⚡️️ Документы по зарплате нужно правильно хранить и своевременно уничтожать. Если нет - оплатите штраф. ✔️️Но он вам точно не грозит, если примите во внимание наставления нашего эксперта
Минимальные сроки хранения основных зарплатных документов найдете в Перечне № 578. А еще лучше - воспользуйтесь нашей шпаргалкой. Тогда не придется каждый раз листать огромный нормативный акт, чтобы найти срок хранения нужного документа.
😯Повернення індексації зарплат: як нараховувати вперше
Как считать срок хранения документов по заработной плате
Срок хранения документов по заработной плате вычисляйте с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводства. Например, если дело завершили делопроизводством в 2019 году, срок их хранения начинайте считать с 1 января 2020 года (п. 2.10 Перечня № 578).
Что означает «дело, завершено делопроизводством»? В конце года служба делопроизводства обязательно закрывает итоговой записью номенклатуру дел организации, которую подписывает руководитель службы делопроизводства (п. 20 гл. 1 разд. IV Правил № 1000). Итоговая запись в номенклатуре дел содержит количество дел, которые :
- сформированы и подлежат хранению в течение определенного срока;
- переходят с пометкой «ЭПК» рядом со сроком хранения документов. Отметка «ЭПК» означает, что решение о внесении в национальный архивный фонд (НАФ) или уничтожении этих документов принимают экспертно-проверочные комиссии госархива.
Срок хранения завершенных делопроизводством дел зависит от вида документов. Например, завершены в 2019 году:
| Табели учета рабочего времени | Храните год, уничтожайте в 2022 году |
| Приказы с кадровых вопросов временного хранения (о командировках, предоставлении ежегодного отпуска, отпуска работникам, которые имеют детей) | Храните пять лет, уничтожайте в 2026 году |
| Дела с листками нетрудоспособности | Храните три года, уничтожайте в 2024 году |
Документы на зарплату - ответственность
За нарушение правил работы с документами по зарплате закон предусматривает такую ответственность:
Если во время налоговой проверки контролеры обнаружат, что в организации отсутствуют табели, зарплатные сведения и другие документы, связанные с объектами налогообложения, заплатите штраф:
Необеспечение плательщиком налогов хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных статьей 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление плательщиком налогов контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля тянут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривен.
Статья 121 НК
Чтобы избежать этих штрафов, не уничтожайте документов по зарплате, пока не убедитесь, что срок хранения документов по заработной плате прошел и есть утвержденный руководителем организации документ на их уничтожение.
