Типових форм первинних документів для обліку господарських операцій із запасами наразі немає. Тож установи мають розробити та затвердити їх самостійно. Як визначити реквізити та форму, читайте у статті.
Без первинних документів установа не може відобразити в обліку свої господарські операції. За рекомендаціями Мінфіну, операції з надходження, руху та вибуття запасів установи оформлюють первинними документами, які затверджені Наказом № 193. Наразі цей наказ утратив чинність. Тож установи мають розробити та затвердити форми первинних документів для обліку операцій із запасами самостійно. Як це зробити та якою нормативкою користуватися, розповімо детальніше.
Облік запасів, витрат та біологічних активів: що змінив Мінфін на 2022 рік
Які форми для обліку запасів потрібні установі
Щоб мати всі необхідні форми первинних документів для обліку запасів, не обов’язково переписувати їх із наказів, які втратили чинність. Визначитися з переліком первинки допоможуть господарські операції, які проводить саме ваша установа. Проаналізуйте їх. Які активи обліковувати в складі запасів, установлює НП(с)БОДС 123 «Запаси», а на яких субрахунках — План рахунків.
Наразі для бюджетних установ є одна офіційна форма первинного документа для обліку запасів — Акт списання запасів (додаток до Методрекомендацій № 11). А решту форм треба розробити.
Що обліковувати | На яких рахунках |
| Сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, які призначені для забезпечення звичайної діяльності і досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи | 15 «Виробничі запаси» та субрахунках:
• 1511 «Продукти харчування»
• 1512 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали»
• 1513 «Будівельні матеріали»
• 1514 «Пально-мастильні матеріали»
• 1515 «Запасні частини»
• 1516 «Тара»
• 1517 «Сировина і матеріали»
• 1518 «Інші виробничі запаси» |
| Готову продукцію або незавершене виробництво. Незавершене виробництво установ, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт/послуг, щодо яких ще не визнано доходу | 18 «Інші нефінансові активи» та субрахунках:
• 1811 «Готова продукція»
• 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»
• 1816 «Інші нефінансові активи»
• 1814 «Державні матеріальні резерви та запаси»
• 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» |
| Матеріальні цінності, які установа придбала/виробила, отримала та утримує для подальшого розподілу, передачі, продажу, в тому числі вироби з дорогоцінних металів та дорогоцінного і напівдорогоцінного каміння, підручники й інші матеріали освітніх/навчальних закладів, запаси озброєння тощо |
| Активи, що становлять державні матеріальні резерви та запаси/резерви нафтопродуктів, зерна тощо |
| Малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовують не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року |
| Поточні біологічні активи, якщо їх оцінюють за НП(с)БОДС 123, а також сільськогосподарську продукцію і продукцію лісового господарства науково-дослідних закладів після її первісного визнання | 17 «Біологічні активи» та субрахунках:
• 1713 «Поточні біологічні активи рослинництва»
• 1714 «Поточні біологічні активи тваринництва» |
Щоб оформити господарські операції із запасами, установа має розробити та затвердити форми первинних документів. Ці форми затверджують у розпорядчому документі про організацію бухгалтерського обліку.
Які вимоги до реквізитів первинного документа
Форми первинних документів, які затвердила установа, мають обов’язкові реквізити. Їх визначає Закон № 996 (абз. 2 п. 3 розд. I Методрекомендацій № 11).
Обов’язкові
Додаткові
Печатка
Як розмістити реквізити первинного документа
Форми первинних документів додають до порядку організації бухобліку. Тож коли їх розробляєте, потрібно враховувати вимоги офіційних документів з діловодства.
Інструкції з діловодства держорганів відповідають вимогам Постанови № 55. Органам місцевого самоврядування також рекомендовано власні інструкції з діловодства узгодити з вимогами цієї постанови.
Крім того, не ігноруйте норми ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
З вимогами ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення документів ми вас ознайомили в публікації «ДСТУ 4163:2020: як оформляти реквізити документів за новим національним стандартом».
Застосовуйте ДСТУ 4163:2020, коли його норми не суперечать Постанові № 55 та вашій інструкції з діловодства. Наприклад, використовуйте в документах гарнітуру Times New Roman (п. 1 додатка 1 до Типової інструкції з діловодства, п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).
Звертайте увагу на вимоги інструкції з діловодства щодо відступу від межі полів, розміру шрифта, міжрядкового інтервалу.
Урахуйте, що Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщують на рівні останнього рядка назви посади (п. 4 додатка 1 до Типової інструкції з діловодства).
Коли визначаєтеся, де на формі розмістити відмітку «МП», урахуйте, що відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи. З таких міркувань виділяйте окремо місце для відмітки «МП» (п. 68 Типової інструкції з діловодства).
