті (валюті виплати авансу).

Після цього вона подає до органу Казначейства довідку банку про відкриття рахунка установі для обліку операцій в іноземній валюті (абз. 3 п. 11.1 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938). Для відрядження за кордон і виплати авансу працівнику у валюті, установа подає до органу Казначейства платіжне доручення на перерахування бюджетних коштів у національній валюті з відповідних рахунків, відкритих установі в органі Казначейства, на рахунки, відкриті в установі банку, для купівлі іноземної валюти на міжбанківському валютному ринку України. Для цього відрядження установа може видати працівнику аванс в іноземній валюті лише після надходження коштів на рахунок в іноземній валюті. Тож аби вчасно виплатити працівникові аванс про відкриття рахунків в установі банку слід потурбуватись завчасно.

Відрядженому працівнику бажано також оформити в установі банку рахунок в іноземній валюті для зарахування коштів у вигляді авансу на відрядження та використання їх із застосуванням платіжної картки.

Звіт про відрядження

Після повернення зі службової поїздки працівник зобов’язаний відзвітувати про використання виданого йому авансу. Для цього він подає до бухгалтерії установи звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена Наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі — Звіт), разом з документами, які підтверджують його витрати під час службової поїздки. Звіт працівник складає у національній валюті, тобто в гривнях. Розглянемо у розрізі відрядження термін звітування.

Строки для звітування

Терміни для звіту залежать від того у якій формі працівнику видано аванс на відрядження: готівкою чи безготівково. Тож після повернення зі службової поїздки працівник подає Звіт до закінчення:

• 5-го банківського дня — якщо працівник отримав аванс готівкою з каси установи;
• 3-го банківського дня — якщо отримав готівку із застосуванням платіжних карток;
• 10-го банківського дня — якщо розрахунки проводились під час відрядження у безготівковій формі (як правило, цей строк застосовують у разі використання корпоративної картки);
• 3 банківських дні – повернення авансу, який був виданий на закордонне відрядження, яке не відбулося і працівник не виїхав.

Відлік строку обчислюємо після завершення відрядження — з банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Варто нагадати, що такі ж строки для повернення залишку невикористаного авансу.

Приймання Звіту

У Звіті працівник зазначає на титульному аркуші:

• найменування установи, її код ЄДРПОУ;
• найменування відділу і посади;
• своє прізвище, ім’я, по батькові і податковий номер;
• мету відрядження;
• номер і дату документа, за яким він отримав аванс, і його суму;
• загальну суму витрат, понесених під час службової поїздки;
• суму залишку або перевитрати (за наявності);
• кількість документів, які додає до Звіту і які підтверджують витрати.

На зворотному боці Звіту працівник зазначає:

• дату документа, які витрати він підтверджує, суму витрат (у розрізі кожного документа);
• добові витрати і їх суму;
• загальну суму витрат, понесених під час відрядження;
• дату складання Звіту і свій підпис.

Бухгалтер перевіряє правильність заповнення Звіту, наявність документів, що підтверджують витрати, після чого приймає його. А працівникові видає розписку, що Звіт прийнятий на перевірку. У ній зазначає прізвище і ініціали працівника, дату отримання звіту, суму витрат, кількість документів (додатків до звіту), власний підпис.

ТОП-4 СТАТТІ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• 12 відповідей про матеріальну допомогу на оздоровлення
• Зміни до Порядку № 309: нові правила реєстрації бюджетних зобов’язань
• Оприбутковуємо лишки, списуємо дерева й оплачуємо навчання
• Реконструкція покрівлі: як оформити й облікувати

Перевірка Звіту

Перевірку розпочинаємо з перерахунку добових витрат порівнюючи дати відрядження за наказом і квитками на проїзд, що підтверджують вибуття і повернення працівника. Добові витрати не потребують документального підтвердження. За кожний календарний день перебування працівника у відрядженні (включаючи день вибуття та день прибуття) працівнику виплачують добові.

Якщо мова йде про закордонну службову поїздку, добові відшкодовують за наказом про відрядження та за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника за кордоном (первинні чи інші документи, які підтверджують фактичне перебування за кордоном працівника — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо). Якщо цього немає, добові працівникові не відшкодовують за весь період перебування під час відрядження за кордоном.

Потім перевіряємо чи додані до Звіту документи є оригіналами, а не копіями, чи підтверджують вони вартість витрат, зазначених у Звіті.

На підставі оригіналів документів відшкодовують вартість:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. якщо відрядження за електронними квитками за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, і розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту;
• рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання працівника, під час відрядження, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання тощо.

Якщо проїзд (переліт) проведено за електронним авіаквитком, підставою для відшкодування його вартості є наявність таких документів:

• оригінал розрахункового чи платіжного документа, що підтверджує придбання авіаквитка (квитанція до прибуткового касового ордера, розрахунковий чек, платіжне доручення, розрахункова квитанція, касовий чек, виписка з карткового рахунку);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом відрядження (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Якщо посадковий талон знищено, втрачено або він зіпсувався, витрати на придбання електронного авіаквитка для відрядження відшкодовують з дозволу керівника за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника. У ній має бути зазначено відомості про:

• стан замовлення;
• статус електронного квитка;
• факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

У разі електронного авіаквитка працівник використав частково під час відрядження, до Звіту слід додати лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. У цьому документі компанія-продавець має зазначити:

• прізвище та ініціали працівника;
• вартість перельоту;
• суму повернутих коштів;
• комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

Якщо проїзд до місця відрядження та/або назад здійснено поїздом за електронним проїзним/перевізним документом, відшкодовують на підставі:

• посадочного документа, роздрукованого на паперовому носії, — вартість проїзду;
• перевізного документа, роздрукованого на паперовому носії, — вартість перевезення багажу;
• документ на послуги, роздрукований на паперовому носії, — вартість послуги, замовленої під час відрядження (наприклад, резервування місць у вагоні поїзда, користування постіллю тощо);
• документ на повернення, роздрукований на паперовому носії, — якщо працівник повернув електронний проїзний/перевізний документ.

У разі проїзду автобусом за електронним квитком, відшкодують на підставі:

• проїзного документа, роздрукованого на паперовому носії, — витрати на його придбання для відрядження;
• документа на повернення, роздрукованого на паперовому носії, або лист (акт, довідка) про його повернення — витрати на його повернення.

У документі на повернення компанія-продавець обов’язково зазначає суму повернутих коштів і суму комісійних та інших зборів, що сплатив працівник у зв’язку з поверненням електронного квитка.

Якщо під час відрядження працівник повертає проїзний документ на будь-який транспорт, витрати у зв’язку з його поверненням відшкодовують з дозволу керівника за наявності:

• поважної причини для повернення проїзного документа (наприклад, скасовано службову поїздку, зменшено її тривалість у період перебування працівника у відрядженні тощо);
• документа, що підтверджує вартість цих витрат.

Витрати, понесені працівником під час відрядження і не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), установа не відшкодовує.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати. З дозволу керівника установи може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 к. дн.

Остаточний розрахунок за витратами

Якщо працівник не використав наданий йому для службової поїздки аванс, у Звіті працівник зазначає суму залишку. Її він має внести до каси установи або перерахувати на відповідний рахунок установи у строки, визначені для подачі Звіту працівником.

У разі коли витрати, понесені під час відрядження, не покриваються сумою авансу, у Звіті працівник зазначає суму перевитрати. Цю суму працівнику установа має виплатити до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту.

ВИРОБНИЧИЙ КАЛЕНДАР 2023

Оплата праці за дні службової поїздки

Оплата відрядження здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, встановленим за місцем постійної роботи, згідно з умовами трудового і колективного договору. Дні відрядження в дорозі, якщо вони припадають на робочі дні, працівнику оплачують на загальних підставах як за виконану роботу. Для оплати днів відрядження обирається найбільша з двох величин (ч. 4 ст. 121 КЗпП, а також лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12):

• середньоденна зарплата за останні 2 місяці;
• денна зарплата працівника у місяці відрядження.

Виняток – державні службовці. Для них оплата завжди здійснюється на основі на основі денної зарплати. Причиною цього є норма ч. 5 ст. 42 Закону «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889. За нею за держслужбовцем на весь період відрядження зберігається посада та зарплата. Це значить що оплачувати дні відрядження можна лише на основі денної зарплати, а не середньої. Така ж позиція міститься і в листі Мінсоцполітики від 08.11.2016 р. № 1584/13/84-16.

Розрахунок середньоденної здійснюється на основі Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Якщо працівник у відрядженні захворів, за дні хвороби йому нарахують:

• оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності — коштом установи;
• допомогу по тимчасовій непрацездатності — коштом ФСС.

При цьому за всі дні хвороби йому відшкодують добові витрати, витрати на найм житла (якщо лікування не в стаціонарі). Зарплату нараховуватимуть лише за дні відрядження (робочі), які не припадають на дні хвороби.

Також слід пам’ятати, якщо працівник тимчасово затримався у відрядженні без поважних на те причин, зарплату за дні затримки йому не нарахують. Якщо затримка з поважних причин, є підтвердні документи, отримано відповідний дозвіл керівника установи, за дні затримки у відрядженні (робочі) працівнику слід нарахувати заробітну плату.