Як вести облік запасів – субрахунки, документація, проведення

Запаси й групи обліку

Облік запасів урегульовує Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202 (далі – НП(с)БОДС 123) та методрекомендації з їх обліку.

За НП(с)БОДС 123 до запасів відносимо активи, які установа обліковує, аби:

• реалізувати, розподілити чи передати в майбутньому;
• використати в процесі діяльності;
• використати як сировину для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.

Бухгалтерський облік запасів у бюджетних установах 2020 року розподіляємо за однорідними групами (підгрупами). Кожній групі (підгрупі) відповідає окремий cубрахунок бухобліку.

Так, виробничі запаси розподілені за підгрупами:

• 1511 «Продукти харчування»;
• 1512 «Медикаменти та перев’язувальні засоби»;
• 1513 «Будматеріали»;
• 1514 «ПММ»;
• 1515 «Запасні частини»;
• 1516 «Тара»;
• 1517 «Сировина і матеріали»;
• 1518 «Інші виробничі запаси».

Облік біологічних активів ведемо за новими правилами на окремих субрахунках за умови, що ці активи обліковують за НП(с)БОДС 123, а не 136. Для їх обліку використовуємо субрахунки:

• 1713 «Поточні біологічні активи рослинництва»;
• 1714 «Поточні біологічні активи тваринництва».

ТОП-4 СТАТТІ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• 12 відповідей про матеріальну допомогу на оздоровлення
• Зміни до Порядку № 309: нові правила реєстрації бюджетних зобов’язань
• Оприбутковуємо лишки, списуємо дерева й оплачуємо навчання
• Реконструкція покрівлі: як оформити й облікувати

Є запаси і в групі нефінансових активів, яка теж поділяється на підгрупи. Облік запасів у бюджетних установах здійснюємо за субрахунками:

• 1811 «Готова продукція»;
• 1812 «МШП»;
• 1814 «Державні матрезерви й запаси»;
• 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»;
• 1816 «Інші нефінансові активи».

Якщо запаси на зберіганні, їх обліковуємо на позабалансовому субрахунку 021, якщо їх викрали чи вони зіпсувались – на 073.

Облік запасів правильний тоді, коли:

• їх вартість можна достовірно визначити;
• установа у майбутньому отримає економічну вигоду від їх використання або вони мають потенціал корисності.

Субрахунки й КЕКВ

Специфіка бюджетної установи полягає у тому, що вона планує та здійснює видатки, реєструє бюджетні й фінансові зобов’язання, використовуючи коди економічної класифікації видатків (КЕКВ). Тож спершу слід з’ясувати, за яким КЕКВ запланувати кошти для придбання запасів.

Коди економічної класифікації видатків

Придбаваємо активи, які обліковуємо на субрахунках:

• 1513-1518, 1812, 1814-1816 – за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;
• 1511 – КЕКВ 2210 або КЕКВ 2230 «Продукти харчування»;
• 1512 – КЕКВ 2210 або КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали».

Облік запасів передбачає узагальнення на субрахунках бухобліку не лише їх первісної вартості, а й витрат на транспортування, навантаження, розвантаження, доведення їх до придатного для використання стану. Якщо ці витрати не входять до ціни активу під час його придбання, облік ведемо за вищевказаними субрахунками, але оплату послуг сторонніх організацій з транспортування, навантаження, розвантаження чи інших послуг проводимо за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».

Якщо установа не є платником ПДВ, суму цього податку теж включаємо до первісної вартості активу. Установа – платник ПДВ обліковує запаси, які придбали за кошти спецфонду, без врахування ПДВ. Тобто податок не включаємо до вартості активу, а відносимо до податкового кредиту. Видатки на сплату цього податку плануємо за КЕКВ 2800, а в бухобліку відображаємо на субрахунку 6311 «Розрахунки з бюджетом за податками і зборами».

Оцінка запасів для їх обліку

Запаси оприбутковують за відповідними субрахунками за первісною вартістю. Методика формування первісної вартості залежить від способу їх отримання.

Якщо установа товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) придбала, їх первісною вартістю є собівартість придбаних ТМЦ плюс витрати на доведення їх до стану, в якому вони придатні для використання. Тобто первісна вартість включає безпосередню вартість активу, суму податків, які не відшкодовують, транспортно-заготівельних й інших витрат.

Облік запасів у разі їх безоплатної передачі буде іншим. Якщо установа отримала ТМЦ від:

• бюджетної установи, держоргану чи органу місцевого самоврядування – первісною вартістю буде балансова вартість запасів за даними бухгалтерського обліку передавача;
• юридичної чи фізичної особи – первісною вартістю є справедлива вартість на день отримання. Облік запасів в бюджетних установах проводимо після отримання від комісії акту оцінки, у якій зазначено їх справедливу вартість. Якщо вони створені власними силами, первісною вартістю буде виробнича собівартість, яку формуємо за НП(с)БОДС 135.

У будь-якому випадку слід враховувати супутні витрати. Наведемо їх у таблиці.

Облік ТЗВ щодо запасів

Запаси обліковуємо за найменуванням або однорідною групою чи видом ТМЦ. Відповідно облік запасів буде поштучним або груповим.

Коли установа придбала один вид цінностей, вартість одиниці запасів визначаємо діленням первісної вартості на кількість одиниць (штук, кілограм, грам, центнерів, літрів). Якщо установа придбала кілька видів цінностей, їй слід правильно розподілити транспортно-заготівельні витрати (ТЗВ).

НП(С)БОДС 123 визначено два способи обліку ТЗВ:

• варіант 1 – ТЗВ включаються з усіма витратами, понесеними на їх придбання, до складу первісної вартості придбання запасів. Цей підхід використовується, якщо можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів. Його перевага – точність. Недолік – розподіл треба робити по кожному придбанню ТМЦ. Даний метод підходить, якщо операції з придбання ТМЦ поодинокі;
• варіант 2 – ТЗВ відображаються на окремому субрахунку, якщо вони пов’язані з доставкою кількох найменувань, груп, видів запасів. Цей метод найзручніший, якщо придбання ТМЦ установою здійснюється часто. Перевага цього методу – розподіл (списання ТЗВ) здійснюється лише в кінці періоду (місяця, кварталу). Недолік – менша точність, так як усі ТЗВ по цілій групі запасів обліковуються в одному «котлі» – субрахунку обліку ТЗВ.

Можна також застосовувати обидва підходи, але для різних груп запасів. Наприклад, для придбання сировини, матеріалів, ПММ та інших виробничих запасів – варіант 2. А для придбання МШП – варіант 1. Вибір обраного варіанту треба внести до Положення про облікову політику установи.

Якщо обраний варіант 2, то для обліку ТЗВ через Положення про облікову політику установи можна:

• ввести субрахунок 1519 «ТЗВ з доставки виробничих запасів установи», де обліковувати ТЗВ по всім виробничим запасам (у офіційному Плані рахунків бухобліку в державному секторі даний субрахунок відсутній);
• створити аналітичний рахунок з обліку ТЗВ по потрібній групі. Наприклад, 1517.1 «ТЗВ з доставки сировини і матеріалів», де обліковувати ТЗВ тільки по сировині та матеріалам.

ТОП-4 теми з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році
• Шість роз’яснень про трудові відносини у воєнний час
• П'ять нестандартних ситуацій під час відрядження
• Як зазначати кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію

Номер рахунку особливого значення в обліку не грає – головне, це виокремити ТЗВ на окремий субрахунок чи аналітичний рахунок.

Якщо обрано метод обліку на окремому субрахунку (варіант 2), то щомісяця їх суму розподіляємо:

• пропорційно вартості запасів, які установа використала, передала чи реалізувала у звітному місяці. У такому разі на субрахунку обліку ТЗВ можливий залишок на кінець місяця. Такий розподіл можна здійснити на основі використання середнього % ТЗВ;
• або між сумою залишку запасів станом на кінець звітного місяця і сумою запасів, які використала, передала чи реалізувала у звітному місяці. У цьому разі залишку ТЗВ на субрахунку їх обліку на кінець місяця немає, адже уся сума буде розподілена. Розподіл здійснюємо за складеною пропорцією.

З цих двох підходів рекомендуємо обирати саме перший – на основі середнього % ТЗВ, адже за другим підходом практично нівелюється перевага використання окремого субрахунку.

Середній відсоток ТЗВ визначається за формулою:

У даній формулі ТЗВ на поч. та ТЗВ за місяць – це відповідно залишок по субрахунку обліку ТЗВ та оборот за Дт по даному субрахунку.

Сума ТЗВ, які слід списати за місяць з субрахунку їх обліку визначається за формулою:

Якщо запаси, які були придбані протягом місяця вибувають не повністю, то частина ТЗВ по ним залишається у залишку.

Вибуття запасів

В обліковій політиці бухгалтер прописує для кожного виду ТМЦ метод його оцінки у разі вибуття. Якщо матцінності однакового призначення й з аналогічними умовами використання, в обліковій політиці для них потрібно визначити один із трьох методів на вибір:

• собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);
• середньозваженої собівартості;
• ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів.

Вибуття МШП відображаємо у меморіальному ордері 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП». Облік продуктів харчування і їх вибуття відображаємо у м/о 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування», а усіх інших запасів (крім МШП і продуктів харчування) – у м/о 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих матеріалів».

Документальне оформлення

Операції з ТМЦ потрібно відобразити у типових формах:

• З-1, З-2, … , З-14 – за якими ведемо облік запасів;
• МШ-1, МШ-2, … , МШ-8 – за якими ведемо облік МШП.

Порядок складання цих форм визначають відповідно наказ Казначейства від 18.12.2000 № 130 і наказ Мінстату від 22.05.1996 № 145.

Передплата 2023 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

База проводок з обліку запасів

Операції із запасами відображаємо у бухобліку методом подвійного запису за дебетом і кредитом відповідних субрахунків.

Приклади обліку запасів

Приклад 1 (попередня оплата). Придбання запасів бюджетною установою на умовах попередньої оплати. Придбано будівельні матеріали на суму 36000 грн, у т.ч. ПДВ. ТЗВ склали 500 грн (перевізник – неплатник ПДВ). Ситуації розглянемо для двох випадків:

• бюджетна установа – неплатник ПДВ;
• бюджетна установа – платник ПДВ.

Приклад 2 (післяплата). Розглянемо ту ж саму ситуацію, що й у прикладу 1, але оплата здійснюється після отримання будівельних матеріалів. Теж 2 випадки:

• бюджетна установа – неплатник ПДВ;
• бюджетна установа – платник ПДВ.

Приклад 3 (безплатне отримання запасів). Установа отримала безплатно продукти харчування на суму 25000 грн (гуманітарна допомога).

Приклад 4 (використання запасів). Установа використала продукти харчування у їдальні.

Приклад 5 (оприбуткування лишків запасів після інвентаризації). Внаслідок інвентаризації виявлені будівельні матеріали на суму 3000 грн.