бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Оподаткування подарунків працівникам – на що слід звернути увагу при оподаткуванні подарунків працівникам і відображенні їх у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку. Чи обкладаються новорічні подарунки ПДФО, військовим збором, ЄСВ та ПДВ?
У пп. 165.1.39 ПКУ передбачено спеціальну «подарункову» норму. А саме, «…не включається до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) у частині, що не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі». Дана норма застосовується виключно до негрошових подарунків, тобто подарунки мають бути у натуральній (речовій) формі. Щодо грошових подарунків, то їх слід розглядати як нецільову благодійну допомогу з відповідним оподаткуванням за пп. 170.7.3 ПКУ. Однак спершу зупинимось на негрошових подарунках.
У 2023 році, наприклад, така неоподатковувана сума складає 1675 грн (=6700×0,25). Це значить, що у межах 1675 грн з вартості подарунку не утримується податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВЗ). Якщо ж вартість подарунку перевищую 1675 грн, то сума такого перевищення розглядається як додаткове благо у розумінні п. 174.5 ПКУ, з якого утримуються як ПДФО, так і ВЗ.Отже, під час оподаткування подарунків можна скористатися пільговим підпунктом пп. 165.1.39 ПКУ.
Правило оподаткування з пп. 165.1.39 ПКУ також застосовується незалежно від того, чи подарунки передбачені колективним (трудовим) договором як певна винагорода за результати праці чи без таких. Будь-який подарунок безпосередньо працівнику – це додаткове благо (п. 174.5 ПКУ, роз’яснення ДПС ЗІР 103.02).
Розрахунок ПДФО та ВЗ з оподатковуваної частини подарунку
ПДФО розраховується не з самої вартості подарунку, а з спеціальної бази оподаткування, яка збільшена за рахунок застосування натурального коефіцієнта 1,21951(=1/(1–0,18)), що визначено п. 165.5 ПКУ. Це логічно, так як вартість подарунку, по-суті, є дохід «чистими», який забрав собі працівник. Після застосування натурального коефіцієнта маємо дохід «брудними», з якого й треба рахувати ПДФО. Зверніть увагу, що натуральний коефіцієнт у даному разі застосовується не до всієї вартості подарунку, а лише до різниці між його вартістю та неоподатковуваною сумою 1675 грн.
Щодо ВЗ, то він утримується з самої оподатковуваної вартості подарунку без збільшення її на натуральний коефіцієнт, так як за п. 165.5 ПКУ застосування натурального коефіцієнта передбачено лише для ПДФО.
Вартість подарунку при розрахунку береться за звичайними (ринковими) цінами. Це не означає, що потрібно спеціально оцінювати подарунок – достатньо вартості з підтвердних документів, наприклад фіскального чеку РРО на придбання подарунку. Однак, якщо облікова вартість подарунку суттєво відрізняється від його нинішньої ринкової вартості, то тоді слід за базу взяти саме останню. Визначення такої вартості слід оформити бухгалтерською довідкою. Така проблема може виникнути, наприклад, при даруванні працівнику легкового автомобіля, який був придбаний установою досить давно й не переоцінювався.
Якщо подарунок був придбаний установою з ПДВ, то його також включаємо у базу оподаткування й розрахунку ПДФО і ВЗ, адже для працівника це є звичайною ціною. Він як фізична особа не може придбати аналогічний об’єкт без ПДВ. Крім того, при даруванні в установи, що є платником ПДВ, виникає ще й податкове зобов’язання (про це – див далі).
Приклад 1 (вартість подарунку більша неоподатковуваної суми). Для працівниці у квітні 2023 року був придбаний як подарунок фен за 3600 грн, у т.ч. ПДВ. Тоді маємо:
неоподатковувана вартість подарунку – 1675 грн;
оподатковувана вартість подарунку = 3600 – 1675 = 1925 грн. Тобто вартість при розрахунку ПДФО й ВЗ треба брати з ПДВ;
база нарахування ПДФО = 1925 грн ×1,21951 = 2347,56 грн.
Розрахунок податків:
ПДФО = 2347,56 × 0,18 = 422,56 грн;
ВЗ = 1925 × 0,015 = 28,88 грн.
Приклад 2 (вартість подарунку менша неоподатковуваної суми). Для працівниці була придбана як подарунок плойка вартістю 1200 грн, у т.ч. ПДВ. У даному разі ПДФО і ВЗ узагалі не утримуються, адже 1200 грн < 1675 грн.
Подарунки працівникам – Додаток 4ДФ
У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку сума подарунку у 2023 році відображається так:
у частині вартості, що не оподатковується (в межах 1675 грн) – код ознаки доходу «160»;
у частині вартості, що оподатковується – як додаткове благо з кодом ознаки доходу «126».
Подарунки працівникам 2023 потрапляють під обкладання ЄСВ (роз’яснення ДПС 301.03 ЗІР). Виняток – дитячі подарунки, які одержують батьки (п. 8 розд. II Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170). Дитячий вік тут – це до 18 років. Подарунки дітям, виходячи з цього пункту, можуть бути з будь-якого приводу, не тільки новорічні.
Згідно з пп. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5, одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, відносяться до фонду додаткової заробітної плати. Це і є подарунки. Так як вони входять до зарплати, то мають обкладитися і традиційним ЄСВ 22% у складі такої зарплати.
ЄСВ нараховується на всю вартість подарунку незалежно від оподаткування його ПДФО й ВЗ. Натуральний коефіцієнт при цьому не застосовується.
Однак ЄСВ не сплачується, якщо подарунки надаються непрацівникам установи, тобто особам, які не перебувають у трудових відносинах.
Приклад 3 (ЄСВ з вартості подарунка). ЄСВ на суму подарованого фена з прикладу 1 буде:
Якщо установа є платником ПДВ, то подарунки працівникам стають об’єктом оподаткування цим податком, так як така операція підпадає під визначення постачання товарів (пп. 14.1.191 ПКУ та абз. «а» п. 185.1 ПКУ). Спосіб це уникнути – закуповувати й дарувати подарунки через профспілку. Якщо ж установа (платник ПДВ) придбала подарунки й дарує їх «напряму», то має бути аж двіподаткові накладні:
Особливості
Податкові накладні на подарунки:
перша
(нульова)
друга
(на збільшення бази оподаткування)
Отримувач (покупець)
Неплатник
Власні дані
Податковий номер покупця
Не заповнюється
Власний податковий номер
Ціна товару та сума постачання
0 грн
Фактична ціна, по якій були придбані подарунки та загальна вартість
Тип причини
«02»
(постачання неплатнику податку)
«15»
(перевищення бази оподаткування)
Умовний ІПН
1000000000
Власний ІПН
Дата складання
На дату передачі подарунків фізособам (оформлення відомості видачі)
Звичайна – на дату передачі подарунків фізособам. Якщо зведена – не пізніше останнього числа місяця.
Реєстрація в ЄРПН
Так, у звичайні строки.
Так, у звичайні строки (для зведених також). Наприклад, якщо складалася зведена податкова накладна в останній день місяця, то реєстрація – не пізніше 15-го числа наступного місяця.
Графи 3.1, 4, 5 розділу Б
Заповнюються у звичайному порядку
Не заповнюються
Зведена ПН
–
Може бути як звичайна, так і зведена. Зведена повинна мати код «3»
Подарунки працівникам – через матеріальну допомогу
Через описану вище ситуацію з оподаткуванням подарунків дарувати «офіційно» подарунки вартістю більше 1675 грн у 2023 році від імені установи не доцільно. У такому разі зручніше та економніше може бути нарахувати іншому працівнику премію або матеріальну допомогу (нецільову благодійну допомогу) та за ці кошти придбати бажаний подарунок. Або ж здійснити грошовий подарунок безпосередньо самому обдарованому.
Як уже зазначалося, грошовий подарунок з точки зору податкового законодавства є нецільовою благодійною допомогою, правила оподаткування якої визначені пп. 170.7.3 ПКУ та пп. 169.4.1 ПКУ. Якщо така сума не перевищує гранично допустимої, – вона не оподатковується, тобто немає ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Гранично допустима сума – сукупно за 2023 рік 3760 грн (≈ 2684 грн × 1.4, округлення до найближчих 10 грн), де 2684 грн – це прожитковий мінімум працездатної особи на 01 січня 2023 року.
Сума, яка перевищує 3760 грн, обкладається всіма податками – ПДФО, ВЗ і ЄСВ.
Вся сума (як оподатковувана, так і ні) у Додатку 4ДФ відображається під ознакою доходу «169».
По-суті, мова йде про оподаткування матеріальної допомоги працівнику. Як правило, такі «подарунки» й оформляють як матеріальну допомогу, так як грошові подарунки можуть бути не передбачені колективним договором.
Альтернатива – нарахувати працівнику премію. Однак у такому разі повністю вся сума премію потрапляє під оподаткування ПДФО, ВЗ і ЄСВ за правилами заробітної плати.
