бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації – про оформлення зарплатних документів, зразки зарплатних відомостей, а також про відповідальність фінансову, адміністративну, дисциплінарну, кримінальну при нарахуванні зарплати.
спеціалізовані розрахунки, пов’язані із зарплатою. Їх, як правило, оформляють певними спеціально розробленими відомостями або ж бухгалтерськими довідками довільної форми. Наприклад, окремі розрахунки – за окладом, відпускних, днів перебування у відрядженні на основі середньоденного заробітку, премій, розрахунки середньоденної для відпускних, лікарняних і допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами тощо;
розрахунково-платіжна відомість працівника (типова форма П-7), затверджена Наказом № 489;
розрахунково-платіжна відомість працівника (типова форма П-6), затверджена Наказом № 489. По-суті, дана форма – це база для розробки розрахункового листка виплати зарплати;
розрахунковий листок виплати зарплати – за самостійно розробленою формою.
Це типовий набір документів, які пов’язані з нарахуванням та виплатою зарплати.
У Табелі відображають табельний номер кожного працівника, дні та години, що він відпрацював, причини неявок на роботу (відпустка, хвороба, відрядження, прогул тощо). Вести Табель мають усі підприємства, у т. ч. малі. Табель можете вести і в електронному вигляді, але паперовий варіант обов’язковий. Підприємство може розробити власну форму Табеля, у якій слід забезпечити первинний облік показників використання робочого часу, явок і неявок працівників.
Штатний розпис підприємства містить усі передбачені посади за структурними підрозділами із зазначенням кількості ставок і затверджених за ними посадових окладів із постійними надбавками.
Зарплата нараховується й виплачується з дотриманням норм колективного трудового договору, контрактів, внутрішніх наказів про встановлення премій і доплат.
Відомість – ключовий документ для нарахування зарплати, пов’язаних із нею нарахувань та утримань. Це зведення сум, нарахованих за окладом, премій, відпускних та лікарняних, інших виплат.
Обов’язкові реквізити відомості з нарахування зарплати
Графи бланка Відомості мають розкривати зміст господарських операцій. Традиційне розташування граф: ліворуч – нарахування складових зарплати, праворуч – утримання із зарплати (зокрема, ПДФО, військовий збір, утримання за виконавчими листами, до яких належать аліменти).
Окрім прізвищ, імен, по батькові (ПІБ) працівників доцільно включити графу з їхніми табельними номерами. У такий спосіб можна показати зв’язок Відомості із Табелем та уникнути збігів, якщо існують працівники з однаковими ПІБ.
До нарахувань у Відомості включають складові зарплати та прирівняні до неї виплати, а саме:
оплату згідно з окладом. Її обчислюйте на основі окладу пропорційно до кількості відпрацьованих днів за Табелем. Для розрахунку можете оформити окрему відомість-розрахунок оплати за окладом;
нараховані премії, надбавки тощо;
відпускні. Їхній розрахунок можна вести в окремій довідці-розрахунку;
виплати, що нараховують на основі середньої зарплати у випадках її збереження, наприклад оплата днів відрядження. Їх також оформляють окремою довідкою-розрахунком;
лікарняні (як перші 5 днів, так і за рахунок Пенсійного фонду). Вони не вважаються зарплатою, але за Податковим кодексом України в оподаткуванні ПДФО прирівнюються до зарплати. Отже, їх зручно включити до Відомості з метою контролю суми нарахувань при застосуванні податкової соціальної пільги, що використовується при розрахунку ПДФО. Щодо іншої страхової виплати – допомоги з вагітності та пологів (декретних), – то якогось сенсу включати її до Відомості немає, так як вона не оподатковується ПДФО чи військовим збором. Декретні можна показати окремим розрахунком;
індексацію зарплати. Проводити її потрібно обов’язково. Оскільки індексацію контролює Держпраці, ліпше покажіть ці нарахування окремо. Розрахунок також бажано вести у довідці-розрахунку чи відомості-розрахунку. У 2024 році нарахування індексації відновлено, при цьому базовим місяцем для всіх є січень 2024 року, тобто «обчислення індексу споживчих цін для індексації грошових доходів проводиться наростаючим підсумком, починаючи з 01 січня 2024 року» (ст. 39 Закону про Держбюджет 2024).
Варто також мати у Відомості графу «Інше», куди заносити все, що не потрапило до переліченого, наприклад виплати, що передбачені у колективному договорі.
Отже, Відомість є зведеним первинним документом. До неї можна додавати як складові відомості-розрахунки, довідки-розрахунки тощо, якими оформляютья відповідні нарахування – оклад за відпрацьованими днями, лікарняні, відпускні, індексацію, оплату днів відрядження тощо. Єдина вимога – наявність обов’язкових реквізитів, що передбачає Закон про бухоблік.
До утримань за окремими графами у Відомості можуть бути:
«Інше». Тут можуть відображатися утримання на підставі судових рішень, наприклад аліменти, відшкодування матеріального збитку тощо.
Поширена практика, коли до розділу утримань у Відомості вносять суми виплаченого авансу (оплати першої частини місяця). Інший варіант – подати цю графу окремо.
Обов’язково у Відомість слід включити графу «До видачі». У ній відображається різниця між нарахуваннями й утриманнями. Якщо Відомість містить графу «Аванс», то має бути й графа «До видачі за другу половину місяця». Приклад зарплатної відомості наведений нижче.
аванс (оплачено за 1-у половину місяця) (кол. 19) – 7500 грн (= 15000 ×0,5);
до виплати за 2-у половину місяця (кол. 20) – 12797,69 грн (= 25214,52 – 4916,83 – 7500).
Розрахунковий листок із виплати зарплати
Розрахунково-платіжна відомість призначена, щоб ознайомити працівника з нарахованими йому виплатами і проведеними утриманнями. Інакше цей документ називають Розрахунковим листком із виплати зарплати. Офіційна його форма, яка затверджена Наказом № 489, доволі громіздка. Тож цілком можна розробити форму розрахункового листка самотужки. Прямих заборон немає: навіть Держстат визнає, що ці форми розробили для статистичних спостережень, а не для того, щоб ними документально оформлювати господарські операції (лист Держстатистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9).
Функція Розрахункового листка із виплати зарплати суто інформативна. Приклад розрахункового листка наведений нижче.
Типова форма П-7 не призначена для виплати зарплати (Наказ № 489). Це зведений регістр для оброблення даних під час складання форм статистичної звітності із зарплати.
Факт виплати зарплати працівникам підтверджують:
Відомість на виплату готівки – коли виплачують зарплату готівкою (Додаток 1 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148);
Платіжна відомість, яку надають до банку для перерахування коштів працівникам, – якщо зарплату виплачують у безготівковій формі через банк.
Відомість на виплату готівки складає бухгалтер або інший уповноважений працівник. Основні правила виплати:
отримавши зарплату, працівник має розписатися. Так він підтверджує, що зарплату отримав. До графи «Примітки» вносять дані пред’явлених документів (серію та номер паспорта або номер ID-картки). Її заповнювати не обов’язково, крім випадків, коли кошти отримують за довіреністю;
якщо зарплату не видали, ставлять штамп «Депоновано» і складають реєстр депонованої зарплати;
на суму, яку фактично видали за відомістю, заповнюють видатковий касовий ордер і роблять запис у касовій книзі.
Платіжну відомість для безготівкової виплати формують за допомогою програмного забезпечення і системою «Клієнт-Банк» передають до банку для зарахування коштів на поточні рахунки працівників. Цей файл підписують шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису. Банк має поставити на відомості штамп із підписом – електронну печатку. Це й буде підтвердженням, що зарплату зарахували на рахунки працівників.
Відповідальність за порушення порядку і строків виплати
За порушення порядку і строків виплати зарплати чинне законодавство передбачає дисциплінарну, адміністративну та кримінальну відповідальність.
Дисциплінарна відповідальність
На роботодавця накладають дисциплінарне стягнення у вигляді догани чи звільнення (ст. 147-152 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).
Вплинути на ситуацію може і профспілка. Так, на вимогу виборного органу власник або уповноважений ним орган зобов’язаний розірвати трудовий договір із керівником підприємства, який порушує законодавство про працю, колективні договори та угоди (ст. 45 КЗпП).
Адміністративна відповідальність
За порушення встановлених строків виплати зарплати, виплату не у повному обсязі, а також за інші порушення законодавства про працю передбачений штраф (ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні порушення). Розмір штрафу – від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг), тобто від 510 до 1700 грн.
Суворіше покарання загрожує особі, яку протягом року вже піддавали адміністративному стягненню за таке саме правопорушення. Також більший штраф застосовують, коли порушення скоїли щодо неповнолітнього, вагітної, одинокого батька, матері чи особи, яка їх замінює та виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю. Тоді штраф становитиме від 100 до 300 нмдг (від 1 700 до 5 100 грн).
До кримінальної відповідальності притягують керівника підприємства будь-якої форми власності, а також ФОПа за безпідставну і навмисну невиплату зарплати більше ніж за один місяць. Таку відповідальність визначає ст. 175 Кримінального кодексу України, а саме:
штраф у розмірі від 500 до 1 000 нмдг (від 8 500 до 17 000 грн);
виправні роботи на строк до 2-х років;
позбавлення волі на строк до 2-х років із позбавленням права обіймати певні посади або провадити певну діяльність на строк до 3-х років.
Якщо зарплату працівникам не виплачують довше ніж упродовж одного місяця, покарання суворіше:
штраф від 1000 до 1500 нмдг (від 17 000 до 25 500 грн);
обмеження волі на строк до 3-х років;
позбавлення волі на строк до 5 років із позбавленням права обіймати певні посади або провадити певну діяльність на строк до 3-х років.
Фінансова відповідальність
Окрім перелічених видів відповідальності, що загрожують фізичним особам, які порушують порядок і строки виплати зарплати, встановлені фінансові санкції. Їх застосовують до суб’єктів господарювання (ст. 265 КЗпП). Такі штрафні санкції накладають органи Держпраці. Штрафи наведені у таблиці нижче.
ШТРАФИ ЗА ПОРУШЕННЯ ПОРЯДКУ І СТРОКІВ ВИПЛАТИ ЗАРПЛАТИ 2024
Порушення
Штраф
порушення встановлених строків виплати працівникам зарплати, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більше ніж за 1 місяць, виплата їх не в повному обсязі
у 3-кратному розмірі МЗП*
недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці
у 10-кратному розмірі МЗП – за кожного працівника, щодо якого вчинили порушення
виплата зарплати (винагороди) без нарахування і сплати ЄСВ та податків
у 10-кратному розмірі МЗП – за кожного працівника, щодо якого вчинили порушення;
у 30-кратному розмірі за повторне порушення
* МЗП – мінімальна зарплата на момент виявлення порушення
