керівник видавничої групи «Головбух—Держзакупівлі»
Заведіть корисну звичку — перевіряти документи на відрядження за чеклістами. Тоді встигатимете виправляти документи раніше, ніж вони потраплять до рук контролерів.
Помилки у документах на відрядження можуть добряче нашкодити організації. Контролери прирівняють такі документи до недійсних і знімуть податкові витрати. Можливо, матимете проблеми ще й з ПДВ. Працівникові теж дістанеться — за певних умов із нього утримають ПДФО та військовий збір. Щоб цього не сталося, прояснимо проблемні моменти.
Помилка 1. Не дотримуєте обов’язкових реквізитів наказу
Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (п. 1 розд. І Інструкції № 59). Розпорядження керівника — це наказ про відрядження (Додаток 1).
Помилка № 2. Покладаєтеся лише на посвідчення про відрядження
Деякі бухгалтери продовжують видавати відрядженим бланки посвідчення про відрядження за звичкою або, щоб перевірити, чи насправді працівник їздив у відрядження.
Але жодного нормативного акта, який передбачає посвідчення про відрядження, немає. Його форма давно втратила чинність. Щоб виплатити добові, достатньо скласти:
наказ про відрядження і зазначити в ньому кількість днів, проведених у відрядженні;
Під первинними документами розуміють документи, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження, — транспортні квитки, рахунки готелів тощо.
За потреби розробіть власну форму посвідчення про відрядження і запровадьте її окремим наказом. Не забувайте, для того щоб оплатити відрядження, потрібні наказ і підтвердні документи. Посвідчення про відрядження може бути додатковим, але не єдиним документом. Наявність чи відсутність у працівника посвідчення про відрядження не має жодного значення. Якщо він матиме на руках лише таке посвідчення, у вас не буде підстав оплачувати поїздку коштом організації.
Чекліст. Що перевірити у посвідченні про відрядження
Помилка № 3. Компенсуєте витрати без документів і заяви працівника
Відшкодування витрат на відрядження у межах фактичних витрат не є доходом працівника, який оподатковують ПДФО. Звісно, якщо працівник надав документи, які підтверджують вартість витрат у відрядженні:
транспортні квитки, рахунки, багажні квитанції, в т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона, розрахункові документи про їх придбання на всі види транспорту, включаючи чартерні рейси;
рахунки готелів, мотелів, інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізосіб, у т. ч. бронювання місць;
страхові поліси тощо (пп. 170.9.1 ПК).
В авансовому звіті наводять перелік документів, що свідчать про вартість оплачених витрат, і додають до звіту оригінали цих документів. Отже, форма авансового звіту не передбачає можливості відобразити витрати, не підтверджені документально (крім добових).
Витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат.
Із абзацу 1 пункту 12 розділу ІІ, абзацу 14 пункту 7 розділу ІІІ Інструкції № 59
Виходить, немає документів — немає компенсації? Не зовсім так. Організація може затвердити власне Положення про відрядження, у якому передбачити можливість відшкодовувати витрати на відрядження без документального підтвердження. Підійде також заява працівника, у якій він має:
зафіксувати вид і суму витрат, причину відсутності документів;
попрохати компенсувати витрати, не підтверджені документами (Додаток 2)
Зразок заяви про компенсацію витрат на відрядження без документів
Дозвільна резолюція директора на такій заяві — зелене світло для бухгалтерії.
Якщо компенсуєте витрати на відрядження без документального підтвердження, мусите їх оподаткувати. Відшкодована вартість — додаткове благо працівника, яке оподатковують ПДФО та військовим збором (у розмірі 18% і 1,5% відповідно).
Чекліст. Що перевірити у заяві працівника про компенсацію
Помилка № 4. Не контролюєте дату подання авансового звіту
Коли працівник повернеться із відрядження, він має подати авансовий звіт:
до 5-го банківського дня (банк. дн.) — якщо отримав аванс готівкою із каси організації (пп. 170.9.2 ПК);
3-го банк. дн. — якщо знімав готівку з корпоративної картки у банкоматі, касі банку чи торговельній мережі (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК);
10-го банк. дн. — якщо розраховувався платіжною карткою безготівково. За наявності розбіжностей між звітними документами строк можете подовжити до 20 банк. дн. (пп. «б» пп. 170.9.3 ПК).
ПК не встановлює строків звітування, коли аванс переказали на особисту картку працівника. Орієнтуйтеся на строки з підпункту 170.9.3 ПК, передбачені для корпоративної картки. Відлічуйте строк з наступного банківського дня після того, як працівник прибув до місця постійної роботи. У такі самі строки працівник має повернути залишок невикористаного авансу. Пропуск строків звітування — підстава утримати із суми, про яку не відзвітували, ПДФО та військового збору (18% і 1,5% відповідно).
Помилка № 5. Не оформлюєте наказ про скасування відрядження
Організації завжди складають наказ про відрядження, адже без нього не можна ані авансу видати, ані витрат підтвердити. А ось наказ про скасування відрядження інколи не оформлюють. А дарма!
Скасування поїздки оформлюйте наказом (Додаток 3). У ньому зазначайте:
дату, коли працівник має повернути аванс на відрядження.
Бюджетні організації мають повернути бюджетні кошти, що видали як аванс на відрядження, протягом трьох днів після видання наказу (п. 11 розд. ІІ, п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59). Решта організацій встановлює дату повернення авансу на свій розсуд.
Чекліст. Що перевірити у наказі про скасування відрядження
