бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Що треба знати про терміни оформлення та виплати допомоги з тимчасової непрацездатності та з вагітності та пологів на основі е-лікарняних – ці та інші пов’язані питання у даному огляді про електронні листки непрацездатності.
Електронний листок непрацездатності (він же – е-лікарняний) – це той документ, що оформляється у закладі охорони здоров’я (ЗОЗ) та є підставою для оплати працівнику:
тимчасової непрацездатності через захворювання або травму загального характеру (лікарняних);
допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами (декретних);
лікарняних для догляду за хворою дитиною;
лікарняних для догляду за хворим членом сім’ї;
лікарняних для догляду за дитиною в разі хвороби особи, яка доглядає дитину;
карантину;
обсервації, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2;
реабілітаційного лікування в санаторно-курортному закладі;
ортопедичного протезування.
Законодавча основа застосування е-лікарняного – це пп. «16» ч. 1 ст. 1 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 (далі – Закону № 1105). За ним листок непрацездатності може бути сформований лише програмними засобами електронного реєстру. Е-лікарняний, так само, як і паперовий, має унікальний номер типу «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х», але, на відміну від паперового, не має серії бланка листка непрацездатності. Окрім того, в е-лікарняному лікар зазначає оновлений код причини тимчасової непрацездатності.
Опрацювання е-лікарняних зараз займається Пенсійний фонд України (далі – Фонд, ПФУ), який замінив у цьому ліквідований Фонд соціального страхування (ФСС). Інформація про те, що ЗОЗ відкрив працівникові е-лікарняний, автоматично відобразиться в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Однак у воєнний час з постійними відключеннями електронергії постає цілком слушне питання про паперовий листок непрацездатності.
відсутність доступу користувачів в умовах воєнного стану користувачі до Електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ);
відсутність зв’язку між Електронним реєстром листків непрацездатності (система ПФУ) та Реєстром медичних висновків в ЕСОЗ більш ніж 7 днів;
звернення пацієнта за продовженням випадку тимчасової непрацездатності з порушенням термінів за умови, що це порушення сталося внаслідок воєнного часу. Рішення про продовження раніше виданого лікарняного приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я або керівник закладу;
сплив терміну впродовж якого лікар може виправити помилку у висновку про тимчасову непрацездатність в ЕСОЗ. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає ЛКК закладу охорони здоров’я або керівник закладу.
Паперові листки можуть бути як на оригінальному бланку, так і на звичайному папері.
У таблиці нижче на основі роз’яснення ПФУ розкрито, що значать статусами е-лікарняних.
СТАТУСИ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ
№
Статус
Значення статусу
1
«Закритий»
Е-лікарняний набуває цього статусу з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За таким статусом ще не можна нараховувати кошти.
Статус «Закритий» змінюється на «Готовий до сплати» через 7 днів після дати:
закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
відкриття (початку строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.
Варто знати: якщо статус зміниться раніше, слід зачекати, адже впродовж 7-денного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни
2
«Готовий до сплати»
Страхувальник може працювати з е-лікарняним та нараховувати кошти. За таким статусом роботодавець має сформувати заяву-розрахунок на фінансування лікарняних на вебпорталі електронних послуг ПФУ та надіслати її до ПФУ
3
«Помилково сформований»
Медвисновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар впродовж 7 днів створює коректний медвисновок, на підставі якого створюється новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримує статус «Помилково сформований».
Виплати за такими е-лікарняними не проводяться
4
«Недійсний»
Е-лікарняний створений на підставі медвисновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним
5
«Оплачений»
Цього статусу листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спецрахунок для зарахування страхових виплат надіслано кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі
Скільки діє е-лікарняний
Страхові виплати можливі не пізніше 6 календарних місяців з дня (ч. 5 ст. 24 Закону № 1105):
відновлення працездатності;
закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
В опрацюванні е-лікарняних важливим є день, який вважається днем видачі е-лікарняного, так як оплачувати е-лікарняний можна лише, коли він отримав статус «готовий до сплати (виданий)». І тут між звичайними лікарняними та декретними є відмінності. Так, днем видачі вважається для е-лікарняного з:
вагітності та пологів – через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності (див. п. 1 Розділу ІІІ Порядку № 1234).
З технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі бухгалтеру слід самостійно відраховуємо 7 днів після дати закриття для звичайного е-лікарняного або ж 7 днів після дати відкриття – для е-лікарняного «Вагітність та пологи». Для останнього схема розрахунку наведена нижче.
ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ ДНЯ ВИДАЧІ для Е-ЛІКАРНЯНОГО «ВАГІТНІСТЬ І ПОЛОГИ»
дата відкриття
7-денний термін
статус «Готовий до сплати»
(день видачі)
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Чому встановлений даний строк – 7 днів? Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Через це інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги.
*** якщо порушити цей термін, то можлива позапланова перевірка з боку ПФУ
Як оформити рішення про виплату лікарняних
Дане рішення можна провести рішенням керівника установи або уповноваженими ним особами (групами осіб) (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Однак можна з цією метою й надалі використовувати колишні комісії – зміни до закону лише спростили процедуру, а не заборонили самі комісії. Можна просто зробити дані комісії меншими, наприклад 2 особи, або ж єдиною уповноваженою особою призначити головного бухгалтера установи чи заступника керівника.
Чи завжди треба заява-розрахунок при опрацюванні е-лікарняних
Заява-розрахунок та повідомлення потрібні не завжди. Так, щодо заяви-розрахунку до Фонду, то очевидним є те, що:
за звичайними лікарняними заява-розрахунок подається лише, якщо треба отримати виплати з Фонду. Тобто тоді, коли лікарняний становить 6 к. днів і більше. Якщо лікарняний не перевищує 5 к. днів, то й заяву-розрахунок не подаємо, так як тоді не треба кошти від Фонду. Для таких лікарняних не треба подавати й повідомлення про виплату коштів, так як не було самих коштів від Фонду, про які треба звітувати;
щодо декретних, лікарняних для догляду за дитиною чи хворим членом сім’ї, то за ними заяву-розрахунок подається завжди, так як вони оплачуються вже з 1-го дня за рахунок Фонду. І тоді завжди треба готувати повідомлення до Фонду про виплату коштів.
Заява-розрахунок на основі паперового лікарняного замість електронного 2024
У разі використання замість е-лікарняних паперових лікарняних є можливість формувати заяву-розрахунок на отримання коштів з ПФУ на основі паперових лікарняних, яка була введена на веб-порталі ПФУ. Для цього у формі заяви-розрахунку необхідно зазначити тип листка непрацездатності «паперовий», вказати його серію та номер та додати до заяви-розрахунку скановану копію паперового лікарняного (кольорову). Так роз’яснює нововведення ПФУ.
Зверніть увагу також, що якщо одночасно електронні та паперові листки непрацездатності, то треба скласти за ними окремі заяви-розрахунки (теж роз’яснення ПФУ).
дні та місяці, що працівник не відпрацював у розрахунковому періоді через поважні причини відсутності на роботі (п. 3 Порядку № 1266). Зверніть увагу, що призупинення трудового договору у звʼязку з агресією росії – це теж поважна обставина, тобто ці дні не враховуються при розрахунку тривалості розрахункового періоду (п. 3 Порядку №1266);
розмір заробітної плати, що нарахували працівникові в такому розрахунковому періоді (п. 32 Порядку № 1266).
Вищенаведені дані потрібні для обчислення середньоденного заробітку працівника при розрахунку як лікарняних, так і декретних. На його основі після видачі е-лікарняного визначаємо розмір самих лікарняних / декретних. Ці дані використовуємо й при заповненні заяви-розрахунку при отриманні виплат з Фонду.
Як опрацювати е-лікарняний сумісникові
Працівник, який працює за сумісництвом, або внутрішній сумісник також мають право на оплату періоду тимчасової непрацездатності і допомоги з вагітності та пологів. Тобто сформований у реєстрі е-лікарняний – підстава отримати виплату як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. При цьому роботодавцю, у якого працівник працює за неосновним місцем роботи достатньо скористатися відомостями електронного кабінету страхувальника на веб-порталі ПФУ – друкувати е-лікарняний та завіряти його за основним місцем роботи зараз не треба взагалі. Тобто обидва роботодавці – за основним місцем та за сумісництвом – користуються електронними даними. Зверніть увагу, що роботодавець за сумісництвом бачить у базі цифрову копію е-лікарняного, яка має номер «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1», тобто в кінці до унікального номера лікарняного доданий через крапку порядковий номер копії («*.1»). При цьому при заповненні заяви-розрахунку роботодавець усе одно вказує унікальний номер лікарняного без цього розширення номеру в кінці після крапки, тобто «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х».
Однак, якщо листок непрацездатності паперовий, що ще можливо внаслідок обставин воєнного часу, то тоді діємо за старими правилами – працівник має зробити копію паперового листка непрацездатності та завірити його за основним місцем роботи.
При опрацюванні листка непрацездатності сумісника, у т.ч. електронного, також вимагайте, щоб працівник має надати довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Така довідка потрібна для врахування максимального обмеження на доходи, що враховуються у розрахунковому періоді
доходи за місяць у розрахунковому періоді за всіма місцями роботи – не більше максимальної бази ЄСВ (=15 мінімальних зарплат за місяць);
середньоденна не може перевищувати такої, що обчислена з шляхом ділення встановленої максимально бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів – 30,44 (п. 4 Порядку № 1266).
Коли оплачуєте е-лікарняний внутрішньому сумісникові, в заяві-розрахунку зазначайте відомості про отримувача, підставу для отримання та розмір нарахованої допомоги – обов’язково окремими рядками.
