Усі знають, як прискіпливо ревізори перевіряють документи, що підтверджують витрати установи, – намагаються віднайти якнайбільше порушень. І якщо бачать, що установа проводила ремонт приміщення, автомобіля чи іншої техніки – обов’язково попросять надати дефектний акт. Бо це документ, який підтверджує, що матеріальний об’єкт потребує ремонту і містить перелік робіт, які потрібно виконати. Дефектний акт зазвичай складає компетентна комісія. І якщо установа не надасть такого акта ревізорам, то не матиме доказів, що об’єкт потребував ремонту. А ревізори матимуть підстави визнати незаконними витрати, які установа понесла на ремонт. Але вам це не загрожує – інформацію про те, для чого і як складають дефектний акт, отримаєте із цієї статті.
Цілком можливо, що матеріально відповідальна особа установи може виявити факт пошкодження, руйнування матеріального об’єкта. Про це необхідно проінформувати керівництво. Однак ані керівник, ані сама матеріально відповідальна особа, якщо вони не є фахівцями в цій сфері, а тим паче бухгалтер, не зможуть обстежити об’єкт на наявність дефектів і зробити фахові висновки та надати рекомендації.
Дефектний акт – це документ, який підтверджує, що матеріальний об’єкт потребує ремонту і містить перелік робіт, які необхідно виконати з цією метою. Засвідчують дефектний акт члени кваліфікованої комісії.
Цей документ виконує певні функції, зокрема:
підтверджує факт поломки об'єкта,
узагальнює думку еспертів,
є підставою, щоб скласти кошторис необхідних робіт,
указує на виявлені проблеми об'єкта,
підтверджує, що необхідно провести поліпшення, модернізацію, добудову.
Дефектний акт може слугувати обґрунтуванням доцільності поточних витрат або буде підставою включити витрати на ремонт до кошторису на наступний звітний період.
Щоб скласти дефектний акт, керівник установи має створити комісію, до складу якої необхідно включити відповідних фахівців, які можуть оцінити стан об’єкта та підтвердити, що необхідно провести поточний чи капітальний ремонт або поліпшення.
Дефектний акт оформляють члени комісії установи або посадові особи, які мають підтвердження фахового рівня і посадові інструкції яких визначають таке право. Якщо установа не має власних фахівців, то залучає відповідальних виконавців окремих видів робіт чи послуг. Вони можуть діяти як особи, яких уключили до складу комісії установи, так і окремо, щоб надати висновок (експертизу) щодо стану об’єкта.
Зазвичай головою комісії є керівник або заступник керівника з відповідними повноваженнями, який підписує дефектний акт. Також цей акт підписують усі члени комісії, присутні під час обстеження.
Дефектний акт на проведення робіт складають окремо для кожної будівлі об’єкта. До нього заносять виконані обмірювання та наводять формули розрахунків щодо кожного виду робіт.
Оформлений у такий спосіб дефектний акт використовуйте, щоб прийняти подальші управлінські рішення та оформити необхідні документи, розрахунки тощо, в тому числі пов’язані з плануванням видатків за відповідними КЕКВ, виконанням кошторису, укладанням договорів тощо. Якщо будете залучати відповідальних виконавців на платній основі для обстеження об’єкта, за результатами проведення якого отримаєте технічний висновок і рекомендації про його стан, оплату їхніх послуг проводьте за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (пп. 10 пп. 2.2.4 п. 2.2 Інструкції № 333). Так вчиняйте, якщо ці послуги не включили до проєктно-кошторисної документації.
Щоб скласти дефектний акт, керівник установи має створити комісію
Єдиної форми дефектного акта нормативно-правові документи не передбачають, тож установа може самостійно його розробити відповідно до своїх потреб та затвердити в наказі про організацію бухобліку. Не забувайте врахувати вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону № 996).
Дефектний акт, складений у довільній формі, може містити реквізити:
найменування документа — дефектний акт;
найменування об’єкта або його частини, щодо якої складають дефектний акт;
дію, на підставі якого складено дефектний акт — огляд або тестування об’єкта, результат досліджень або випробувань, експертний висновок і т. д.;
У дефектному акті необхідно зазначити, який тип ремонту необхідно виконати — поточний або капітальний — або надати припис про модернізацію, поліпшення, добудову, переобладнання об’єкта. Дефектний акт містить також найменування робіт і витрат — деталей, що вимагають заміни, матеріалів, необхідних для ремонту або поліпшення тощо; одиниці виміру робіт, деталей, матеріалів; кількість робіт, деталей, матеріалів.
У дефектному акті можуть бути примітки. У цій колонці можна зазначити, хто буде виконувати роботи, найменування підрядника або зазначити, що ремонт установа виконуватиме господарським способом, а також прописати рекомендації щодо якості матеріалів або робіт тощо.
Обов’язково – власні імена, прізвища та підписи голови та членів комісії. Окремо зазначають залучених експертів, якщо вони є членами комісії, або додають експертний висновок про стан об’єкта, сформований експертами, що не входять до складу комісії.
Дефектний акт складають у двох примірниках: один – залишають у замовника, а другий – передають виконавцю робіт. Якщо ж роботи з усунення дефектів об’єкта установа виконуватиме господарським способом, складають один примірник акта. Вартість робіт і матеріалів у дефектному акті не зазначають.
Резюмуємо: як бачимо, дефектний акт потрібно складати, щоб визначити, які конкретно роботи необхідно провести на об’єкті. На підставі такого акта установа може розрахувати вартість ремонтів та проконтролювати обсяг виконаних робіт і списаних матеріалів.
