Відрядження – це поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення або навчання за наказом керівника. При цьому законодавство зобов’язує установу:
- оплатити відрядження – нарахувати зарплату за час поїздки;
- компенсувати можливі витрати – виплатити добові на відрядження.
Добові – це та, частина витрат на відрядження, яка призначена для компенсації працівнику витрат на харчування та інших власних потреб відрядженого працівника, які понесені у звʼязку з таким відрядженням. Такі витрати не потребують прямого документального підтвердження, за винятком тих, які підтверджують сам факт відрядження: наказ про відрядження, затверджений керівником авансовий звіт після відрядження. У бюджетних установ на відміну від бізнесу добові по відрядженнях у межах України мають стандартний розмір. Сума добових при цьому зменшується за наявності харчування в готелі.
Розглянемо тепер усе, що пов’язано з добовими 2023 та іншими витратами, які пов’язані з відрядженням по Україні та за кордон детальніше.
Нормативні документи для оформлення відряджень
Аби правильно оформити відрядження працівника й відшкодувати витрати на відрядження 2023 року, потрібно керуватися:
- статтею ст. 121 Кодексу законів про працю. Гарантує за час перебування у відрядженні оплату добових, відшкодування вартості проїзду до місця призначення і на зворотну дорогу, витрати на оренду житла у законодавчо встановлених розмірах. Зобов’язує зберігати за працівником посаду і місце роботи під час відряджень;
- Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон від 13.03.1998 № 59 із змінами та доповненнями (далі – Інструкція № 59). Регулює правила оформлення перебування у відрядженні;
- Постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 із змінами та доповненнями (далі – Постанова № 98). Встановлює строки та суми відшкодування витрат на відрядження 2023 року.
Стандартний строк службового відрядження
На скільки відправляти працівника у службову поїздку – визначає керівник установи. Цю та іншу обов’язкову інформацію щодо поїздки має містити наказ про відрядження. Від тривалості поїздки залежать добові на відрядження 2023 року. Однак під час встановлення тривалості керівник повинен зважати на вимоги п. 6 Постанови № 98.
Так, одна службова поїздка може тривати не довше:
- 30 календарних днів – у межах України;
- 60 календарних днів – за кордон.
Строк відрядження держслужбовця протягом року не може перевищувати 60 днів (п. 6І Постанови № 98) (п. 1 розд. ІІ Інструкції від 13.03.1998 № 59), крім випадків, визначених законодавством.
Особливі терміни службових відряджень
Однак стандартні строки службових відряджень з п. 6 Постанови № 98 мають винятки. Тривалість службової поїздки можна збільшувати до:
- 1 року – робітникам, яких відправляють за кордон за зовнішньоекономічним договором на виконання проектних, будівельних робіт, організацій виставок, культурних заходів; держслужбовцям для ліквідації стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також усунення інших обставин, які створили або можуть створити загрозу життю чи умовам життєдіяльності людей;
- 90 днів – військовослужбовцям, яких направляють на навчання у військові навчальні заклади, та до 18 місяців, якщо відшкодування витрат на відрядження здійснює заклад, що прийняв такого військовослужбовця на навчання;
- 2 років – аспірантам, ад’юнктам, докторантам, науковим співробітникам, яких направляють до закладів вищої освіти та наукових установ за кордон на стажування;
- 6 місяців – працівникам авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об'єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй;
- строк проведення спеціальних заходів –: відрядження посадових осіб Державної прикордонної служби та Державної фіскальної служби, які направляються за кордон для проведення контрольних заходів стосовно вантажів гуманітарної допомоги, що надходять з території Російської Федерації у район проведення антитерористичної операції на території України, здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;
- строк лікування та реабілітації – строк відрядження військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та працівників, направлених для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів та осіб, які супроводжують таких військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та працівників.
Граничний розмір добових на відрядження 2023 року
Установи за наявністю документів, що підтверджують витрати на відрядження, компенсують їх за рахунок бюджетних коштів у межах граничних розмірів, зазначених у Додатку 1 Постанови № 98. Так, максимальний розмір добових для бюджетних установ на відрядження становить:
- по Україні – 300 грн а а гранична сума на оренду житла – не більше 900 грн на добу;
- за кордон – в межах розміру, зазначеного у Додатку 1 Постанови № 98, залежно від держави, до якої установа відряджає працівника. Забезпечення працівників коштами у разі відрядження за межі України здійснюється з урахуванням затвердженої суми витрат на відрядження чи в сумі, еквівалентній зазначеній сумі в іноземній валюті, за офіційним курсом Національного банку, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку, встановленим на день видачі авансу.
На початку 2023 року ДПС опублікувала роз'яснення, згідно з яким для роботодавців приватного сектору неоподаткований розмір добових становить:
- для відряджень по Україні – не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження – 670 грн (6700 грн х 10%);
- для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.
У разі виплати добових у сумі, яка перевищує вище вказані розміри, різниця оподатковується ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5%.
Пошук по Класифікатору професій
Витрати на відрядження по Україні 2023
Добові по Україні – лише частина витрат на відрядження. Окрім добових за час відрядження по Україні працівникові потрібно відшкодувати витрати на (п. 2, п. 7 Постанови № 98, п. 5, п. 6 розд. II Інструкції № 59):
- оренду житла, в т. ч. за час вимушеної зупинки в дорозі – в межах граничних сум, вказаних у Додатку 1 Постанови № 98;
- бронювання місця у готелі – не більше 50% його вартості за добу;
- побутові послуги, що включені до рахунків з оплати вартості проживання (прання, прасування і т. ін.) – не більше 10% суми добових за всі дні перебування;
- телефонні розмови – розмір погоджує керівник;
- харчування, що включені в вартість проживання або проїзних документів – без визначення конкретної суми, то добові зменшуються та становлять: 80% – при одноразовому харчуванні, 55% – дворазовому, 35% – триразовому (п. 5 розділу ІІ Інструкції № 59);
- проїзд (перевезення багажу, бронювання квитків) до місця відрядження і назад – у розмірі вартості проїзду, з урахуванням витрат, що в неї включені. Відшкодовують вартість проїзду будь-яким транспортом, окрім таксі.
Харчування з визначеною сумою, яке включено до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат. Це значить, що ці кошти у рахунку готелю не відшкодовуються (п. 2 Постанови № 98).
Витрати на відрядження за кордон 2023
Добові за кордон – лише частина витрат на відрядження. За час відрядження за кордон 2023 року працівнику повертають витрати на:
- проживання у готелі, інших житлових приміщеннях – у межах граничних розмірів на найм житла, визначених у Додатку 1 Постанови № 98;
- побутові послуги, що включені до вартості проживання (прання, чищення одягу тощо) – не більше 10% добових витрат для держави, до якої відряджений працівник;
- проїзд (включаючи перевезення багажу, користування постільними речами в поїздах тощо) до місця відрядження і назад, за місцем відрядження (зокрема на орендованому транспорті);
- бронювання місць у готелях – не більше 50% вартості місця за добу;
- оформлення закордонних паспортів;
- оформлення дозволів на в’їзд (віз);
- страховий поліс, якщо це потрібно за законами держави, в яку відряджений працівник;
- обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в країні відрядження;
- службові телефонні розмови, якщо це погоджено з керівником;
- комісію у разі обміну валюти;
- харчування, що входить до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів – без визначення конкретної суми, відшкодовують у відсотках сум добових для відповідної держави (80% – при одноразовому, 55% – дворазовому, 35% – триразовому харчуванні) (п. 2, п. 7 Постанови № 98 та п. 5, п. 6 розд. III Інструкції № 59).
Харчування з визначеною сумою, яке включено до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат. Це значить, що ці кошти у рахунку готелю не відшкодовуються (пп. “д” п. 16.1 розділ ІІІ Постанови № 98).
Оплата добових витрат 2023
Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та інші потреби, понесені у відрядженні). Суми добових витрат для працівників затверджені Постановою № 98.
Добові 2023 року керівник призначає у наказі про відрядження на основі відповідних документів (п. 4 розд. II Інструкції № 59).
За відсутності наказу керівника добові на відрядження не оплатять. Не відшкодують також витрати на відрядження в бюджетних установах (окрім добових), якщо працівник не підтвердить їх розрахунковими документами (п. 4 розд. II Інструкції № 59).
Відрядженому працівнику потрібно вчасно видати аванс на відрядження у межах визначеної плати за проїзд, оренду житла, добових.
Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів з дня відміни поїздки повернути ці кошти.
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом 5 банківських днів подати авансовий звіт. Разом із звітом працівник подає оригінали документів, що засвідчують витрати у відрядженні, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Оподаткування добових на відрядження
Сума відшкодованих працівникові витрат на відрядження не є доходом працівника та не оподатковується у разі вчасної подачі авансового звіту та підтверджувальних документів (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Сюди належать витрати на:
- проїзд;
- проживання у готелях чи інших житлових приміщеннях;
- харчування, що входить у вартість проживання чи проїзду;
- побутові потреби;
- телефонні розмови;
- оформлення закордонних паспортів;
- оформлення дозволів на в’їзд / виїзд; (віз) ;
- обов’язкове страхування;
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження.
Оподаткування непідтверджених добових та інших витрат на відрядження
Також до оподатковуваного доходу не входять добові 2023 року, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням.
Якщо авансовий звіт вчасно не подано або витрати документально не підтверджені й відшкодовані, то виданий аванс/відшкодовані витрати підпадають під оподаткування як додаткове благо. Лист ДФС від 13.03.2017 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15. Утримується ПДФО (з використанням натурального коефіцієнта 1,2195 (цей коефіцієнт передбачений п. 164.5 ст. 165 ПКУ і обчислюється за такою формулою:
К = 100:(100-Сп),
де Сп – ставка ПДФО, встановлена для таких доходів на момент їхнього нарахування) – та військовий збір. Наприклад, з 1000 грн непідтверджених витрат матимемо:
ПДФО =1000 грн × 1,2195 × 0,18 = 219,51 грн
Однак військовий збір завжди нараховується без використання згаданого натурального коефіцієнта. Відтак з 1000 грн непідтверджених витрат матимемо:
ВЗ = 1000 грн × 0,015 = 150 грн.
