Кто учитывает рабочее время
Табель учета рабочего времени в Украине составляет лицо, которое определяет руководитель отдельным приказом или в должностной инструкции которой определен такой долг.
Так, рабочее время учитывает:
- работник структурного подразделения — работников структурного подразделения;
- секретарь, помощник или кадровик — руководителя учреждения, его заместителей и специалистов, которые не входят в состав структурных подразделений;
- кадровик — всех работников, если учреждение небольшое.
Когда составлять табель учета рабочего времени в 2023 году
Если в учреждении за первую половину месяца начисляется аванс по заработной плате без учета отработанного времени, табель составляем раз в месяц — только для начисления зарплаты.
Если отработанное время учитываем, табель рабочего времени на 2023 год составляем 2 раза в месяц:
- для начисления аванса;
- для начисления зарплаты.
Его подаем в бухгалтерию учреждения. При этом перед подачей даем на подпись ответственному лицу, руководителю структурного подразделения и кадровику. Без подписи бухгалтер его не примет. Когда подавать табель — определяет график документооборота в учреждении.
Бланк табеля учета рабочего времени 2023
Форма табеля учета рабочего времени утвержденная приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489. Это типовая форма первичной учетной документации № П-5.
Информация в реквизитах бланка позволяет не только правильно начислить зарплату работникам, но и является базой для составления статистической отчетности, средством контроля за тем, соблюдает ли работник установленный режим работы и т. п.
Лицу, ответственному за ведение табеля, достаточно прописать постоянные реквизиты в бланке и заполнить для каждого периода только реквизиты, которые меняются.
Реквизиты, которые содержит табель рабочего времени, можно дополнять другими. Однако следует помнить о правиле применения типовой формы: уже утверждены в ней реквизиты изменять или исключать запрещено. То есть новые добавляем по необходимости, а утвержденные не меняем и не исключаем.
Норми тривалості робочого часу на 2023 рік
Коды в табеле учета рабочего времени
| Условные обозначения в табеле учета рабочего времени | Код | |
| Буквенный | Цифровой | |
| Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 1 |
| Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделю) | РС | 2 |
| Вечерние часы работы | ВЧ | 3 |
| Ночные часы работы | РН | 4 |
| Сверхурочные часы работы | НУ | 5 |
| Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 6 |
| Командировки | ВД | 7 |
| Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона Украины "Об отпусках") | В | 8 |
| Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона Украины "Об отпусках") | Д | 9 |
| Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины "О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы" | Ч | 10 |
| Творческий отпуск (ст. 16 Закона Украины "Об отпусках") | ТВ | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 15 Закона Украины "Об отпусках") | Н | 12 |
| Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона Украины "Об отпусках") | НБ | 13 |
| Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п. 3, 12, 13, 17 Закона Украины "Об отпусках") | ДБ | 14 |
| Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона Украины "Об отпусках") | ДО | 15 |
| Отпуск по беременности и родам (статья 17 Закона Украины "Об отпусках") и отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона Украины «Об отпусках») | ВП | 16 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п.3 Закона Украины "Об отпусках") | ДД | 17 |
| Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (статья 26 Закона Украины "Об отпусках") | НА | 18 |
| Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ) | БЗ | 19 |
| Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 |
| Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 |
| Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывной подготовки, военные сборы, донорские, отгул и т.д.) | ІН | 22 |
| Простои | П | 23 |
| Прогулы | ПР | 24 |
| Массовые невыходы на работу (забастовки) | С | 25 |
| Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 |
| Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др. подтверждена справками лечебных учреждений) | НН | 27 |
| Неявки по невыясненным причинам | НЗ | 28 |
| Другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 |
| Другие причины неявок | І | 30 |
Ведение табеля учета рабочего времени
Лицо, ответственное за учет рабочего времени в структурном подразделении, сначала прописывает постоянные реквизиты:
- название учреждения;
- название структурного подразделения;
- код ЕГРПОУ учреждения;
- сведения о работнике структурного подразделения (порядковый и табельный номер, пол, должность, фамилия, имя, отчество).
Як оплатити надурочні години працівнику, який звільняється
Табель учета рабочего времени 2023 года заполняем по периодам, отмечая дату составления и отчетный период. Например, если табель подаем два раза в месяц, то есть за первую и за вторую половину месяца, отчетным периодом будет промежуток времени:
- с «01.09» по «15.09» — для начисления аванса за первую половину месяца;
- с «01.09» по «30.09» — для начисления зарплаты.
Далее отображением сведения о каждом работнике о:
- явках и неявках по числам месяца с указанием часов;
- количество отработанного времени за месяц;
- количество часов неявок за месяц для каждой из причин;
- размер должностного оклада или тарифной ставки.
Это отдельные разделы, которые содержит форма табеля учета рабочего времени. Поэтому рассмотрим, как заполнять каждый раздел и на что следует обратить внимание при учете рабочего времени.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
На титульном листе бланка есть условные обозначения для разных ситуаций с кодами:
- буквенными;
- цифровыми.
Сведения о работнике отражаем в четырех строках. В первых двух строках отражаем сведения для чисел месяца с 1 по 15, а в остальных двух строках — с 16 по 31 В одном из двух строк отражаем код буквенный, в другом — количество отработанных часов соответствующего числа месяца с учетом установленного режима труда.
Количество отработанного времени и неявок
После того, как отразили отметки о посещении с количеством отработанных часов, в табеле учета рабочего времени указываем, сколько работник отработал за месяц:
- дней
- часов.
Если в табеле были буквенные отметки «ВЧ», «РН», «НУ», «РО», дополнительно указываем, сколько часов отработал работник:
- в вечерние часы (ВЧ);
- в ночные часы (РН);
- сверхурочно (НУ);
- в праздничные и выходные дни (РВ).
То есть учитываем режим и учет рабочего времени для каждого работника учреждения. Если по отдельным должностям установлен суммированный учет рабочего времени за учетный период, равный кварталу, полугодию, году, часы работы таких работников определены в графиках сменности. Фактическое количество отработанных часов определяем по данным табеля.
Сверхурочный учет рабочего времени осуществляем по окончании учетного периода. То есть количество сверхурочных часов определяем как разницу количества отработанных часов в учетном периоде и количества часов по графику сменности.
В следующем разделе отмечаем общее количество дней и часов неявок на работу по уважительным или иным причинам. А в следующих столбиках раздела отмечаем неявки в разрезе причин с указанием в ячейках количества дней/часов.
Автоматизированный учет рабочего времени
Чтобы с минимальными усилиями составить табель учета использования рабочего времени, используют программу автоматизированного учета. На сегодня для его составления немало бесплатных преложений, если продукт находится в процессе тестирования, и платные. Каким образом составлять табель и внедрять ли для его составления программное обеспечение — решать руководителю учреждения.
