Держслужбовці та працівники держорганів, ОМС, бюджетних установ мають право працювати дистанційно за умови наявності організаційних і технічних можливостей для виконання посадових обов’язків. Розглянемо чим потрібно керуватись та що зробити для впровадження дистанційної роботи.
У держорганах, ОМС та бюджетних установах запроваджують дистанційну роботу з урахуванням законодавства, що регулює їх діяльність. Для працівників ОМС та бюджетних установ при запровадженні дистанційної роботи потрібно керуватись статтями 29, 60-2, 135-1, частинами 10-11 статті 153 КЗпП.
Дистанційна робота законодавство, яким повинні керуватись держслужбовці та працівники держорганів для її запровадження, визначають:
статті 29, 60-2, 135-1, частини 10-11 статті 153 КЗпП;
Методичні рекомендації щодо організації роботи державних службовців за межами адміністративної будівлі державного органу, затверджені наказом НАДС від 13.11.2020 № 215-20 (далі – Методрекомендації).
Дистанційну роботу не можна ототожнювати з надомною роботою, оскільки дистанційно працюють офісні працівники, які працюють інтелектуально. За надомної використовують ручну роботу. За дистанційною роботою місце роботи може бути не лише дім працівника, а будь-яке місце, узгоджене між працівником і роботодавцем. Надомна робота – це виключно окрема виробнича зона вдома працівника.
Дистанційна робота в бюджетних установах
Щоб організувати роботу працівника бюджетної установи дистанційно, потрібно дотримати вимог КЗпП. Дистанційна робота можлива у двох формах:
укладення трудового договору про дистанційну роботу;
видання наказу про запровадження дистанційної роботи та визначення переліку працівників, яких це стосується, – без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі.
Однак не всі можуть працювати дистанційно. Якщо виконання трудової функції передбачає обов’язкове перебування працівника в приміщенні установи чи потребує доступу до комп’ютерного, телекомунікаційного чи програмного забезпечення, яке функціонує лише у межах приміщення установи, про дистанційну роботу можна забути.
Розглянемо більш детально, яку форму організації дистанційної роботи застосовувати.
Працівник, який виявив бажання працювати дистанційно, подає на ім’я керівника установи заяву, в разі погодження якої на період дистанційної роботи укладають трудовий договір про дистанційну роботу. Головна умова – можливість виконувати трудову функцію дистанційно. Якщо ж трудова функція працівника «прив’язана» до робочого місця, жодної мови про дистанційну роботу бути не може.
Дистанційна робота в бюджетних установах організовується роботодавцем. Тож він:
1. Укладає з працівником трудовий договір про дистанційну роботу;
2. Інформує працівника:
про місце роботи, його трудову функцію, дату початку виконання роботи;
права та обов’язки, умови праці;
правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, про положення колективного договору;
тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
процедуру та строки попередження про припинення трудового договору;
3. Надає за потреби необхідні для виконання роботи обладнання та засоби, а також рекомендації щодо роботи з ними (без обладнання та засобів дистанційна робота в бюджетних установах неможлива);
4. Проводить інструктажі з питань охорони праці і протипожежної безпеки в межах використання ним обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем;
За зразок трудового договору про дистанційну роботу можна взяти Типову форму трудового договору про дистанційну роботу, затверджену наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21. Відповіді на поширені запитання щодо застосування типових форм трудових договорів про дистанційну роботу розміщено у розділі «Режими роботи» підрубрики «Умови праці» рубрики «Діяльність» офіційного вебсайту Мінекономіки.
Дистанційна робота в бюджетних установах можлива також з поєднанням виконання працівником роботи на робочому місці у приміщенні установи-роботодавця. Як правило, ці моменти роботодавець і працівник узгоджують у трудовому договорі про дистанційну роботу. Можна прописати графік, в які дні працівник працює виключно дистанційно, а в які – на робочому місці у приміщенні установи. Це може бути один раз на тиждень/на два тижні/на місяць, при цьому ці дні слід чітко конкретизувати, щоб працівник розумів у який день йому потрібно приїхати на робоче місце в приміщення установи. Ця конкретизація допоможе уникнути спірних ситуацій коли відсутність на робочому місці розцінюють як прогул.
Видати наказ про запровадження дистанційної роботи та визначити перелік працівників, яких це стосується, роботодавець може згідно з частиною 11 статті 60-2 КЗпП у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.
Враховуючи, що в країні діє правовий режим воєнного стану дистанційна робота в бюджетних установах запроваджується наказом керівника для тих працівників, які можуть виконувати свою роботу дистанційно. При цьому трудовий договір про дистанційну роботу в письмовій формі не укладають.
З наказом потрібно ознайомити працівника під підпис протягом двох робочих днів з дня його прийняття. Лише після його ознайомлення працівник може виконувати роботу дистанційно.
Особливим моментом при запровадженні дистанційної роботи є наявність обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, що необхідні для виконання працівником своїх обов’язків. Роботодавець має забезпечити ним працівника. Організація його встановлення та технічного обслуговування – це витрати роботодавця, а не працівника. При цьому з працівником обов’язково укладають письмовий договір про повну матеріальну відповідальність щодо обладнання та засобів, які йому передав роботодавець.
Наказом можуть також затвердити положення про дистанційну роботу в бюджетній установі або передбачити окремий розділ у правилах внутрішнього трудового розпорядку. Як правило, у положенні прописують умови/особливості виконання трудової функції працівником, її контролю безпосереднім керівником та інші організаційні моменти. Особливості контролю за виконанням працівником трудової функції можна перейняти з Методрекомендацій, які розроблені НАДС для держслужбовців. Якщо ж положення нема, усі нюанси та особливості роботи дистанційно потрібно прописати у наказі про запровадження дистанційної роботи.
Дистанційна робота в державних органах
Дистанційна робота у держорганах можлива у таких формах:
для працівників держоргану:
укладення трудового договору про дистанційну роботу;
видання наказу про запровадження дистанційної роботи та визначення переліку працівників, яких це стосується, – без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі.
для держслужбовців – робота за межами адмінбудівлі держоргану.
Ініціатором дистанційної роботи є:
працівник держоргану/держслужбовець;
керівник державної служби – в період воєнного стану (п. 1 Постанови № 440).
Працювати дистанційно за межами країни у період воєнного стану працівникам держорганів і держслужбовцям забороняє пункт 2 Постанови № 440. Винятком є лише службове закордонне відрядження, перебуваючи в якому він може виконувати свої обов’язки дистанційно.
Форми дистанційної роботи для працівників держорганів аналогічні тим, які вже описані у розділі «Дистанційна робота в бюджетних установах». Тож на них окремо зупинятись не будемо.
Дистанційна робота держслужбовця можлива у формі роботи за межами адмінбудівлі держоргану. Розглянемо її більш детально.
Якщо ініціатором дистанційної роботи виступає держслужбовець, йому потрібно звернутись до безпосереднього керівника та керівника самостійного структурного підрозділу (за наявності) з пропозицією щодо такої роботи. Звертається держслужбовець усно або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку. При цьому з дати звернення до запровадження дистанційної роботи має бути як мінімум два робочі дні аби керівник мав змогу оцінити всі за і проти та прийняти відповідне рішення.
Керівник спочатку з’ясовує про наявність у нього належного матеріально-технічного забезпечення, доступу до інформаційно-телекомунікаційних систем, необхідних для виконання роботи за межами адмінбудівлі. Якщо вони відсутні у держслужбовця, керівник з’ясовує можливість держоргану забезпечити робоче місце держслужбовцю віддалено.
Дистанційна робота держслужбовця можлива після її погодження безпосереднім керівником та після повідомлення служби управління персоналом про початок роботи держслужбовця за межами адмінбудівлі. Та це ще не все. Держслужбовець готує та погоджує з безпосереднім керівником завдання, визначені на період дистанційної роботи, строки ïx виконання. Для цього використовує примірну форму переліку завдань, визначених на період роботи за межами адмінбудівлі (додаток до Методрекомендацій).
Якщо ініціатором дистанційної роботи виступає керівник державної служби, видається наказ про запровадження дистанційної роботи та визначається перелік працівників, які працюватимуть дистанційно. Це передбачає пункт 1 Постанови № 440 та стаття 60-2 КЗпП.
Коли відмовити
Безпосередній керівник держслужбовця відмовляє у дистанційній роботі якщо:
відсутні завдання, які держслужбовець може виконувати за межами адмінбудівлі;
відсутні можливості їх виконувати якісно, ефективно та результативно;
відсутнє у держслужбовця належне матеріально-технічне забезпечення і держорган ним не може його забезпечити;
посадові обов’язки передбачають використання інформації з обмеженим доступом;
для виконання завдань потрібне програмне забезпечення, яке функціонує лише у межах приміщення держоргану;
посадові обов’язки держслужбовця передбачають перебування його в приміщенні держоргану.
Безпосередній керівник може відкликати держслужбовця з дистанційної роботи – якщо виникли невідкладні завдання, які можна виконати лише в межах адмінбудівлі держоргану. Цей випадок передбачає пункт 12 Методрекомендацій. Доцільно його також передбачити у Правилах внутрішнього службового розпорядку держоргану. Про це керівник повідомляє держслужбовця не менше як за один робочий день до припинення роботи за межами адмінбудівлі та службу управління персоналом.
Якщо ініціатором дистанційної роботи виступав керівник державної служби, наказ про запровадження дистанційної роботи скасовують повністю чи частково (в частині держслужбовця). Його текст доводять до держслужбовця. У перший день роботи в межах адмінбудівлі держоргану держслужбовець ознайомлюється з оригіналом наказу.
Якщо ж мова йде про працівників бюджетних установ, ОМС, процедуру відкликання з дистанційної роботи, ситуації, за яких можливо відкликати з дистанційної роботи, потрібно визначати у Положенні про дистанційну роботу. Якщо його не затверджували – у наказі, яким запровадили дистанційну роботу. Якщо дистанційну роботу запровадили шляхом укладення відповідного трудового договору – процедуру та ситуації зазначають у трудовому договорі про дистанційну роботу. Якщо процедура відкликання не прописана у цих документах, спочатку до них потрібно внести відповідні зміни, ознайомити з ними працівника і лиш після цього – відкликати його з дистанційної роботи за прописаною процедурою.
