Документы на зарплату: работа со сроками хранения и алгоритм уничтожения

⚡️️ Документы по зарплате нужно правильно хранить и своевременно уничтожать. Если нет - оплатите штраф. ✔️️Но он вам точно не грозит, если примите во внимание наставления нашего эксперта

Документы на зарплату: работа со сроками хранения и алгоритм уничтожения

Базовые показатели для расчета зарплаты, налогов и больничных с 1 января

Минимальные сроки хранения основных зарплатных документов найдете в Перечне № 578. А еще лучше - воспользуйтесь нашей шпаргалкой. Тогда не придется каждый раз листать огромный нормативный акт, чтобы найти срок хранения нужного документа.

Вам больше не нужно листать огромный нормативный акт, чтобы найти срок!

Как считать срок хранения документов по заработной плате

Срок хранения документов по заработной плате вычисляйте с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводства. Например, если дело завершили делопроизводством в 2019 году, срок их хранения начинайте считать с 1 января 2020 года (п. 2.10 Перечня № 578).

Что означает «дело, завершено делопроизводством»? В конце года служба делопроизводства обязательно закрывает итоговой записью номенклатуру дел организации, которую подписывает руководитель службы делопроизводства (п. 20 гл. 1 разд. IV Правил № 1000). Итоговая запись в номенклатуре дел содержит количество дел, которые :

  • сформированы и подлежат хранению в течение определенного срока;
  • переходят с пометкой «ЭПК» рядом со сроком хранения документов. Отметка «ЭПК» означает, что решение о внесении в национальный архивный фонд (НАФ) или уничтожении этих документов принимают экспертно-проверочные комиссии госархива.

Срок хранения завершенных делопроизводством дел зависит от вида документов. Например, завершены в 2019 году:

Табели учета рабочего времениХраните год, уничтожайте в 2022 году
Приказы с кадровых вопросов временного хранения (о командировках, предоставлении ежегодного отпуска, отпуска работникам, которые имеют детей)Храните пять лет, уничтожайте в 2026 году
Дела с листками нетрудоспособностиХраните три года, уничтожайте в 2024 году

Как уничтожить документы по зарплате

Документы на зарплату - ответственность

За нарушение правил работы с документами по зарплате закон предусматривает такую ответственность:

НарушениеАдминштраф
Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов136-255 грн (ст. 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях; КоАП)
Нарушение требований к хранению документов, что привело к нарушению правил ведения налогового учета85-170 грн (ст. 163-1 КоАП)
Необеспечение хранения документов первичного учета170-255 грн (ст. 186-3 КоАП)

Если во время налоговой проверки контролеры обнаружат, что в организации отсутствуют табели, зарплатные сведения и другие документы, связанные с объектами налогообложения, заплатите штраф:

Необеспечение плательщиком налогов хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных статьей 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление плательщиком налогов контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля тянут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривен.

Статья 121 НК

Чтобы избежать этих штрафов, не уничтожайте документов по зарплате, пока не убедитесь, что срок хранения документов по заработной плате прошел и есть утвержденный руководителем организации документ на их уничтожение.

Чи можна знищувати листки непрацездатності, якщо ФСС не проводив перевірки



зміст

Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді