Як бухгалтеру та кадровику видавати запит на отримання документів від експрацівника, щоб не нашкодити роботодавцю.
Ви повністю розрахувалися із працівником, видали трудову книжку, оформили акт приймання-передачі документів та матеріальних цінностей, зробили всі дії, які передбачає колективний договір. Але це не гарантує, що працівник не звертатиметься до організації із запитами отримати документи, які стосуються його роботи. Роботодавець не завжди може підозрювати справжню причину, через яку працівник хоче отримати додаткові документи.
Чи видавати оригінали, копії, виписки на запит колишнього працівника? Чи можна відмовити у видачі? Для чого ці документи працівнику? Де межі відкритої інформації та інформації з обмеженим доступом? Як не порушити прав інших працівників, якщо документи стосуються діяльності всього трудового колективу? Оскільки від відповідей на ці запитання залежить безпека організаціїї, ми вирішили проконсультуватися у адвоката.
Новий обов’язковий документ видавайте всім, кого звільняєте: скачайте зразок
Яку інформацію запитують працівники
Найчастіше експрацівники вимагають від колишнього роботодавця надати їм колективний договір, персональний трудовий договір, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції, графіки змінності, положення про оплату праці, преміювання, відрядження, відомості про зарплату, табелі.
Фізична особа має право вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію.
Стаття 302 Цивільного кодексу України
(ЦК)
Громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків із заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.
Стаття 1 Закону України «Про звернення громадян»
від 02.10.1996 № 393/96-ВР (далі — Закон № 393)
Кожен має право вільно одержувати, використовувати, поширювати, зберігати та захищати інформацію, необхідну для реалізації своїх прав, свобод і законних інтересів. Реалізація права на інформацію не повинна порушувати громадських, політичних, економічних, соціальних, духовних, екологічних та інших прав, свобод і законних інтересів інших громадян, прав та інтересів юридичних осіб.
Стаття 5 Закону України «Про інформацію
від 02.10.1992 № 2657-XII (далі — Закон № 2657)
Кожному забезпечується вільний доступ до інформації, яка стосується його особисто, крім випадків, передбачених законом.
Абзац другий частини 2 статті 11 Закону № 2657
Найбільш поширені цілі, заради яких експрацівники запитують документи:
- зібрати доказову базу, щоб підготувати позов для суду;
- звернутися до Держпраці або її територіальних органів;
- звернутися до правоохоронних органів чи до органів, яким підпорядковується роботодавець;
- використати відомості для конкурентів роботодавця.
Якою інформацією володіє роботодавець
За порядком доступу всю інформацію роботодавця поділяють:
- на відкриту;
- з обмеженим доступом.
Це передбачає Закон № 2657. Будь-яка інформація є відкритою, крім тієї, що Закон № 2657 відносить до інформації з обмеженим доступом, або тієї, щодо якої роботодавець встановив обмеження.
Роботодавець має право визначати, яка інформація — комерційна таємниця. Ознаками комерційної таємниці є інформативність, конфіденційність, комерційна цінність, захищеність інформації (рішення Кіровського районного суду м. Кіровограда від 09.04.2010 у справі № 2-719/10). Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, що не можна віднести до комерційної таємниці.
Комерційна таємниця — секретна інформація про внутрішні бізнес-процеси, клієнтів, способи взаємодії працівників у компанії або порядок взаємодії з клієнтами тощо.
Основна мета правового захисту комерційної таємниці — захистити активи всього бізнесу. Звісно, судова практика ще не може гарантувати захисту роботодавця. Але якщо правовий захист інформації закріпити у локальних актах роботодавця, це стимулюватиме працівників дотримуватися режиму інформації з обмеженим доступом.
Інколи трудові договори або договори про нерозголошення інформації містять вимоги про те, що працівник не може розголошувати комерційну таємницю і після звільнення.
Відповідальність працівника за розголошення комерційної таємниці роботодавця
Приклад відкриття кримінальної справи за статтями 177 та 232 КК — вирок від 22.08.2019 у справі № 199/13473/13-к. Хоч у цій справі й виправдали двох громадян, але вона доводить факт можливості порушення кримінального провадження за фактом неправомірного використання комерційної таємниці. У своєму рішенні суд зазначив, що розмір шкоди роботодавця досить часто еквівалентний розміру прибутку, що отримав конкурент завдяки тому, що дізнався про його комерцційну таємницю.
У постанові ВС від 12.03.2020 у справі № 375/2051/18 (провадження № 61-11639ск19) зазначається, що під немайновою шкодою, заподіяною юридичній особі, слід розуміти втрати немайнового характеру, що настали у зв’язку з приниженням її ділової репутації, посяганням на фірмове найменування, товарний знак, виробничу марку; розголошенням комерційної таємниці, а також вчиненням дій, спрямованих на зниження престижу чи підрив довіри до її діяльності. Моральну шкоду відшкодовують грішми, іншим майном або в інший спосіб. Тож роботодавець може розраховувати на відшкодування і моральної шкоди.
Як зберегти комерційну таємницю
Якщо є можливість віднести інформацію до комерційної таємниці, краще це зробити у будь-який момент діяльності організації. Сторонні особи, окрім державних органів, не можуть мати доступу до такої інформації.
Колишній працівник вже не є частиною команди роботодавця, він — стороння особа. Відтак, якщо експрацівник запитуватиме документи з обмеженим доступом, які належать до комерційної таємниці, роботодавець має право відмовити саме з цієї підстави.
Щоб запровадити збереження комерційної таємниці, дійте з алгоритмом:
АЛГОРИТМ
Усі ці дії допоможуть, якщо працівник безпідставно зажадає від вас певної інформації.
Щоб експрацівник не передавав важливої інформації конкурентам, мінімізуйте ризики — підписуйте Non-Compete Agreement (NCA) або Угоду про неконкуренцію. Встановіть в угоді строк, протягом якого працівник утримуватиметься від конкурування з роботодавцем, та обґрунтуйте потребу ефективно захистити інтереси роботодавця.
Якщо інформація не є комерційною таємницею, перевірте, чи містить вона персональні дані. Адже якщо в певних документах згадували про інших працівників, такі відомості автоматично відносять до конфіденційної інформації.
Якщо неправильно зберігатимете або несвоєчасно знищуватимете зарплатні документи, сплатите штраф. Але він вам точно не загрожуватиме, якщо дотримаєте настанов нашого експерта
Конфіденційною є інформація про фізичну особу — персональні дані, а також інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою і яка може поширюватися за бажанням або згодою відповідної особи у визначеному ним порядку і на встановлених ним умовах. Порядок захисту таких даних перевіряють на підставі Закону України
«Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.
Комерційна таємниця або персональні дані в документах, які просить видати експрацівник, — причина відмовити в запиті надати документ.
Які документи надавати на запит працівника
Колективний договір. ДЕТАЛЬНІШЕ
Чи зобов’язаний роботодавець видавати копію колективного договору?
Правила внутрішнього трудового розпорядку ДЕТАЛЬНІШЕ
Щоб отримати трудові документи, експрацівник подає звернення до колишнього роботодавця. Звернення можна подати особисто або надіслати поштовим відправленням.
Якщо роботодавець припинив своє існування, особові справи знаходяться в архівній установі. Тож якщо звернення працівника стосується саме особової справи, то документи може видати архівна установа.
Роботодавець має право надавати працівнику лише ті документи, які не є комерційною таємницею організації, не містять конфіденційної інформації та персональних даних інших працівників та стосуються особисто працівника, який їх запитує.
Трудовий договір 
Посадова інструкція 
Відомості про зарплату 
Характеристика про працівника 
Довідка про роботу 
