Звіряти стан розрахунків з дебіторами – обов’язок установи. Та як зафіксувати результати звірки правильно? Пропонуємо готовий Акт звірки розрахунків – зразок.
Одна з причин, з якої установи проводять звірку розрахунків з контрагентами, – щорічна суцільна інвентаризація, яка саме на часі перед складанням річної фінансової звітності. Звірку ж проводять, щоб підтвердити, що установа правильно провела розрахунки за товари, роботи та послуги. Як документально оформити звірку, в якому документі зафіксувати, що контрагент погодився із сумою зобов’язань, розповімо детальніше.
За вимогами Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879) під час інвентаризації усім дебіторам установа повинна передати виписки з аналітичних рахунків про їхню заборгованість. Такі виписки підтверджують наявність заборгованості в контрагента. Їх також пред’являють інвентаризаційній комісії або робочій інвентаризаційній комісії. Підприємства-дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.
Однак серед типових форм, затверджених Наказом № 572, в яких бюджетні установи відображають результати інвентаризації, форм виписки та заперечення немає. Тож установі потрібно самостійно визначити, як виконати таку вимогу Положення № 879 та провести звірку розрахунків.
Також можливий варіант, коли звірку розрахунків установа проводить під час претензійної та позовної роботи. Адже під час розгляду претензії установи, за необхідності, повинні звірити розрахунки або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору (п. 3.2 Рекомендацій № 35).
Ще однією підставою для звірки розрахунків можуть бути умови договору з контрагентом, зокрема якщо такі умови встановлюють проводити звірку за повного виконання сторонами своїх зобов’язань за договором. У такому випадку установи проводять звірку незалежно від строків проведення інвентаризації та наявності в обліку дебіторської заборгованості. Умови її проведення – у відповідному договорі.
Для всіх перелічених випадків радимо застосовувати Акти звірки взаємних розрахунків.
Головне завдання форми акта звірки – підтвердити стан розрахунків з відповідним контрагентом. Щоб ідентифікувати, з яким контрагентом ви проводите звірку та за якими господарськими операціями, зазначайте у формі такі реквізити:
найменування документа;
номер та дату договору, за яким проводите звірку;
найменування сторін, між якими проводите звірку;
дату й номер первинних документів, які підтверджують поставку товару, виконання робіт, надання послуг, їх вартість та суми оплати із зазначенням реквізитів платіжних документів;
сальдо на початок періоду звірки та сальдо на кінець періоду;
посаду та прізвище представників сторін звірки, які підтверджують стан розрахунків.
Акт звірки складайте станом на звітну дату і оформляйте в двох примірниках.
Форма документа, яку керівник установи затверджує розпорядчим документом, на нашу думку, має бути уніфікованою. Тоді вам не доведеться постійно її доопрацьовувати, перезатверджувати та розробляти схожі форми для кожного конкретного випадку.
Які реквізити повинен мати Акт звірки взаємних розрахунків
Як правило, бюджетні установи розробляють та затверджують форми первинних документів. Тобто документів, які містять відомості про господарські операції та є підставою для бухгалтерського обліку таких операцій. Адже Положення № 88 дозволяє установам документувати господарські операції на самостійно виготовлених бланках, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Однак Акт звірки не є первинним документом, адже він не містить відомостей про господарську операцію. Такий акт — своєрідний реєстр розрахунків між бюджетною установою та контрагентом. Тому вимоги Положення № 88 щодо обов’язкових реквізитів первинних документів на нього не поширюються.
Коли розробляєте форму Акта звірки, ураховуйте вимоги до оформлення документів інструкції з діловодства, прийнятої у вашій установі. Інструкції з діловодства держорганів розроблені за настановами Інструкції № 55.
Органам місцевого самоврядування також рекомендовано власні інструкції з діловодства привести у відповідність до постанови, яка затверджує цю інструкцію.
Щодо складу реквізитів документів, вимог до змісту та місця розташування реквізитів у документах, бланків та оформлення документів, до виготовлення документів, які встановлює ДСТУ 4163:2020, що діє з 01.09.2021, на нашу думку, першочергово потрібно дотримувати вимог Інструкції № 55 та інструкції з діловодства установи
Форми бланків затверджуйте в додатках до розпорядчих документів та оформлюйте їх за настановами Інструкції № 55:
у тексті основного документа обов’язково робіть відмітку про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)»;
оформлюйте додатки на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робіть відмітки: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1»;
на додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляйте у верхньому правому куті першої сторінки додатка відмітку, яка включає номер додатка, заголовок відповідного документа та посилання на відповідну структурну одиницю (пункт);
сторінки кожного додатка повинні мати свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставте риску, що свідчить про його закінчення;
якщо розпорядчий документ має кілька додатків, зазначайте на них порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставте.
До якого внутрішнього документа така форма буде додатком, вирішувати установі. Це може бути, наприклад, порядок організації бухгалтерського обліку. Якщо ви її затвердите в порядку про організацію обліку, то рекомендуємо в інших документах, зокрема порядку ведення позовної та претензійної роботи, положенні про інвентаризацію чи порядку ведення договірної роботи, зазначити посилання на цей порядок.
Усі ці рекомендації ми врахували в зразку, який розробили для вас. Скористайтеся ним.
Як відобразити дебіторську заборгованість в акті звіряння
Керівник установи доручив бухгалтеру провести інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей щодо строку позовної давності. Бухгалтер надіслав контрагенту акт звіряння розрахунків. В акті зазначив, що якщо дебітор не поверне акт або не надасть своїх заперечень протягом визначеного строку, заборгованість вважатимуть підтвердженою. Чи можна за такої ситуації вважати дебіторську заборгованість підтвердженою?
Бюджетна установа під час господарської діяльності придбаває товари, отримує послуги. Отже, виникає кредиторська або дебіторська заборгованість. Якщо не контролювати стан заборгованості і не вживати відповідних заходів, бюджетній установі не уникнути зауважень від вищого органу та ревізорів.
Щоб провести інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей, потрібно звірити документи і записи у реєстрах обліку і перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках, та оформити акт інвентаризації (п. 7.1 Положення № 879).
Аби підтвердити, чи заборгованість реальна, усім дебіторам підприємствам-кредиторам установа має передати виписки з аналітичних рахунків про їхню заборгованість. Підприємства-дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Якщо до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами кожна сторона відображає в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними (п. 7.2 Положення про інвентаризацію).
Отже, не варто визнавати заборгованість підтвердженою, якщо дебітор її не підтвердив, але можна продовжувати визнавати її в сумі, яка відповідає документам і даним бухгалтерського обліку установи.
