Командировка — это поездка работника в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения по приказу руководителя. При этом учреждение оплачивает работнику командировки и компенсирует возможные расходы — выплачивает суточные командировочные расходы, ведь к этому обязывает законодательство.
Нормативные документы для оформления командировок
Чтобы правильно оформить командировку работника и выплатить командировочные, нужно руководствоваться:
- статьей 121 Кодекса законов о труде. Гарантирует за время пребывания в командировке оплату суточных, возмещение стоимости проезда к месту назначения и на обратную дорогу, расходы на аренду жилья в законодательно установленных размерах. Обязывает сохранять за работником должность и место работы во время командировок;
- Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу от 13.03.1998 № 59 (далее — Инструкция № 59). Регулирует правила оформления пребывания в командировке;
- Постановлением КМУ «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98 (далее — Постановление № 98). Устанавливает сроки и суммы возмещения расходов.
Сроки служебных командировок
На сколько отправлять работника в служебную поездку — определяет руководитель учреждения. Эту и другую обязательную информацию о поездке должен содержать приказ на командировку. От продолжительности поездки зависят суточные командировочные 2020 года. Однако при установлении продолжительности руководитель должен учитывать требования пункта 6 Постановления № 98. Так, одна служебная поездка не может длиться дольше:
- 30 календарных дней — в пределах Украины;
- 60 календарных дней — за границу.
Пункт 6 Постановления № 98 имеет исключения. Продолжительность служебной поездки, за которую выплачивают командировочные 2020 года, можно увеличивать до:
- 1 года — рабочим, которых отправляют за границу по внешнеэкономическому договору на выполнение проектных, строительных работ, организаций выставок, культурных мероприятий; госслужащим для ликвидации стихийного бедствия;
- 90 дней — военнослужащим, направляемых на обучение в военные учебные заведения, и до 18 месяцев, если возмещение расходов осуществляет учреждение, принял такого военнослужащего на обучение;
- 2 лет — аспирантам, докторантам, научным сотрудникам, направляемых в учреждения высшего образования и научных учреждений за границу на стажировку.
Предельный размер суточных в командировке
Учреждения при наличии документов, подтверждающих расходы, компенсируют их за счет бюджетных средств в рамках предельных размеров, указанных в приложении 1 Постановления № 98. Так, командировочные 2020 года составляют:
- по Украине — 60 грн, а предельная сумма на аренду жилья — не более 600 грн в сутки;
- за границу — в пределах размера, указанного в приложении 1 Постановления № 98, в зависимости от государства, в которое учреждение направляет работника.
Суточные по Украине
За время служебной поездки в пределах Украины работнику нужно возместить расходы на (п. 2, п. 7 Постановления № 98, п. 5, п. 6 разд. II Инструкции № 59):
- аренду жилья, в т. ч. за время вынужденной остановки в пути — в пределах предельных сумм, указанных в приложении 1 Постановления № 98;
- бронирование места в гостинице — не более 50% его стоимости за сутки;
- бытовые услуги, включенные в счета по оплате стоимости проживания (стирка, глажка и др.) — не более 10% суммы суточных за все дни пребывания;
- телефонные разговоры — размер согласовывает руководитель;
- питание, включенное в стоимость проживания или проездных документов — без определения конкретной суммы, платят за счет суточных;
- проезд (в частности перевозку багажа, бронирование билетов) к месту командировки и обратно — в размере стоимости проезда, с учетом расходов, которые в нее включены. Возмещают стоимость проезда любым транспортом, кроме такси.
❗️ Розберемо всі нюанси, а також поговоримо про те, кого з працівників взагалі не варто направляти у відрядження під час карантину, а кого відправити можна, але за певних умов.
Суточные за границу
На перебывание за границей работник может получить командировочные 2020 на:
- проживание в гостинице, других жилых помещениях — в пределах граничных размеров на наем жилья, определенных в приложении 1 Постановления № 98;
- бытовые услуги, включенные в стоимость проживания (стирка, чистка одежды и т. п.) — не более 10% суточных расходов для государства, в которое командирован работник;
- проезд (включая перевозку багажа, пользование постельными принадлежностями в поездах и т. д.) к месту командировки и обратно, по месту командировки (в частности на арендованном транспорте);
- бронирование мест в гостиницах — размер суточных за границу — не более 50% стоимости места за сутки;
- оформление загранпаспортов;
- оформление разрешений на въезд (виз);
- страховой полис, если это требуется по законам государства, в которое командирован работник;
- обязательное страхование и другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командировки;
- служебные телефонные разговоры, если это согласовано с руководителем;
- комиссию в случае обмена валюты;
- питание, что входит в счета на наем жилого помещения, проездных документов — без определения конкретной суммы, возмещают в процентах сумм суточных для соответствующего государства за приложением 1 Постановления № 98 (80% — при однократном, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании).
Выплачиваем суточные расходы
Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и другие нужды, понесенные в командировке). Суммы суточных расходов для работников утверждены Постановлением № 98.
Суточные 2020 года руководитель определяет в приказе о командировке на основе соответствующих документов (п. 4 разд. II Инструкции № 59).
Командированному работнику нужно вовремя выдать аванс на командировку в пределах определенной платы за проезд, аренду жилья, суточных.
Если работник получил аванс на командировку и не уехал, он должен в течение трех банковских дней со дня отмены поездки вернуть эти средства.
По возвращении из командировки работник обязан в течение пяти банковских дней представить авансовый отчет. Вместе с отчетом работник подает оригиналы документов, удостоверяющих расходы в командировке, с указанием формы оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).
Самопроверка профессиональных знаний
Ты классный бухгалтер и в оплате командировок тебе нет равных? Покажи свой результат — пройди самопроверку профессиональных знаний:
Налогообложение суточных
Сумма возмещенных работнику расходов, а именно, на:
- проезд,
- проживание в отелях или иных жилых помещениях,
- питания, входит в стоимость проживания или проезда,
- бытовые нужды,
- телефонные разговоры,
- оформление загранпаспортов,
- оформление разрешений на въезд (виз),
- обязательное страхование,
- другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки,
не является доходом работника, который нужно обложить налогом (пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины).
Также в налогооблагаемый доход не входят суточные командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой.
Законодательство устанавливает:
- суточные по Украине в размере не более 0,1 размера минзарплаты, определенной по состоянию на 1 января налогового года, за каждый день командировки. Поскольку с 1 января 2019 года минимальная зарплата увеличилась (ст. 8 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2018 год» от 07.12.2017 № 2246-VIII), максимальный размер необлагаемых суточных в 2019 году тоже изменился. Поэтому он составляет 417,30 грн в сутки;
- суточные за границу — не более 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному Нацбанком.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
