Посади працівників та фонд їх оплати праці (основної зарплати) керівник затверджує у штатному розписі. Саме цей документ регламентує штат держоргану, ОМС, установи. Складають і затверджують штатний розпис традиційно на початку кожного року відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228 (далі – Порядок № 228).
Першу форму використовують держоргани та ОМС, а типову форму – бюджетні установи, які утворені держорганами чи ОМС. Основною відмінністю між цими формами є затверджений фонд оплати праці. Держоргани та ОМС у штатному розписі визначають лише фонд оплати праці на місяць за посадовими окладами, бюджетні установи – увесь місячний фонд оплати праці, який включає основну, додаткову зарплату та інші заохочувальні та компенсаційні виплати.
Із 01.01.2025 працюйте за розмірами мінімальної зарплати й прожиткового мінімуму, які затвердили в статтях 7 та 8 Закону про Держбюджет-2025. Розміри соцстандартів залишили на рівні квітня 2024-го. Мінімальні суми в оплаті праці заморозили. Зростають лише ті неоподатковані ліміти, які рахуєте від мінімальної зарплати станом на 1 січня.
Ще однією відмінністю форм є окрема графа, у якій держоргани зазначають за кожною посадою державної служби її класифікаційний код. У типовому штатному розписі більшість розпорядників вводять додаткову графу аби за кожною посадою зазначити код класифікатора професій та полегшити заповнення додатку Д5 до Податкового розрахунку.
Також доцільно звернутися до головного розпорядника, адже він може затвердити форму штатного розпису для відповідної галузі.
Штатний розпис – це внутрішній (локальний) документ, який фіксує:
перелік назв посад в розрізі структури держоргану, ОМС, установи;
кількість штатних одиниць за посадою в розрізі структурних підрозділів;
місячний фонд заробітної плати за посадовими окладами – для держорганів та ОМС, за усіма її складовими – для бюджетних установ.
Формувати штатний розпис мають спільно бухгалтерська та кадрова служби установи. Бухгалтерська служба вносить дані щодо оплати праці. Кадрова служба визначає чисельність та добирає назву та код посад відповідно до:
Національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 (далі – Класифікатор професій);
Розробляйте штатний розпис із урахуванням вимог нормативно-правових актів, структури установи, нормативів чисельності працівників, положення про оплату праці. Але в першу чергу маємо дотримати абзац 4 пункту 28 Порядку № 228, все це слід привести у відповідність з обсягами бюджетних асигнувань. Тож залежно від доведеного обсягу бюджетних асигнувань може змінитись не лише фонд оплати праці, а й структура установи, кількість штатних одиниць.
Назву структурного підрозділу зазначайте так, як це передбачає організаційна структура держоргану, ОМС, установи. Посади групуйте за структурними підрозділами дотримуючись ієрархії: від найвищої (керівної) до найнижчої (спеціаліста, робітника). Назву посади формуйте з урахуванням Класифікатора професій, Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників та класифікаційних угруповань.
До штатного розпису включайте структурні підрозділи та посади, які утримують за рахунок власних надходжень (абз. 2 п. 37 Порядку № 228).
Установи у типовому штатному розписі можуть ввести ще одну графу – Код Класифікатора професій. Або ж просто на основі штатного розпису створіть список/довідник. Це полегшить заповнення реквізиту 14 таблиці Додатка Д5 до Податкового розрахунку.
Графу «Класифікаційний код посади» містить штатний розпис 2025, який складають держоргани та ОМС. Її заповнюють лише держоргани, які провели класифікацію посад державної служби.
Кількість штатних посад, як правило, визначають на основі типових (примірних) штатних нормативів. Але фактично їх нівелюють, адже в умовах недостатнього фінансування в першу чергу маєте дотримати абзац 4 пункту 28 Порядку № 228, щоб видатки на утримання штатних одиниць не перевищили обсяг бюджетних асигнувань. У цій графі можуть зазначати як цілі числа, так і дробові – 0,3, 0,5, 1,5 тощо.
У графі «Посадовий оклад» зазначайте повний розмір посадового окладу для посади з розрахунку однієї штатної одиниці. Використовуйте схеми посадових окладів, затверджені відповідними нормативно-правовими актами. Наприклад, такими нормативними актами для визначення розмірів посадових окладів у 2025 році є:
Кількість підграф у графах «Надбавки», «Доплати» залежить від кількості, що визначає колективний договір установи. Конкретизуйте за кожною посадою розмір відповідної виплати.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
Фонд заробітної плати на місяць за посадовими окладами визначають держоргани та ОМС для кожної посади окремо – шляхом множення розміру посадового окладу на кількість штатних посад (одиниць).
Фонд заробітної плати на місяць установи визначають для кожної посади окремо – шляхом множення суми виплат за посадою (посадовий оклад, надбавки, доплати) на кількість штатних посад (одиниць). При складанні штатних розписів керуються вказівками головних розпорядників бюджетних коштів та додатково вказівками місцевих фінансових органів (для бюджетних установ, що фінансуються з місцевого бюджету).
Фонд заробітної плати на рік установи також визначають для кожної посади окремо – шляхом множення фонду заробітної плати на місяць на кількість місяців роботи за посадою.
В кінці табличної частини штатного розпису наводять рядок «Усього»/«Разом» за кількістю штатних посад та фондом заробітної плати. Їх переносять у гриф затвердження.
Хто затверджує штатний розпис
Штатний розпис установи підписують її керівник та керівник фінансового підрозділу або бухгалтерської служби. Затверджує його керівник установи, уповноважений затверджувати такі документи. Його підпис скріплюють гербовою печаткою, із зазначенням дати.
Штатний розпис бюджетної установи-розпорядника нижчого рівня затверджує одночасно з її кошторисом головний розпорядник коштів (п. 37 Порядку № 228). Хто затверджує кошториси та штатні розписи окремим установам, дивіться у таблиці.
Державний секретар Кабінету Міністрів України за погодженням із Мінфіном
Міністерствам:
за бюджетною програмою «Керівництво та управління»;
за іншими бюджетними програмами, що виконує безпосередньо апарат міністерства
державний секретар міністерств за погодженням із Мінфіном;
керівник міністерства
Територіальним органам міністерств
Державний секретар міністерства
Іншим центральним органам виконавчої влади:
за бюджетною програмою «Керівництво та управління»;
за іншими бюджетними програмами, що виконує безпосередньо апарат центрального органу виконавчої влади
їх керівники за погодженням із Мінфіном;
керівник центрального органу виконавчої влади
Територіальним органам центрального органу виконавчої влади
Керівник центрального органу виконавчої влади
Обласним, Київській та Севастопольській міській держадміністрації
Голови відповідних держадміністрацій
Президіям національних академій наук:
за бюджетними програмами «Наукова і організаційна діяльність президії»;
за іншими бюджетними програмами, що виконують безпосередньо апарати цих установ
їх керівники за погодженням із Мінфіном
їх керівники
Бюджетним установам, що утримуються за рахунок бюджетів сільських, селищних, міських територіальних громад, бюджетів районів у містах (у разі утворення районних у місті рад)
Міські, сільські, селищні голови відповідних територіальних громад або керівники відповідних виконавчих органів сільських, селищних, міських рад (районних у місті рад)
Бюджетним установам, що залучені до вирішення завдань, пов’язаних із запровадженням і здійсненням заходів правового режиму воєнного стану
Їх керівники (у разі надання таких повноважень головним розпорядником)
Національним закладам вищої освіти, яким безпосередньо встановлені призначення у державному бюджеті
Керівники цих закладів за погодженням із головним розпорядником, якщо інше не передбачає законодавство
Закладам фахової передвищої освіти, які є структурним підрозділом або відокремленим структурним підрозділом закладу вищої освіти, що не має статусу юридичної особи
Головний розпорядник, якщо інше не передбачено законом
Установам, які не мають вищестоящої установи
Райдержадміністрації або виконавчі органи відповідних місцевих рад
Головний розпорядник бюджетних коштів може встановити власний порядок затвердження штатних розписів для установ, які належать до сфери його управління, якщо це не суперечить закону.
Як внести зміни до штатного розпису
Керівник протягом року має право своїм наказом вносити зміни до штатного розпису, якщо:
змінили структуру установи (наприклад, утворили нові або ліквідували наявні структурні підрозділи);
змінили умови оплати праці (наприклад, розряд, розмір посадового окладу, доплат чи надбавок);
потрібно ввести чи вивести певні посади (професії) або змінити їх назви.
Законодавство не встановлює кількість та періодичність, із якою можна вносити зміни до штатного розпису протягом року. Ці показники залежать від характеру змін.
Якщо до штатного розпису вносите зміни через ліквідацію структурних підрозділів, виведення зі штатного розпису певних посад (професій) тощо, то дата введення в дію цих змін має бути такою, аби керівник зміг виконати вимогу частини третьої статті 32 КЗпП – попередити працівників про наступне вивільнення через скорочення чисельності та про зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці. У період дії воєнного стану попередити потрібно до запровадження нових умов. Під зміною істотних умов праці розуміємо зменшення розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади (професії). У період діє воєнного часу – не пізніше дня запровадження цих умов.
Затвердити штатний розпис у новій редакції керівник повинен, зокрема, якщо структуру установи суттєво перебудували або законодавці змінили розміри посадових окладів.
Чи вносити зміни до штатного розпису в разі зміни розміру мінімальної зарплати
Розміри посадових окладів у бюджетній сфері визначають за рішеннями КМУ. Зміна розміру мінімальної зарплати не вплине на розмір посадового окладу.
Держоргани та ОМС не затверджуватимуть зміни до штатного розпису у зв’язку з підвищенням розміру мінімальної зарплати, оскільки у штатних розписах затверджено розміри посадових окладів та місячний фонд заробітної плати за посадовими окладами.
Натомість бюджетні установи у штатному розписі затверджують розміри посадових окладів, надбавок, доплат, місячний і річний фонд заробітної плати. При складанні штатних розписів керуються вказівками головних розпорядників бюджетних коштів та додатково – місцевих фінансових органів (для бюджетних установ, що фінансуються з місцевого бюджету).
Якщо до штатного розпису включено доплату до рівня мінімальної зарплати, її розмір, а також розмір місячного фонду зарплати у штатному розписі потрібно привести у відповідність з фактичними її розмірами. Це пов’язано зі зростанням мінімальної зарплати, яке призведе до збільшення розміру доплати до рівня мінімальної зарплати, за посадами для яких її розраховано, а також посадами, розмір посадового окладу за якими є меншим за розмір мінімальної зарплати.
Лиш у цій ситуації бюджетні установи вносять зміни до штатного розпису або затверджують нові штатні розписи і вводять їх в дію з дати підвищення розміру мінімальної зарплати. При цьому розмір посадових окладів у штатному розписі не зміниться, лише розмір доплати до рівня мінімальної зарплати та фонд заробітної плати.
