За порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам більш як за один місяць передбачено фінансову санкцію для роботодавця у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення (з квітня 2024 року – 24000 грн). Що врахувати аби правильно визначити терміни виплати заробітної плати і не допустити порушення розглянемо далі.
Терміни виплати зарплати та інших виплат слід прописати у колективному договорі. Якщо їх не встановлено або не укладали колективний договір, терміни прописуємо у наказі, положенні, попередньо погодивши з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Перш ніж встановлювати терміни виплати заробітної плати в бюджетних установах, держорганах, ОМС потрібно звернути увагу на законодавчі норми, які закріплені у статтях 115, 116 КЗпП, статті 21 Закону про відпустки, статті 24 Закону про загальнообов’язкове державне соціальне страхування:
зарплату виплачують у робочі дні;
виплачують регулярно не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів;
виплачують не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;
якщо день виплати зарплати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, її виплачують напередодні;
зарплату за весь час відпустки (відпускні) виплачують до початку відпустки;
страхові виплати (допомогу по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах) виплачують у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати.
Окрім цього терміни виплати зарплати працівникам в бюджетних установах, держорганах, ОМС у останньому місяці бюджетного року зміщуються у зв’язку завершенням/закриттям бюджетного року. Наприклад, 27.12.2023 було останнім днем проведення платежів за видатками клієнтів органів Казначейства в бюджетному 2023 році відповідно до Регламенту роботи органів Державної казначейської служби України у період завершення бюджетного 2023 року та початку 2024 року, затвердженого наказом Казначейства від 27.11.2023 № 299. Тобто незважаючи на встановлені терміни виплати зарплати зарплату за грудень потрібно було виплатити працівникам до 27.12.2023, інакше пізніше бухгалтер бюджетної сфери це зробити не зміг би – усі невикористані кошти повернулися б у бюджет.
Щоразу, коли нараховуєте працівникам зарплату, маєте сплатити ЄСВ. Банки приймають документи на виплату/перерахування зарплати, тільки якщо страхувальник одночасно подав розрахункові документи на перерахування ЄСВ (ч.2 ст.24 Закону про ЄСВ). Сума внеску має бути не меншою за п’яту частину коштів для виплати зарплати, що зазначили угрошовому чеку, платіжному дорученні чи іншому розрахунковому документі. Якщо не надасте документа на сплату ЄСВ, банк не перерахує грошей іне видасть готівки. Та інколи зарадить довідка-розрахунок. Щоб правильно заповнити її зпершого разу, скористайтеся готовим зразком. Податківці перевіряють ці довідки дуже ретельно.
Щоб дотримати вимоги законодавства у колективному договорі прописуйте не строки, а терміни виплати зарплати із зазначенням конкретних дат. Наприклад, зарплату за першу половину місяця (аванс) виплачують 16 числа поточного місяця, зарплату за місяць – 01 числа місяця, наступного за місяцем за який нараховано зарплату.
Проміжок часу не більше 16 календарних днів між виплатами стосується не лише дат поточного місяця, а й наступного. Наприклад, між датою виплати зарплати за квітень та авансу за першу половину квітня проміжок часу має бути 16 або менше днів, так само як і між датою виплати авансу за першу половину травня і зарплати за квітень.
Граничні терміни виплати зарплати:
за першу половину місяця – 22 число поточного місяця;
за повний місяць – 7 число наступного місяця (місяця, наступного за місяцем, за який нараховано зарплату).
Пізніше цих дат виплачувати зарплату не можна, як і встановлювати терміни для виплати зарплати з пізнішими за ці дати. Адже це призведе до порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам.
Візьмемо граничні дати для виплати зарплати за основу та визначимо конкретні дати для виплати авансу та зарплати, які можна прописати у колективному договорі.
Терміни виплати зарплати
№ варіанту
Число поточного місяця, за 01–15 числа якого нараховуємо аванс
Число місяця, наступного за місяцем, за який нараховано зарплату
1
22
07
2
22
06
3
21
06
4
21
05
5
20
05
6
20
04
7
19
04
8
19
03
9
18
03
10
18
02
11
17
02
12
17
01
13
16
01
Якщо пропишете у колективному договорі терміни виплати зарплати за одним із 13 варіантів, дотримаєте вимог статті 115 КЗпП щодо проміжку часу між датами, який не перевищує 16 календарних днів та граничного строку у 7 днів після закінчення періоду, за який нараховано виплату.
Законодавство не забороняє виплачувати зарплату раніше дати закінчення періоду, за який її нараховують. Тож у бюджетній сфері можуть бути і такі варіанти.
Терміни виплати зарплати (в період нарахування)
№ варіанту
Число поточного місяця, за 01–15 числа нараховуємо аванс
Число поточного місяця, за який нараховано зарплату
14
16
31
15
15
31
16
15
30
17
14
30
18
14
29
19
13
29
20
13
28
Ці терміни виплати зарплати не порушують статтю 115 КЗпП, але по факту зарплату доведеться нараховувати наперед – в день нарахування за ще не відпрацьований час. Такі терміни додають клопоту бухгалтеру бюджетної сфери в разі коли працівник в останній день періоду нарахування звільниться, захворіє. Перерахунку зарплати, а в деяких випадках і повернення зайвовиплаченої зарплати, не уникнути.
Якщо в колективному договорі прописали конкретні дати виплати, їх слід бухгалтеру дотримувати. Якщо день виплати зарплати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, її виплачують у робочий день напередодні вихідного, святкового або неробочого дня. Це обов’язково теж слід прописати у колективному договорі. Терміни виплати заробітної плати в бюджетних установах мають містити ще одну норму: якщо орган Казначейства визначив останній день проведення платежів за видатками, зарплату виплачують у робочий день, що передує останньому дню проведення платежів за видатками.
Зарплату за весь час відпустки (відпускні) виплачують до початку відпустки (ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону «Про відпустки»). У колективному договорі можна прописати таку саму фразу щодо термінів виплати зарплати або зазначити, що їх виплачують не пізніше робочого дня, що передує даті початку відпустки працівника. Конкретизувати, за скільки днів до початку виплачувати відпускні, не варто – оскільки бувають різні ситуації у наданні відпусток.
Якщо працівникові надали відпустку, для перерахування суми відпускних для бухгалтера граничним терміном буде останній робочий день, що передує даті початку відпустки працівника.
Для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності датою виплати буде найближча після дня нарахування цієї суми дата виплати авансу чи дата виплати зарплати.
Найближчі після дня призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах дати, установлені для виплати зарплати, роботодавці можуть не дотримати через затримку фінансування від органів ПФУ. Тому в колективному договорі доцільно конкретизувати термін виплати заробітної плати для страхових виплат обравши відповідний варіант:
у найближчий після дня призначення та фінансування допомоги термін, установлений для виплати зарплати;
не пізніше робочого дня, наступного за днем отримання фінансування від органів ПФУ.
Обов’язково у колективному договорі пропишіть терміни, у які виплачують зарплату та інші виплати звільненим працівникам. Так, зарплату та інші виплати, крім допомоги по тимчасовій непрацездатності, звільненому працівнику виплачують:
у день звільнення;
не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок – якщо працівник в день звільнення не працював.
Допомогу по тимчасовій непрацездатності звільненому працівнику виплачують не пізніше робочого дня, наступного за днем отримання фінансування від органів ПФУ. Визначений строк у статті 116 КЗпП не розповсюджується на страхові виплати, оскільки роботодавець її може виплатити виключно після отримання фінансування від органів ПФУ. Виплачувати її за рахунок коштів місцевого/державного бюджету як і потім відшкодовувати таку виплату за рахунок отриманого фінансування від ПФУ заборонено.
Щоб не допустити порушення не можна вказувати у колективному договорі:
термін виплати зарплати як останній день місяця, за який нараховується зарплата. Адже буде зазначено конкретну дату виплати авансу, а через різну тривалість місяців буде недотримано проміжку часу між датами виплати, який не повинен перевищувати 16 календарних днів.
не зазначати конкретні дати виплати авансу чи зарплати;
вживати з датами словосполучення «пізніше», «раніше», «не пізніше», «не раніше» тощо – якщо мова йде про зарплатний аванс чи зарплату.
Якщо в колективному договорі чітко визначили терміни виплати заробітної плати в бюджетних установах, держорганах, ОМС, їх бухгалтер має дотримувати. А от їх недотримання призведе до порушення вимог законодавства про працю та відповідних наслідків.
Наприклад, виплата зарплатного авансу чи зарплати припадає на вихідний день. Бухгалтеру потрібно завчасно нарахувати їх, запросити фінансування, підготувати платіжні документи, щоб виплата зарплати пройшла робочим днем, що передує вихідному дню. Якщо ж бухгалтер виплатить зарплату вже у робочий день після вихідного дня – порушить терміни виплати зарплати.
