Порядок проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців затверджений постановою КМУ від 23.08.2017 № 640 (далі – Порядок № 640). Він визначає як оцінювати результати службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «А», «Б» і «В».
Оцінюють їх в три етапи:
визначають завдання і ключові показники;
проводять оціночну співбесіду для визначення результатів виконання завдань;
затверджують висновок.
Розглянемо детально кожен етап проведення оцінювання для державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В».
Визначаємо завдання і ключові показники оцінювання держслужбовця
Держслужбовець приймає участь у визначенні для себе завдань та ключових показників, за виконання яких наприкінці року його оцінюватимуть, під час обговорення з особою, яка їх має визначити. Після їх визначення держслужбовець має скласти індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності/індивідуальну програму професійного розвитку (далі – індивідуальна програма).
Розглянемо детальніше хто, коли і як визначає для держслужбовця завдання та ключові показники, коли їх потрібно переглядати/змінювати, коли складати індивідуальну програму.
Хто визначає
Для держслужбовця завдання та ключові показники визначає особа, посада якої залежить від органу, у якому працює держслужбовець та яку він посаду в цьому органі займає. Цією особою є:
посадова особа, якій надано повноваження від імені держави призначати на відповідну посаду державної служби в державному органі та звільняти з такої посади, тобто суб’єкт призначення, – для держслужбовця, який обіймає посаду керівника територіального органу міністерства, іншого ЦОВВ, керівника апарату місцевої держадміністрації, керівника апарату Представництва Президента України в АР Крим;
голова місцевої держадміністрації/його заступник (відповідно до підпорядкування) – для держслужбовця, який обіймає посаду керівника структурного підрозділу місцевої держадміністрації із статусом юридичної особи публічного права;
керівник державної служби – для держслужбовця, який обіймає посаду заступника керівника територіального органу міністерства, іншого ЦОВВ, заступника керівника структурного підрозділу місцевої держадміністрації із статусом юридичної особи публічного права;
голова суду – для держслужбовця, який обіймає посаду керівника апарату місцевого суду, апеляційного суду;
керівник держоргану/його заступник/керівник державної служби (відповідно до підпорядкування) – для держслужбовця, який обіймає посаду керівника самостійного структурного підрозділу держоргану, посаду державної служби категорії «В», визначену структурою держоргану у разі недоцільності утворення структурного підрозділу,
безпосередній керівник за погодженням з керівником самостійного структурного підрозділу (у разі наявності) – для держслужбовця, який обіймає іншу посаду державної служби категорії «Б»/«В» відносно зазначених вище.
Бувають випадки коли керівна особа, яка визначала завдання і ключові показники, звільняється або її переводять до іншого держоргану чи на іншу посаду. Після того як на її місце (посаду) призначили іншу особу, держслужбовець має три робочі дні аби передати цій особі копію завдань і ключових показників, які були визначені попередником для цього держслужбовця. Передати їх може згідно з пунктом 11-1 Порядку № 640 у паперовій або електронній формі.
у зв’язку з звільненням з військової служби/закінченням дії особливого періоду;
після завершення/припинення/відрахування спеціальної підготовки кандидатами на посаду судді відповідно до статті 77 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 02.06.2016 № 1402-VIII
після поновлення на посаді державної служби.
Якщо у зазначений строк для держслужбовця не визначили завдання і ключові показники через його тимчасову відсутність (хвороба, відпустка, профнавчання тощо), їх визначаємо протягом п’яти робочих днів після:
виходу на роботу у зв’язку з завершенням тимчасової непрацездатності, відпустки, профнавчання чи іншої причини тимчасової відсутності;
початку виконання посадових обов’язків у зв’язку з завершенням періоду відсторонення від їх виконання.
Якщо вихід на роботу/початок виконання посадових обов’язків настають у серпні—грудні поточного року, завдання і ключові показники для держслужбовця на поточний рік не визначаємо. Його не оцінюють у поточному році.
Як визначає
Визначаючи держслужбовцю завдання і ключові показники керуємось:
завданнями, функціями та обов’язками, які визначені у положенні про держорган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.
Завдання і ключові показники:
повинні зосереджуватись на досягненні завдань, установлених для держоргану;
мають відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямована службова діяльність держслужбовця;
вимірюватися в кількісному/якісному вираженні.
У формі «Завдання і ключові показники результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В» (додаток 7 до Порядку № 640) для держслужбовця зазначаємо 2-5 завдань. Строк їх виконання повинен бути реальним для досягнення необхідного результату – щоб держслужбовець встиг їх виконати до початку оціночної співбесіди.
Коли переглядає/змінює/скасовує
Протягом періоду виконання завдань і ключових показників для держслужбовця їх можуть переглянути (скоригувати/скасувати). Це відбувається тоді, коли на їх виконання впливають прийняті нормативно-правові акти або внесли зміни до:
стратегічних документів державного/регіонального рівня;
річного плану роботи держоргану;
положення про держорган;
положення про структурний підрозділ, в якому працює держслужбовець;
посадової інструкції.
Коригувати завдання і ключові показники можливо один раз на квартал – не частіше. Якщо завдання скасовують, на заміну скасованому можуть визначити нове, але це не обов’язково. Потрібно враховувати строк, який залишається у держслужбовця для його виконання.
Після визначення завдань держслужбовець разом із службою управління персоналом складає індивідуальну програму. На все про все держслужбовець має 10 робочих днів з дня їх визначення. Індивідуальну програму потрібно погодити з безпосереднім керівником, затвердити у керівника самостійного структурного підрозділу, в якому він працює (у разі наявності).
Якщо завдання і ключові показники були скориговані/окремі скасовані/введені нові, індивідуальну програму доцільно переглянути з урахуванням зазначених змін. Це слід зробити протягом десяти робочих днів після перегляду завдань і ключових показників. Якщо зміни не суттєві або не впливають на індивідуальну програму, її держслужбовець не змінює.
Індивідуальна програма професійного розвитку державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В»
Оціночна співбесіда для визначення результатів виконання завдань
Другим етапом оцінювання є проведення оціночної співбесіди з держслужбовцем по тим завданням, які він виконував протягом року, а також з питань дотримання ним загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції. Для проведення оціночної співбесіди потрібно підготуватись не лише держслужбовцю, а й службі управління персоналом, керівникам. Розглянемо більш детально як підготуватись до оціночної співбесіди, хто, як і коли її проводить, як оформлюють її результати.
Підготовка до оціночної співбесіди
Для визначення результатів виконання завдань суб’єкт призначення приймає наказ/розпорядження, в якому зазначає:
список державних службовців;
строк визначення результатів виконання завдань;
доручення, необхідні для організації проведення оціночної співбесіди.
Цей акт спонукає держслужбовця до заповнення форми «Результати виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В» (додаток 9 до Порядку № 640) щодо відомостей про себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання. Заповнену електронну форму держслужбовець передає безпосередньому керівникові.
Ці відомості про держслужбовця і результати виконання ним завдань мусить заповнювати його безпосередній керівник у випадку тимчасової відсутності держслужбовця або якщо той не надав заповнену форму до проведення оціночної співбесіди.
Окрім форми держслужбовець може підготувати письмовий звіт у довільній формі. Його наявність допускає пункт 39 Порядку № 640 під час проведення оціночної співбесіди.
Якщо період проведення оціночної співбесіди припадає на період відрядження чи відпустки держслужбовця, він може подати до безпосереднього керівника заяву з проханням провести оціночну співбесіду раніше. Це право, а не обов’язок держслужбовця, яке він може реалізувати аби його оцінювання відбулось за його участю.
Оціночну співбесіду для визначення результатів виконання держслужбовцем завдань проводить:
безпосередній керівник держслужбовця;
спільно з керівником самостійного структурного підрозділу (у разі наявності).
Держслужбовець усно пояснює керівникам про виконання завдань і ключових показників, якщо він подав керівникам письмовий звіт – його мають теж врахувати. За кожним завданням (з урахуванням досягнення ключових показників) керівники виставляють бали. Виведений середній бал, а також дотримання держслужбовцем протягом року загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції є підставою для керівника оцінити службову діяльність держслужбовця. Він може отримати негативну, позитивну або відмінну оцінку та її обґрунтування.
Під час оціночної співбесіди розглядають:
пропозиції щодо завдань і ключових показників на наступний період;
визначають професійні компетентності, які необхідно набути/вдосконалити держслужбовцю.
У разі тимчасової відсутності держслужбовця або його повторної неявки на оціночну співбесіду, її керівники не проводять, а самостійно без держслужбовця його оцінюють.
Коли проводить
Безпосередній керівник держслужбовця спільно з керівником самостійного структурного підрозділу проводять оціночну співбесіду за графіком у жовтні-грудні. Оцінюють держслужбовця за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу/розпорядження про визначення результатів виконання завдань.
Безпосередній керівник держслужбовця заповнює форму «Результати виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В» (додаток 9 до Порядку № 640). З нею обов’язково ознайомлює держслужбовця, після чого передає її службі управління персоналом.
Якщо форму заповнювали без проведення оціночної співбесіди, її передають службі управління персоналом без підпису держслужбовця. Після виходу на роботу у нього є п’ять робочих днів на ознайомлення з результатами оцінювання.
Професійні компетентності, які необхідно набути/вдосконалити держслужбовцю, про які керівники обговорювали на оціночній співбесіді, держслужбовець має включити до індивідуальної програми.
Результати виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В»
Водночас слід пам’ятати про випадки, за яких результати виконання завдань не визначають і висновок про оцінювання не затверджують. До них відносимо такі:
якщо період між визначенням завдань і ключових показників та прийняттям наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань становить менше трьох місяців;
якщо на дату прийняття такого наказу (розпорядження) державний службовець відсутній.
До причин відсутності належать виключно такі:
тимчасово відсутній на службі протягом семи місяців підряд;
призваний на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийняттям на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду;
проходить спеціальну підготовку як кандидат на посаду судді;
Затвердження висновку про оцінювання держслужбовця
Служба управління персоналом узагальнює результати виконання завдань держслужбовцями та готує Висновок щодо оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» (додаток 6 до Порядку № 640), в якому виставляє негативну, позитивну або відмінну оцінку. Висновок затверджує наказом/розпорядженням суб’єкт призначення, після чого з ним ознайомлюють держслужбовця.
Висновок не затверджує, якщо:
жодне із завдань держслужбовця не підлягає оцінюванню;
у разі необґрунтованості негативної оцінки, виставленої держслужбовцю.
Якщо після оціночної співбесіди чи без її проведення безпосередній керівник виставив держслужбовцю негативну оцінку, служба управління персоналом інформує про це суб’єкта призначення та передає йому щодо цього держслужбовця завдання і ключові показники, письмовий звіт (у разі наявності), заповнену форму щодо результатів виконання завдань держслужбовцем, зауваження держслужбовця щодо оцінювання результатів його службової діяльності (у разі наявності). Суб’єкт призначення вивчаючи матеріали може заслухати пояснення держслужбовця/його безпосереднього керівника. Якщо оцінка необґрунтована, про це він зазначає у формі «Результати виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В» (додаток 9 до Порядку № 640).
Затверджений висновок з відмінною оцінкою є підставою для преміювання держслужбовця згідно з частиною 9 статті 44, частиною 3 статті 50 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII (далі – Закон № 889), пунктом 17 Порядку № 640.
Затверджений висновок з негативною оцінкою відтерміновує на шість місяців присвоєння чергового рангу держслужбовцю згідно з частиною 6 статті 39 Закону № 889, а також є підставою для припинення державної служби за ініціативою суб’єкта призначення за пунктом 3 частини 1 статті 87 Закону № 889.
Затверджений висновок з негативною оцінкою держслужбовець може оскаржити. Процедура оскарження визначена у статті 11 Закону № 889, пунктах 47-49 Порядку № 640. Для цього держслужбовець у місячний строк з дня ознайомлення з затвердженим висновком може подати скаргу керівнику державної служби. У ній зазначити зауваження до балів за виконання того чи іншого завдання, навести факти, які спростовують критерії, що відповідають згаданому балу.
Повторне оцінювання держслужбовця за оціненими раніше завданнями і ключовими показниками проводять, якщо протягом двох місяців після затвердження висновку прийнято рішення про його скасування в частині оцінювання результатів службової діяльності держслужбовця. Повторне оцінювання включає два етапи:
оціночна співбесіда для визначення результатів виконання завдань;
затвердження висновку.
Повторне оцінювання проводять не пізніше двох тижнів після прийняття рішення про скасування висновку з негативною оцінкою службової діяльності держслужбовця.
Не проводять повторне оцінювання і вважають припиненою процедуру оцінювання результатів службової діяльності держслужбовця – якщо рішення про скасування висновку прийнято після спливу двомісячного строку з моменту затвердження висновку. Відповідні відомості зазначають в особовій картці держслужбовця.
