бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Інвентаризація розрахунків в бюджетних установах забезпечується посадовою особою, яка здійснює керівництво установою та створює необхідні умови для її проведення. За несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей, аудитори мають право накласти штраф.
Розрахунки – це найбільш поширена господарська операція у будь-якій установі. Так як без постачальників, підрядників, покупців і замовників господарське життя неможливо. А ще є внутрішніх розрахунки – з працівниками по зарплаті та по підзвітних коштах. У результаті неодмінно виникає дебіторська/кредиторська заборгованість. Її інвентаризація обов’язкова. Як її проводити? Дізнаємося з консультації.
Якщо за результатами зустрічних звірок аудитори встановлять, що в обліку установи занижені або завищені суми дебіторської та кредиторської заборгованостей, це трактуватимуть як порушення встановлених вимог щодо ведення бухобліку та складання звітності про виконання бюджетів (пп. «33» ч. 1 ст. 116 БК).
Поширене порушення, яке виявляють ревізори,— лишки йнестачі минулих інвентаризацій. Порушення виникає, коли матеріально відповідальні особи унаданих ревізорам поясненнях зазначають, приміром, що вдень приймання-передачі справ кількість матеріальних цінностей вони неперераховували. Тобто якщо під час зміни матеріально відповідальної особи інвентаризацію взагалі непроводили.
За порушення бюджетного законодавства до установи застосовують заходи впливу, які передбачає ст. 117 БК. За такі порушення відповідальність нестиме не лише бюджетна установа, а й посадові особи. Адже посадові особи, з вини яких допущено порушення бюджетного законодавства, несуть цивільну, дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність (ч. 1 перша ст. 121 БК).
Окрім цього, якщо в установі не проводилась інвентаризація розрахунків з дебіторами і кредиторами, аудитори в аудиторських звітах трактують це як порушення вимог щодо обов’язкової річної амортизації у період 3-х місяців до закінчення року, яку містить п. 10 розділу І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення про інвентаризацію). Окрім інших активів і зобов’язань там згадується і дебіторська/кредиторська заборгованість.
Інвентаризацію в бюджетних установах забезпечує посадова особа, яка здійснює керівництво установою та створює необхідні умови для її проведення (п. 4 розд. І Положення про інвентаризацію). Тож за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей, аудитори мають право накласти штраф «за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій» на керівника у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, що становить 136–255 грн (ст. 164-2 КУпАП).
Окрім того, усіх осіб, які працювали у складі інвентаризаційної комісії, можуть притягти до відповідальності за те, що вони неякісно провели інвентаризацію. На практиці за якість інвентаризації відповідає зазвичай голова інвентаризаційної комісії, а інших її членів звільняють від відповідальності з огляду на малозначність вчиненого правопорушення. Хоча траплялося, що до адміністративної відповідальності притягували комісію у повному складі.
Як проводиться інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами
Обов’язок комісії
Аби провести інвентаризацію розрахунків з дебіторами та кредиторами, створена в установі інвентаризаційна комісія зобов’язана:
звірити дані первинних документів та записів у регістрах обліку;
перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних субрахунках.
Так скеровує п. 7 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію.
Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами – періоди проведення
Перед тим, як складати річну фінансову звітність, в період 3-х місяців до дати балансу, установа зобов’язана провести інвентаризацію розрахунків з дебіторами та кредиторами (п. 10 розділу І Положення про інвентаризацію).
Керівник установи має право визначати об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації (п. 4 розд. І Положення про інвентаризацію). Та за наявності великої кількості контрагентів та значного обсягу господарських операцій за рішенням керівника установи таку інвентаризацію можна проводити частіше. Головне – передбачити це у розпорядчому документі про облікову політику установи.
Інвентаризація розрахунків – об’єкти та завдання перевірки
Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами потребує перевірки:
чи дотримали строк позовної давності;
чи обґрунтували суми, які облікували на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, розрахунків з підзвітними особами, іншими дебіторами та кредиторами;
чи обґрунтовані суми одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), якщо такі наявні.
Інвентаризаційна комісія документальною перевіркою відповідно до пп. 7.4 розділу ІІІ Положення № 879, має установити:
чи правильні розрахунки із банками, контролюючими органами, іншими установами, а також зі структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси;
чи є заборгованість підзвітних осіб, а також чи правильні і обґрунтовані суми заборгованості за нестачами та крадіжками. Коли інвентаризуватимете заборгованість за нестачами і втратами від псування цінностей, перевірте причини, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;
чи правильні і обґрунтовані суми дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у т. ч. суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув;
чи реальна заборгованість із працівниками з оплати праці та громадянами (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, що визначає законодавство, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.
Інвентаризація розрахунків по заробітній платі
До відома: депонентська заборгованість – виникає при виплатах зарплати готівкою, коли працівник не з’явився для отримання зарплати й готівку мають здати назад до казначейства/банку для депонування на спецрахунок. При виплатах зарплати на картки вона ніколи не виникає.
Варто зазначити, що після того, як інвентаризаційна комісія проведе інвентаризацію, на відповідних субрахунках, де відображені розрахунки з дебіторами, мають залишатися тільки узгоджені суми, тобто суми, які контрагенти підтвердили документально.
Коли проводиться інвентаризація розрахунків з дебіторами і кредиторами в бюджетних установах, кредитори (установи, підприємства, ФОП) мають передати усім дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість. Такі виписки пред’являють інвентаризаційній комісії, аби підтвердити реальність заборгованості (пп. 7.2 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію). Дебітори (установи, підприємства, ФОП) мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.
Насьогодні відсутня офіційно затверджена Мінфіном чи іншим органом форма для звірки даних аналітичних рахунків по взаємній заборгованості. Тож установа, відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996 (далі – Закон про бухоблік), може її розробити самостійно та знову ж таки затвердити розпорядчим документом про облікову політику. На практиці щоб підтвердити реальну заборгованість сум, відображених на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку, установи використовують акт звірки взаєморозрахунків. Однак, при розробці такого документа слід дотримуватись обов’язкових реквізитів документів, які визначені:
Інвентаризація розрахунків з дебіторами - якщо установа-дебітор не підтвердить заборгованості, сторони мають обґрунтувати та врегулювати виявлені розбіжності на підставі наявних первинних документів, а облікові дані привести у відповідність зі своїми реальними зобов’язаннями.
В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунули або не з’ясували, відповідно до абзацу другого пп. 7.2 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію розрахунки з дебіторами і кредиторами кожна сторона відображає в сумах, що випливають із її записів у бухгалтерському обліку, і які вона визнає правильними.
Інвентаризації розрахунків – як задокументувати результати
Щоб відобразити результати інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами, використовуйте форми, які Мінфін затвердив своїм наказом від 17.06.2015 № 572, а саме акти:
інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків;
інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яку планують списати.
Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами – зразок
Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами треба складати на підставі отриманих від контрагентів документів, що підтверджують реальність заборгованості.
