РРО – це сфера, в якій час від часу відбуваються зміни. І вони постійні. Процедура реєстрації звичайних РРО спростилася за останні роки. Про реєстрацію РРО – тема даної консультації.
Будьте уважні - наказом №883 від 12.10.2021 року ДПСУ внесли зміни до наказу №744 й тим самим затвердили нову редакцію Держреєстру реєстраторів розрахункових операцій (РРО). У результаті реєстр збільшився на 2 моделі.
Реєстрація РРО - нормативка
Основні документи для звичайного (класичного) РРО:
- Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) (далі — Порядок реєстрації РРО);
- Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій (далі — Порядок реєстрації РК та КОРО);
- Порядок опломбування реєстраторів розрахункових операцій (далі — Порядок опломбування РРО);
- Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації операцій з купівлі-продажу іноземної валюти.
Усі ці документи щодо РРО містяться в наказі Мінфіну від 14.06.2016 № 547.
Форма № ЗВР-1: тримайте зразок заповнення
Книга обліку розрахункових операцій - всі нюанси
Довідка про використані розрахункові книжки
Нормативка для пРРО
Основні документи для програмного РРО (далі – пРРО):
- Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – Порядок реєстрації пРРО);
- Порядок визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного реєстратора розрахункових операцій в режимі офлайн (далі – Порядок ФН).
Нормативка щодо пРРО затверджена також одним документом – наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. № 317.
Реєстрація РРО та пРРО - нюанси
Перед подачею заяви на реєстрацію вам слід визначитися:
- який саме касовий апарат доцільно використовувати для вашої ситуації – звичайний РРО чи програмний РРО (див нижче), використання якого стало можливим з 1 серпня 2020 року. До речі, їх можна застосувати навіть одночасно – і РРО, і пРРО;
- чи подали повідомлення до ДПС про об’єкт оподаткування, тобто місце, яке приносить прибуток і де планується використання РРО. Наприклад, магазин, буфет, кіоск, їдальня. Це форма 20-ОПП. Це місце вказується у реєстраційні заяві і якщо воно відсутнє у базі ДПС, то буде відмова при реєстрації. Крім того, не можна РРО реєструвати на одне місце, а використовувати в іншому. Аналогічно і з пРРО;
- обрати модель РРО або розробника програмного РРО;
- якщо захотіли звичайний РРО, то шукаємо ще й ЦСО – центр сервісного обслуговування РРО. Там можна отримати всі консультації, а також укласти договір про обслуговування.
Постало питання: що таке пРРО? Давайте розберемося.
пРРО
Програмний РРО – це програма, яка встановлюється на смартфон, планшет, ноутбук, комп’ютер, з якої можна формувати електронні фіскальні чеки. Зв’язок з сервером ДПС здійснюється через Інтернет.
Звертаємо увагу, що ніяких обмежень на користування пРРО для бюджетних установ немає. Попри їх початкову націленість на підприємців, бюджетники також можуть застосовувати пРРО. Взагалі, будь-який суб’єкт господарювання.
Переваги пРРО:
- автоматичне формування Z-звіту й подача його на сервер ДПС. Друкувати нічого не треба;
- взагалі можна не друкувати фіскальні чеки. Достатньо електронні чеки направити на емейл покупця, Viber, SMS-повідомленням, показати покупцю QR-код для зчитування на екрані пристрою з пРРО тощо. Всі ці операції здійснює програма самостійно;
- не потрібна КОРО взагалі чи якийсь альтернативний резервний РРО. У разі відсутності світла, зв’язку через Інтернет пРРО може працювати певний час в режимі офлайн (36 год без зв’язку з сервером ДПС, але не більше 168 годин). Щодо вимкнення світла, то робота пРРО можлива, якщо пристрій живиться від акумулятора, тобто це смартфон, планшет тощо;
- не потрібен ЦСО.
Недоліки пРРО:
- треба придбати пристрій-носій. Щоправда є портативні готові пристрої (смартфон + POS-термінал для зчитування банківських карт + портативний пристрій). Однак, і коштують такі пристрої близько 13 тис. грн;
- безплатний пРРО від ДПС не відзначається функціоналом. Краще сторонніх розробників, але вони платні;
- можливо знадобиться постійне оновлення програмного забезпечення від розробника пРРО, консультації тощо. Це може бути платним.
Реєстрація РРО — достатньо заяви
Уже давно не потрібно збирати стос макулатури. Для реєстрації РРО просто подайте заяву за формою № 1-РРО за основним місцем обліку, аби зареєструвати чи перереєструвати РРО (п. 4 гл. 2 розд. ІІ Порядку реєстрації РРО). Насьогодні окрім заяви ніяких більше документів не потрібно.
Подати заяву 1-РРО можна як у паперовій формі особисто, так і в електронні формі, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП). При особистій подачі представником установи при собі йому треба мати паспорт і довіреність. При електронній подачі заяви не забудьте у полі 9 реєстраційної заяви й указати емейл, на який надійде електронне посвідчення.
Для заповнення заяви необхідні дані про об’єкт оподаткування, його ідентифікатор – їх беремо з уже згаданої форми № 20-ОПП.
Увага: Не ходіть до ДПС, а проведітьскористайтеся дистанційно - доступна реєстрація рро в електронному кабінеті. В умовах пандемії COVID-19 – це актуально, як ніколи
Якщо не хочете користуватися Книгою обліку розрахункових операцій (КОРО), то у полі 8 треба поставити позначку. КОРО дає можливість працювати, коли вимкнули електроенергію чи РРО вийшов з ладу, роздаючи покупцям розрахункові квитанції. Якщо її немає – доведеться чекати або використовувати резервний РРО чи пРРО.
РРО вийшов з ладу — дійте за схемою
На період поломки РРО або в разі тимчасового (не довше ніж сім робочих днів) відключення електроенергії розрахункові операції проводьте із використанням:
Нові користувачі РРО можуть прийняти вольове рішення не проводити розрахункових операцій, якщо зламався РРО або відімкнули електрику. Аж до підключення резервного РРО або до відновлення електропостачання. Про це зробіть позначку у реєстраційній заяві (поле 8).
Увага: реєстрація РРО можна проходити без КОРО, якщо не плануєте використовувати розрахункові квитанції
Простежте, щоб у реєстраційному посвідченні була фраза: «Книгу ОРО на цей РРО не реєстрували. У разі виходу з ладу РРО або відключення електроенергії розрахункових операцій не проводять». Усе виконали? Не реєструйте і не зберігайте КОРО та РК.
Якщо заяву подали й ДПС її не відхилило, то тепер чекаємо поки пройде процедура обміну даними між ДПС і ЦСО. А відбуватиметься наступне…
Чекаємо ДПС про реєстрацію РРО
Податкова приймає рішення протягом 2-х робочих днів з дня отримання заяви 1-РРО. Якщо рішення позитивне, то ДПС направляє в ЦСО в електронній формі довідку за формою № 2-РРО. У ній міститься резерв фіскального номера РРО – це той номер, під яким буде касовий апарат буде видавати чеки в майбутньому. Цей резерв фіскального номера діє 3 робочих дні. Підстави для відмови ДПС у реєстрації РРО можна знайти у п. 8 глави 2 розд. ІІ Порядку реєстрації РРО.
Чекаємо від ЦСО фіскалізацію та персоналізацію РРО
Ці процеси відбуваються у ЦСО. Однак, на цьому етапі ЦСО уже повинен мати той екземпляр касового апарату, який вводиться ним в експлуатацію. Виконуються два заходи:
- фіскалізація – дані про фіскальний номер, отриманий від ДПС, вносяться до пам’яті апарату і він переводиться у фіскальний режим роботи;
- персоналізація – дані про касовий апарат ЦСО вносить до системи обліку у ДПС.
На завершення РРО опломбовується, здійснюється запис у документах про експлуатацію РРО, складаються довідка про опломбування (2 екземпляри, форма №1-ЦСО) та акт про введення РРО в експлуатацію (теж 2 екземпляри).
Установа отримує від ЦСО касовий апарат та свої примірники довідки та акта. Також в електронній формі ці документи пересилаються самим ЦСО до ДПС.
Чекаємо від ДПС реєстраційне посвідчення РРО
Нарешті отримуємо від ДПС реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО. Воно надходить поштою або забираємо особисто чи через довірену особу). Якщо реєстрація була дистанційна, то електронне посвідчення надійде на емейл.
Термін – наступного робочого дня після дня отримання податківцями акта й довідки від ЦСО.
У реєстраційному посвідчені має бути вказана дата внесення даних до інформаційної системи ДПС – це й є дата реєстрації.
Реєстрація РРО перевіряється у Реєстрі ЦСО.
А тепер розглянем що ж далі після реєстрації РРО.
Якщо Ви покажете керівнику цей іменний сертифікат, він вас ще більше поважатиме і цінуватиме. Адже він буде впевнений, що саме завдяки Вам ревізори підуть з установи з нульовим актом.
Після реєстрації РРО…
Якщо було обрано реєстрацію РРО з КОРО, то проходимо також процедуру реєстрації КОРО.
Необхідно налаштувати ведення товарного обліку. Якщо податківці виявлять у місці застосування РРО необлікований товар, на який відсутні первинні документи, то це загрожує штрафом. Ознайомтесь з правилами застосування РРО, проконсультуйтесь зі співробітником ЦСО стосовно конкретної моделі касового апарату.
Штрафи за порушення РРО 2020 можна знайти у ст. 17 Закону про РРО.
Z-звіт не друкують і в КОРО не клеять
Насьогодні не потрібно друкувати та підклеювати фіскальні звітні чеки (Z-звіти) до сторінок КОРО та вносити записи до книги (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку реєстрації РК та КОРО). Щодня до 24:00 треба формувати Z-звіти касового апарату. Забезпечте зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом 1095 календарних днів.
Сервіс містить бухгалтерські проведення за типовими господарськими операціями бюджетної установи ☑️
Реєстрація пРРО
Реєстрація програмних РРО ще простіша:
- скласти і подати Заяву про реєстрацію програмного РРО за формою № 1-ПРРО (вона є у додатку 1 до Порядку реєстрації пРРО, в електронному кабінеті це форма J/F 1316602). Подається вона лише в електронній формі через Електронний кабінет платника податку;
- дочекатися від ДПС повідомлення (квитанції) про реєстрацію заяви чи відмову. Це має відбутися у день надсилання такої заяви, якщо встигли це зробити до 16.00, або уже на наступний день (п. 4 розділу ІІ Порядку реєстрації пРРО);
- при реєстрації для пРРО присвоюється фіскальний номер та формується перша порція фіскальних номерів;
- здійснити відкриття зміни шляхом направлення через пРРО Повідомлення про відкриття зміни за формою № 3-ПРРО (п. 3 розділу IV Порядку реєстрації пРРО). Краще також перевірити, що пРРО переведений у фіскальний режим роботи (зазирніть до інструкції по його експлуатації). В першу чергу, це означає наявність зв’язку з сервером ДПС.
Далі залишається лише ознайомитися з інструкціями розробника програмного забезпечення щодо роботи пРРО, провести попереднє програмування пристрою і внести до його бази номенклатуру товарів, робіт, послуг, які реалізуються. КОРО для пРРО взагалі не застосовуються.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
