Які проведення використовувати, коли працівники подають авансові звіти на відрядження – продемонструємо на шести прикладах. А також розглянемо, як відобразити в бухгалтерському обліку ці операції за різних ситуацій.
Проведення за розрахунками з підзвітними особами бухгалтер установи відображає у меморіальному ордері (м/о):
№ 8-1 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (загальний фонд)» – якщо аванс видали/відшкодували витрати за рахунок коштів загального фонду бюджету;
№ 8-2 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (спеціальний фонд)» – якщо аванс видали/відшкодували витрати за рахунок коштів спеціального фонду бюджету.
Видачу грошових коштів під звіт і відшкодування перевитрат бухгалтер відображає за дебетом субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами», а повернення працівником невикористаних сум авансу, витрачені суми авансу та затверджені у авансовому звіті суми витрат записує за кредитом цього субрахунку. Також у ньому відображають інші проведення, пов’язані з податками, придбанням запасних частин тощо.
Перш ніж розглядати проведення доцільно ввести аналітичні рахунки до субрахунку:
2313 «Реєстраційні рахунки»:
2313.1 – реєстраційні рахунки за коштами загального фонду;
2313.2 – реєстраційні рахунки за коштами спеціального фонду;
2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»:
2116.1 – розрахунки з підзвітними особами за коштами загального фонду;
2116.2 – розрахунки з підзвітними особами за коштами спеціального фонду;
6311 «Розрахунки з бюджетом за податками і зборами»:
6311.1 – ПДФО;
6311.2 – ВЗ.
У м/о № 8 бухгалтер виводить залишок на кінець місяця за субрахунком 2116.1 (у м/о № 8-1), 2116.2 (у м/о № 8-2):
загальний (за усіма операціями в цьому ордері протягом місяця) в розрізі КЕКВ;
окремо за кожною підзвітною особою в розрізі КЕКВ.
Розглянемо, як відобразити в бухгалтерському обліку ці операції за різних ситуацій.
За певних обставин поїздку на спортивні змагання можна кваліфікувати як відрядження й, відповідно, оплатити витрати. За своїм значенням спортивні змагання бувають: міжнародними – включені до календарного плану відповідної міжнародної спортивної федерації; всеукраїнськими – включені до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих і спортивних заходів України; місцевими – включені до календарних планів областей, Києва, районів, міст, селищ, сіл, об’єднаних територіальних громад, закладів фізичної культури й спорту; спеціальними – провадять у ЗСУ та інших військових формуваннях.
Працівнику видали аванс для відрядження – 1500 грн за рахунок коштів загального фонду бюджету (КЕКВ 2250). Він подав авансовий звіт на суму 1500 грн. Іншому працівнику надали аванс – 1400 грн за рахунок коштів спеціального фонду бюджету (КЕКВ 2250). Він подав авансовий звіт на суму 1400 грн. Відображаємо в бухгалтерському обліку ці операції.
Виплата авансу працівникові на його особистий картковий рахунок
2116.1
2313.1
1500,00
Затверджено авансовий звіт керівником
8411
2116.1
1500,00
Закрито рахунок доходів
7011
5511
1500,00
Закрито рахунок витрат
5511
8411
1500,00
За коштами спеціального фонду бюджету:
Отримання доходів від надання послуг, реалізації продукції/робіт
2313.2
7111
1400,00
Виплата авансу працівникові на його особистий картковий рахунок
2116.2
2313.2
1400,00
Затверджено авансовий звіт керівником
8411
2116.2
1400,00
Закрито рахунок доходів
7111
5511
1400,00
Закрито рахунок витрат
5511
8411
1400,00
Якщо ж для виплати авансу використовують готівку, замість кореспонденції субрахунків Д-т 2116 К-т 2313 застосовуємо наступні проведення:
Дт 2211 Кт 2313 – 300,00 (отримання готівки в касу);
Дт 2116 Кт 2211 – 300,00 (видача готівки з каси).
Аналітичні рахунки 2313.1, 2116.1 використовуємо за коштами загального фонду, 2313.2, 2116.2 – за коштами спеціального фонду.
У подальших прикладах отримання асигнувань/доходів та закриття рахунків показувати не будемо, але пам’ятайте як їх відображати. Зауважимо, проведення щодо отримання асигнувань/доходів відображаємо у м/о № 14, а закриття рахунків – у м/о № 17.
Приклад заповнення 2: аванс > витрати
Працівнику видали аванс для відрядження – 1500 грн за рахунок коштів загального фонду бюджету (КЕКВ 2250). Він подав авансовий звіт на суму 1360 грн. Залишок невикористаного авансу повернув на реєстраційний рахунок. Відображаємо в бухгалтерському обліку ці операції.
Виплата авансу працівникові на його особистий картковий рахунок
2116.1
2313.1
1500,00
Затверджено авансовий звіт керівником
8411
2116.1
1360,00
Зараховано невикористаний аванс на реєстраційний рахунок
2313.1
2116.1
140,00
Приклад заповнення 3: аванс < витрати
Працівнику видали аванс для відрядження – 1500 грн за рахунок коштів спеціального фонду бюджету (КЕКВ 2250). Він подав авансовий звіт на суму 1640 грн. Після затвердження авансового звіту перевитрату коштів працівникові відшкодували. Відображаємо в бухгалтерському обліку ці операції.
Виплата авансу працівникові на його особистий картковий рахунок
2116.2
2313.2
1500,00
Затверджено авансовий звіт керівником
8411
2116.2
1640,00
Відшкодування працівникові суми перевитрати на його особистий картковий рахунок
2116.2
2313.2
140,00
Якщо працівник у відрядженні витратив власні кошти, то він має подати доповідну записку з проханням відшкодувати витрати, зазначити причини перевитрати, їх обґрунтування.
Приклад заповнення 4: придбання запчастин у відрядженні
Працівнику видали аванс для відрядження – 1500 грн за рахунок коштів загального фонду бюджету (КЕКВ 2250) та 1400 грн – на придбання запчастин за рахунок коштів загального фонду бюджету (КЕКВ 2210). Він подав авансовий звіт на суму 3140 грн. Він повернув 20 грн невикористаного авансу. Після затвердження авансового звіту йому відшкодували перевитрату на придбання запчастин. Відображаємо в бухгалтерському обліку ці операції.
Кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку (придбано запчастини у відрядженні)
Зміст господарської операції
Кореспонденція субрахунків (проведення)
Сума, грн
д-т
к-т
Виплата авансу працівникові на його особистий картковий рахунок:
за коштами загального фонду (КЕКВ 2250)
2116.1
2313.1
1500,00
за коштами спеціального фонду (КЕКВ 2210)
2116.2
2313.2
1400,00
Затверджено авансовий звіт керівником за витратами:
на проїзд, проживання добові (КЕКВ 2250)
8411
2116.1
1480,00
з придбання запчастин (КЕКВ 2210)
1515
2116.2
1660,00
Зараховано невикористаний аванс на реєстраційний рахунок
2313.1
2116.1
20,00
Відшкодування працівникові суми перевитрати на його особистий картковий рахунок (КЕКВ 2210)
2116.2
2313.2
260,00
Приклад заповнення 5: працівник не відзвітував
Працівнику видали аванс для відрядження – 1500 грн за рахунок коштів загального фонду бюджету (КЕКВ 2250). Працівник не подав звіт і не повернув аванс. Відображаємо в бухгалтерському обліку ці операції.
Кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку (працівник не відзвітував)
Зміст господарської операції
Кореспонденція субрахунків (проведення)
Сума, грн
д-т
к-т
Виплата авансу працівникові на його особистий картковий рахунок (КЕКВ 2250)
ПДФО та військовий збір (ВЗ) утримуємо, якщо підзвітна особа не відзвітувала і не повертає виданий їй аванс на відрядження до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому відрядження мало завершитись (пп. 170.9.1, пп. 170.9.3 п. 170.9 ПК). Не повернуту суму авансу або не підтверджені документально витрати кваліфікуємо як суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк. Згідно з підпунктом 164.2.11 пункту 164.2 ПК вона є оподатковуваним доходом для ПДФО і ВЗ.
Варто нагадати, що строки повернення авансу, у т. ч. невикористаного, також визначає:
постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98;
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.
Однак неповернутий аванс буде оподатковуватись ПДФО і ВЗ якщо порушили строк, визначений підпунктом 170.9.3 ПК.
Об’єктом оподаткування для ПДФО є сума, визначена за правилами пункту 164.5 ПК, тобто 1500,00 × 100 ÷ (100 – 18) = 1829,27 грн.
ПДФО: 1829,27 × 18% = 329,27 грн.
Об’єктом оподаткування для ВЗ є сума без застосування цього правила, тобто 1500,00 грн.
ВЗ: 1500,00 × 1,5% = 22,50 грн.
Незважаючи на те, що у підпункті 1.4 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПК визначено, що нарахування, утримання та сплата (перерахування) військового збору до бюджету здійснюються в порядку, встановленому розділом IV ПК, органи ДПС роз’яснюють, що натуральний коефіцієнт при визначенні об’єкта оподаткування ВЗ не застосовують. Аби убезпечити себе доцільно з цього питання отримати індивідуальну податкову консультацію.
Утримуємо ПДФО і ВЗ із заробітної плати працівника, який не повернув суму виданого йому авансу на відрядження, відповідно у м/о № 8-1 проведення щодо нарахування податків відображаємо за КЕКВ 2111.
У зв’язку з терміновістю двох працівників відрядили на один день. Аванс не видавали. Працівники подали авансові звіти кожен на 1500,00 грн. Установа відшкодувала витрати працівників за рахунок коштів загального фонду (КЕКВ 2250). Відображаємо ці операції в бухгалтерському обліку.
Кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку (аванс не видавали)
Зміст господарської операції
Кореспонденція субрахунків (проведення)
Сума, грн
д-т
к-т
Затверджено керівником авансові звіти:
першого працівника
8411
2116.1
1500,00
другого працівника
8411
2116.1
1500,00
Відшкодування витрат на особистий картковий рахунок:
першого працівника
2116.1
2313.1
1500,00
другого працівника
2116.1
2313.1
1500,00
Зверніть увагу, якщо відсутні бюджетні асигнування за КЕКВ 2250 – про відрядження не може бути й мови. Адже видання наказу на відрядження, затвердження авансового звіту без наявності бюджетних асигнувань призведе до взяття небюджетних зобов’язань. За рахунок бюджетних коштів їх оплачувати/відшкодовувати заборонено (ч. 4 ст. 48 БК, п. 4.1 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309).
