Постанова № 1070 передбачає, що саме головний розпорядник бюджетних коштів розробляє положення про попередню оплату товарів, робіт і послуг, що згідно з договорами про закупівлю контрагенти мають поставити, виконати, надати, протягом поточного чи наступного бюджетного періоду.
Своє рішення головний розпорядник ухвалює з огляду на реальний стан постачання товарів, виконання робіт, надання послуг, помісячний розподіл бюджетних асигнувань, сезонність робіт, цикл виробництва. І саме головний розпорядник відповідає за прийняте рішення, адже має забезпечити ефективне, результативне і цільове використання бюджетних коштів відповідно до вимог Бюджетного кодексу України.
І тепер, аби провести попередню оплату, Казначейство вимагає копію такого документа. Нагадаємо, раніше було достатньо листа-дозволу. Наразі це має бути документ з усіма необхідними умовами згідно з Постановою № 1070 (лист ДКСУ від 21.05.2020 № 16-06-06/8833). Для головних розпорядників це додаткова морока, а для декого, як виявилося, — взагалі «неможлива місія». Але якщо ж головний розпорядник не видасть цей документ підпорядкованим йому бюджетним установам, про передоплату у договорах можна забути. Та законодавчі зміни не мають перешкоджати діяльності бюджетних установ. Отже, як упоратися з надважливою місією?
Положення про попередню оплату в бюджетних установах
Мінфін ще у березні поточного року роз’яснив, що Постанова № 1070 не передбачає обов’язку головних розпорядників затверджувати як окремий документ саме положення щодо попередньої оплати. Тобто таким документом може бути як рішення організаційно-розпорядчого характеру, так і листи — в цілому по системі головного розпорядника чи за кожним окремим розпорядником та одержувачем бюджетних коштів (лист МФУ від 10.03.2020 № 04320-07-2/7631). Однак будь-яка дія, а тим більше відповідальність, має ґрунтуватися на нормативно-правовому акті, саме тому та з метою убезпечення ГРК має затверджувати положення щодо попередньої оплати наказом/розпорядженням.
Головний розпорядник у документі обов’язково має визначати:
перелік товарів, робіт/послуг;
розмір передоплати;
строк — у межах граничних строків;
кількість платежів;
механізм виявлення по своїй мережі виконавців/постачальників/надавачів, які порушили умови договорів щодо попередньої оплати та встановлення заборони передбачати попередню оплату у договорах із ними.
За відсутності цих умов такий документ не відповідатиме Постанові № 1070 і відповідно орган Казначейства не реєструватиме відповідні бюджетні фінансові зобов’язання за попередньою оплатою. Кожну із цих обов’язкових умов розглянемо детальніше.
ГРК має визначити конкретний перелік товарів/робіт/послуг, під час закупівлі яких можна проводити попередню оплату з огляду на особливості виконання бюджетних програм або якщо це сприятиме досягненню цілей, результату.
Розмір передоплати
Розмір попередньої оплати може становити від 1% до 100%. Наприклад, ГРК у документі може прописати, що розмір передоплати для закупівлі:
періодичних видань — 100%;
матеріалів для капітального ремонту — 30%
послуг за участь у семінарах, конференціях — 15%.
Межі граничних строків
Для передоплати за товари, роботи і послуги ГРК встановлює строки, які визначає пункт 1 Постанови № 1070. А саме:
за поточними видатками — строк передоплати не повинен перевищувати трьох місяців;
за капітальними видатками та державними контрактами/договорами або періодичні видання — строк передоплати не повинен перевищувати 12 місяців;
за зовнішньоекономічними контрактами/договорами, укладеними на виконання міжнародних зобов’язань, а також аби забезпечити національну безпеку та оборону держави, участь України у міжнародних, національних та всесвітніх виставкових заходах — строк передоплати не повинен перевищувати 24 місяців.
Строк попередньої оплати може бути менший строку, аніж визначає Постанова № 1070.
Але в будь-якому випадку цей строк не може бути більшим. Його відлік розпочинають з дати перерахування коштів. Тож якщо установа бажає передплатити періодику у серпні на наступний бюджетний період (місяці 2021 року), строк попередньої оплати не може перевищувати 12 календарних місяців. Відповідно, щоб його дотримати, установа змушена передплачувати періодику не за повний 2021 рік, а лише за його частину — І півріччя 2021 року.
Кількість платежів
Наприклад, у разі попередньої оплати в розмірі 30% головний розпорядник може визначити, чи 30% сплачують разово, чи двічі по 15%, чи тричі по 10% — залежно від помісячного розподілу бюджетних асигнувань.
Механізм виявлення порушників
ГРК має чітко прописати механізм виявлення порушників щодо попередньої оплати:
як та коли про це повідомлятиме розпорядник нижчого рівня/одержувач;
як ГРК доводитиме до усіх розпорядників/одержувачів заборону передбачати умови попередньої оплати у договорах з порушником;
які дії розпорядника/одержувача після надходження такої заборони тощо.
Контроль за виявленням виконавців/постачальників/надавачів, які порушили умови договору щодо попередньої оплати, Постанова № 1070 покладає на ГРК.
Окрім вищенаведених умов, ГРК має також обумовити обов’язковість поставки товару, виконання робіт і надання послуг у тому бюджетному періоді, коли провели попередню оплату, чи в наступному. Як наслідок — може утворитися дебіторська заборгованість, зокрема на кінець поточного бюджетного періоду. Також ГРК може додатково визначити, на які бюджетні програми поширюється документ — на всі чи окремі.
Як реєструвати бюджетні зобов’язання
Маючи на руках копію положення про попередню оплату від ГРК та за наявності коштів за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» установа:
формує реєстр бюджетних зобов’язань;
додає договір з видавництвом/АТ «Укрпошта» на періодику та рахунок-фактуру;
надає копію положення про попередню оплату в системі ГРК;
формує реєстр бюджетних фінансових зобов’язань та додає ці ж самі документи.
Після реєстрації бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань установа оплачує вартість періодичних видань за КЕКВ 2210.
