Чотири приклади заповнення Додатку 4ДФ, коли виплачуєте працівнику, який є фізособою-підприємцем, заробітну плату, орендну плату, винагороду за цивільно-правовим договором чи оплату за товар
У Додатку № 4ДФ до Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ податкові агенти, відображають відомості про суми доходів, що вони нарахували/виплатили фізичним особам, а також суми утриманих і сплачених ПДФО та військового збору. Форму і порядок заповнення 4ДФ Мінфін затвердив Наказом № 4.
Для установи фізособа-підприємець може бути: штатним працівником; виконавцем робіт чи надавачем послуг; контрагентом за договорами купівлі-продажу. У кожному із випадків підприємцю виплачують дохід, який установа, як податковий агент, має оподаткувати. Коли утримувати, а коли не утримувати із виплачених сум ПДФО і військового збору? Які виплати підприємцям відображати у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ? Про це й поговоримо докладніше.
Відрядження бюджетників: безплатний вебінар
Виплата підприємцю зарплати
Стати підприємцем працівник може до чи після того, як укладе трудовий договір з установою. Повідомляти про це керівнику чи бухгалтеру він не зобов’язаний. Та якщо й повідомить, це жодним чином не вплине на трудові відносини з установою. Адже у робочий час такий працівник виконує свої посадові обов’язки.
Зарплату нараховуйте йому так само, як і будь-якому найманому працівникові. Із суми зарплати утримуйте ПДФО (18%) і військовий збір (5%). Також нараховуйте ЄСВ за ставкою 22%.
У розділі І Додатку 4ДФ за звітний місяць зазначте у колонках:
- 3а — суму нарахованої зарплати;
- 3 — суму виплаченої зарплати (до того, як утримали ПДФО і військовий збір);
- 4а — суму утриманого ПДФО;
- 4 — суму ПДФО, сплаченого до бюджету;
- 5а — суму військового збору, яку нарахували;
- 5 — фактичну суму військового збору, що перерахували до бюджету;
- 6 — ознаку доходу «101».
Колонки 7 — 9 заповнюйте за наявності відповідної інформації.
Як відобразити у Додатку 4ДФ доходи штатного працівника, що має статус підприємця, — дивіться у Прикладі 1.
1 Приклад
Відображаємо доходи штатного працівника — підприємця
Секретарю Колодій Т. М. бухгалтер нарахував і виплатив у вересні 2026 року заробітну плату в сумі 11 169,00 грн. Із зарплати він утримав ПДФО — 2010,42 грн і військовий збір — 558,45 грн. Секретар Колодій Т. М. повідомила, що у вільний від основної роботи час вона працює як підприємець.
Відображати у звіті підприємницьку діяльність штатного працівника не потрібно. Як заповнити розділ І 4ДФ за вересень 2026 року для цього Прикладу див. у Додатку.
Додаток
Приклад відображення доходів працівника-ФОПа
Виплата підприємцю орендної плати
Установа може орендувати у фізичної особи нерухоме чи рухоме майно. Якщо така фізособа не є підприємцем, то установа має утримати із суми орендної плати ПДФО та військовий збір. Позаяк у цьому випадку установа є податковим агентом (пп. 170.1.2 ПК).
У колонці 6 розділу І Додатку 4ДФ відображайте суму орендної плати з ознакою доходу «106». Колонки 1 — 5 заповнюйте так само, як і під час виплати зарплати.
Якщо ж фізособа — орендодавець надасть копію документа, що підтверджує її держреєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності (загальна чи спрощена система оподаткування), орендар не буде податковим агентом. Тож у такій ситуації не утримуйте ПДФО та військовий збір.
Тоді, у розділі І Додатку 4ДФ зазначте у колонках:
- 3а — суму нарахованої орендної плати;
- 3 — суму перерахованої орендодавцю орендної плати;
- 4а, 4 — 0,00 грн;
- 5а, 5 — 0,00 грн;
- 6 — ознаку доходу «157».
Колонки 7 — 9 не заповнюйте.
Як відобразити у формі № 4ДФ суму орендної плати, що установа сплатило на користь ФОП, дивіться у Прикладі 2.
2 Приклад
Відображаємо орендну плату ФОП
У вересні 2026 року установа згідно з договором оренди з ФОП Івановим С. П. перерахувало орендну плату у сумі 5500,00 грн.
Як заповнити розділ І 4ДФ для цього Прикладу див. у Додатку.
Додаток
Приклад відображення орендної плати ФОП
Коли укладаєте договір оренди з фізособою, упевніться, чи є вона підприємцем та чи має право надавати послуги оренди. Адже можливі такі ситуації:
- фізособа не повідомила, що є підприємцем і не надала копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності;
- серед видів діяльності, які обрала фізособа-підприємець, що перебуває на загальній системі оподаткування, послуг оренди немає.
За таких обставин установа є податковим агентом (п. 177.6 ПК). Тож із суми орендної плати утримайте ПДФО та військовий збір. У Додатку 4ДФ відображайте суму орендної плати так само, як для орендодавця — фізичної особи, яка не є підприємцем. Тобто з ознакою доходу «106».
Виплата підприємцю винагороди за ЦПД
Досить часто ФОП надає послуги чи виконує роботи за цивільно-правового договором (далі — ЦПД). Це може бути підприємець, що обрав спрощену чи загальну систему оподаткування або провадить незалежну професійну діяльність. Із суми винагороди за такими договорами, яку виплачуєте цим особам, не утримуйте ПДФО і військовий збір за умови, що:
- особа надала копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності, незалежно від виду системи оподаткування або копію довідки про взяття її на податковий облік як фізичної особи, яка замається незалежною професійною діяльністю;
- ФОП, що перебуває на загальній системі оподаткування, надає послуги чи виконує роботи відповідно обраним видам діяльності.
У розділі І Додатку 4ДФ у колонках 3а і 3 зазначте суму коштів, які перерахували підприємцю у колонці 6 з ознакою доходу — «157». У колонках 4а і 4 та 5а і 5 проставте нулі.
Як відобразити суму винагороди за ЦПД, яку сплатили на користь ФОП, дивіться у Прикладі 3.
3 Приклад
Відображаємо виплату за ЦПД
ФОП Сидоренко В. М. у вересні 2026 року надала установі послуги за ЦПД. Установа перерахувало їй винагороду у сумі 850,00 грн.
Як заповнити розділ І 4ДФ для цього Прикладу див. у Додатку.
Додаток
Приклад відображення виплати за ЦПД
Якщо за ЦПД виконавцем робіт чи надавачем послуг є ФОП, що перебуває на загальній системі оподаткування, але надані послуги чи виконані роботи не відповідають тим видам діяльності, які вона має право провадити, утримайте ПДФО і військовий збір (п. 177.6 ПК). У розділі І Додатку 4ДФ у колонках 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 зазначте виплачені суми і утримані податки, а в колонці 6 — ознаку доходу «102».
Оплата за договором купівлі-продажу
Іноді установи купують товари у ФОП. Зазвичай із суми оплати за товар, перерахованої підприємцю, бухгалтер не утримує ані ПДФО, ані військовий збір.
У розділі І Додатку № 4ДФ суму оплати за придбаний товар відображайте як дохід ФОП у колонках:
- 3, 3а — сума оплати;
- 4, 4а — 0,00 грн;
- 5а, 5 — 0,00 грн;
- 6 — ознака доходу «157».
Колонки 7 — 9 не заповнюйте.
Як відобразити оплату ФОП за товар, дивіться у Прикладі 4.
4 Приклад
Відображаємо виплату за договором купівлі-продажу
У вересні 2026 року установа придбала у ФОП Коваленко С. М. товар на суму 3500,00 грн.
Як заповнити розділ І 4ДФ для цього Прикладу див. у Додатку.
Додаток
Приклад відображення виплати за договором купівлі-продажу
Відомості про дохід підприємця за минулі квартали
Якщо у минулих звітних періодах бухгалтер не відобразив у звітності відомості про дохід ФОП, це можна легко виправити. Потрібно подати Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий».
Якщо подаєте Податковий розрахунок типу «Уточнюючий» (рядок 013), звітуйте за місячною формою.
Пункт 2 підрозділу 3 розділу ІІІ Порядку № 4 передбачає, що з метою коригування самостійно виявлених помилок за 2021—2024 роки відповідними слід вважати періоди:
І квартал | - перший місяць — січень (1);
- другий — лютий (2);
- третій — березень (3)
|
ІІ квартал | - перший місяць — квітень (4);
- другий — травень (5);
- третій — червень (6) і т. д.
|
Якщо самостійно виявили помилки за періоди до 2021 року, відповідними періодами, що їх коригуєте, слід вважати:
для податкових агентів | - І квартал — березень (3);
- ІІ квартал — червень (6);
- ІІІ квартал — вересень (9);
- IV квартал — грудень (12)
|
для платників ЄСВ | - відповідний місяць, який коригуєте
|
Умовно, якщо потрібно скоригувати дані Додатка 4ДФ за січень 2024-го і зазначити у ньому відомості про дохід ФОП, потрібно подати місячну форму Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» і зазначити в ньому:
- рік — «2024»;
- місяць — «1»;
- номер Податкового розрахунку — «2» (якщо за І квартал 2024-го подавали «Звітний», який був «1»).
При цьому колонки 1 — 6 заповнюйте так само, як у Прикладах щодо виплати ФОПУ зарплати, орендної плати, винагороди за ЦПД, оплати за товар, а в колонці 10 поставте «0» — на введення рядка. Також важливо заповнити реквізити:
- «працювало за трудовими договорами (контрактами)»;
- «працювало за цивільно-правовими договорами».
Кількість осіб у цих реквізитах має відповідати кількості, що зазначили у Податковому розрахунку з ПДФО та ЄСВ за минулий квартал із типом форми «звітний».
