Проводки по расчетам с подотчетными лицами бухгалтер учреждения отражает в мемориальном ордере (м/о):
- № 8-1 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами (общий фонд)» – если аванс выдали/возместили расходы за счет средств общего фонда бюджета;
- № 8-2 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами (специальный фонд)» – если аванс выдали/возместили расходы за счет средств специального фонда бюджета.
Выдачу денежных средств под отчет и возмещение перерасходов бухгалтер отражает по дебету субсчета 2116 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами», а возврат работником неиспользованных сумм аванса, израсходованные суммы аванса и утвержденные в авансовом отчете суммы расходов записывает по кредиту. Также в нем отражают другие проводки, связанные с налогами, приобретением запасных частей и т.п.
Прежде чем рассматривать проведение целесообразно ввести аналитические счета в субсчет:
- 2313 «Регистрационные счета»:
- 2313.1 – регистрационные счета по средствам общего фонда;
- 2313.2 – регистрационные счета по средствам специального фонда;
- 2116 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами»:
- 2116.1 – расчеты с подотчетными лицами по средствам общего фонда;
- 2116.2 – расчеты с подотчетными лицами по средствам специального фонда;
- 6311 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам»:
- 6311.1 – НДФЛ;
- 6311.2 – ВЗ.
В м/о №8 бухгалтер выводит остаток на конец месяца по субсчету 2116.1 (в м/о №8-1), 2116.2 (в м/о №8-2):
- общий (по всем операциям в этом ордере в течение месяца) в разрезе КЕКВ;
- отдельно по каждому подотчетному лицу в разрезе КЕКВ.
Рассмотрим, как отразить в бухгалтерском учете эти операции при разных ситуациях.
Пример заполения 1: аванс = затраты
Работнику выдали аванс на командировку – 1500 грн за счет средств общего фонда бюджета (КЕКВ 2250). Он предоставил авансовый отчет на сумму 1500 грн. Другому работнику предоставили аванс – 1400 грн за счет средств специального фонда бюджета (КЕКВ 2250). Он предоставил авансовый отчет на сумму 1400 грн. Отражаем в бухгалтерском учете эти операции.
Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета (аванс = расходы)
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов (проведки) | Сумма, грн | |
| д-т | к-т | ||
| Получение ассигнований | 2313.1 | 7011 | 1500,00 |
| Выплата аванса работнику на его личный карточный счет | 2116.1 | 2313.1 | 1500,00 |
| Утверджен авансовый отчет руководителем | 8411 | 2116.1 | 1500,00 |
| Закрыт счет доходов | 7011 | 5511 | 1500,00 |
| Закрыт счет затрат | 5511 | 8411 | 1500,00 |
| Получение доходов от предоставления услуги, реализации продукции/работ | 2313.2 | 7111 | 1400,00 |
| Выплата аванса работнику на его личный карточный счет | 2116.2 | 2313.2 | 1400,00 |
| Утверджен авансовый отчет руководителем | 8411 | 2116.2 | 1400,00 |
| Закрыт счет доходов | 7111 | 5511 | 1400,00 |
| Закрыт счет затрат | 5511 | 8411 | 1400,00 |
В случае получения наличных в кассу учреждения будут проведены:
- Дт 2211 Кт 2313 – 300,00 (получение наличных в кассу);
- Дт 2116 Кт 2211 – 300,00 (выдача наличных из кассы).
В следующих примерах получение ассигнований/доходов и закрытие счетов показывать не будем, но помните, как их отображать. Заметим, проведение по получению ассигнований/доходов отражаем в м/о №14, а закрытие счетов – в м/о №17.
Пример заполнения 2: аванс > затраты
Работнику выдали командировочный аванс – 1500 грн за счет средств общего фонда бюджета (КЕКВ 2250). Он предоставил авансовый отчет на сумму 1360 грн. Отражаем в бухгалтерском учете эти операции.
Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета (аванс > затраты)
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов (проводки) | Сумма, грн | |
| д-т | к-т | ||
| Выплата аванса работнику на его личный карточный счет | 2116.1 | 2313.1 | 1500,00 |
| Утверджен авансовый отчет руководителем | 8411 | 2116.1 | 1360,00 |
| Зачислено неиспользованный аванс на регистрационный счет | 2313.1 | 2116.1 | 140,00 |
Пример заполнения 3: аванс < затраты
Работнику выдали командировочный аванс – 1500 грн за счет средств специального фонда бюджета (КЕКВ 2250). Он предоставил авансовый отчет на сумму 1640 грн. Отражаем в бухгалтерском учете эти операции.
Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета (аванс <затраты)
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов (проводки) | Сумма, грн | |
| д-т | к-т | ||
| Выплата аванса работнику на его личный карточный счет | 2116.2 | 2313.2 | 1500,00 |
| Утверджен авансовый отчет руководителем | 8411 | 2116.2 | 1640,00 |
| Возмещение работнику суммы перерасходов на его личный карточный счет | 2116.2 | 2313.2 | 140,00 |
Если работник в командировке потратил собственные средства, он должен подать докладную записку с просьбой возместить расходы, указать причины перерасхода, их обоснование.
Пример заполнения 4: покупка запчастей в командировке
Работнику выдали командировочный аванс – 1500 грн за счет средств общего фонда бюджета (КЕКВ 2250) и 1400 грн – на приобретение запчастей за счет средств общего фонда бюджета (КЕКВ 2210). Он предоставил авансовый отчет на сумму 3140 грн. Отражаем в бухгалтерском учете эти операции.
Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета (приобретены запчасти в командировке)
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов (проводки) | Сумма, грн | |
| д-т | к-т | ||
| Выплата аванса работнику на его личный карточный счет:
| 2116.1 | 2313.1 | 1500,00 |
| 2116.2 | 2313.2 | 1400,00 |
| Утверджен авансовый отчет руководителем по затратам:
| 8411 | 2116.1 | 1480,00 |
| 1515 | 2116.2 | 1660,00 |
| Зачислено неиспользованный аванс на регистрационный счет | 2313.1 | 2116.1 | 20,00 |
| Возмещение сотруднику суммы перевытрат на его личный карточный счет (КЕКВ 2210) | 2116.2 | 2313.2 | 260,00 |
Пример заполнения 5: работник не отчитался
Работнику выдали командировочный аванс – 1500 грн за счет средств общего фонда бюджета (КЕКВ 2250). Работник не представил отчет и не вернул аванс. Отражаем в бухгалтерском учете эти операции.
Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета (работник не отчитался)
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов (проводки) | Сумма, грн | |
| д-т | к-т | ||
| Выплата аванса работнику на его личный карточный счет (КЕКВ 2250) | 2116 | 2313 | 1500,00 |
| Начисление обязательств по:
| 6511 | 6311.1 | 329,27 |
| 6511 | 6311.2 | 22,50 |
НДФЛ и военный сбор (ВЗ) удерживаем, если подотчетное лицо возвращает выданный ему аванс на командировку до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором командировка должна была завершиться (пп. 170.9.1, пп. 170.9.3 п. 170.9 ТК). Не возвращенную сумму аванса или не подтвержденные документально расходы квалифицируем как суммы излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенные в установленный срок. Согласно подпункту 164.2.11 пункта 164.2 НК эта сумма является налогооблагаемым доходом для НДФЛ и ВЗ.
Объектом налогообложения для НДФЛ является сумма, определенная по правилам пункта 164.5 НК, то есть 1500,00 × 100 ÷ (100 – 18) = 1829,27 грн.
НДФЛ: 1829,27 × 18% = 329,27 грн.
Объектом налогообложения является сумма без применения этого правила, то есть 1500,00 грн.
ВЗ: 1500,00×1,5% = 22,50 грн.
Удерживаем НДФЛ и ВЗ по заработной плате этого работника, соответственно в м/о № 8-1 проведение по начислению налогов отражаем по КЕКВ 2111.
Пример заполнения 6: аванс не выдавали
В связи с срочностью двух работников отправили на один день в командировку. Аванс не выдавали. Сотрудники подали авансовые отчеты каждый на 1500,00 грн. Учреждение возместило расходы работников за счет средств общего фонда (КЕКВ 2250). Отражаем эти операции в бухгалтерском учете.
Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета (аванс не выдавали)
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов (проводки) | Сумма, грн | |
| д-т | к-т | ||
| Утверждены руководителем авансовые отчеты:
| 8411 | 2116.1 | 1500,00 |
| 8411 | 2116.1 | 1500,00 |
| Возмещение расходов на личный карточный счет:
| 2116.1 | 2313.1 | 1500,00 |
| 2116.1 | 2313.1 | 1500,00 |
Обратите внимание, если отсутствуют бюджетные ассигнования по КЕКВ 2250 – о командировке не может быть и речи. Ведь издание приказа о командировке, утверждение авансового отчета без бюджетных ассигнований приведет к взятию внебюджетных обязательств. За счет бюджетных средств оплачивать/возмещать запрещено (ч. 4 ст. 48 БК, п. 4.1 Порядка регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденного приказом Минфина от 02.03.2012 №309).
