Документальному оформленню подарунків працівникам чи їх дітям слід приділити особливу увагу. Позаяк саме воно визначає порядок оподаткування такого заохочення.
Як правило, гарантії працівникам закладають у колективному договорі, в окремих випадках — в індивідуальних трудових договорах. Іноді до колективних договорів записують норму про надання цінних подарунків працівникам із нагоди ювілейних дат. Такі подарунки мають «зарплатний характер». Їх оподатковуйте як заробітну плату. Але очевидно, що новорічні подарунки, які роботодавець планує надавати всім працівникам або їх дітям, не можна підвести під цю норму колективного договору. Тут доцільно скористатися спеціальною «подарунковою» нормою підпункту 165.1.39 Податкового кодексу України (ПК).
►Як правильно розрахувати податок на доходи фізичних осіб
Найперше, щоб видати подарунки, оформте наказ по підприємству — навіть якщо надаєте їх відповідно до колективного договору. У ньому визначте відповідальну особу, вартісну межу подарунка, місце закупівлі подарунків і порядок їх видачі.
►Як зміниться облік застрахованих осіб
Якщо подарунки надаватимуть дітям працівників, рекомендуємо також додати список дітей, складений за копіями свідоцтв про їх народження. Проконтролюйте і документально підтвердьте придбання подарунків відповідними документами: банківською випискою з рахунку чи авансовим звітом із доданими первинними документами (чеки, квитанції, накладні, товарні чеки).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
