експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Зарплата вийшла менша від мінімальної – у більшості випадків необхідно її «дотягувати» шляхом доплати до мінімальної заробітної плати. Однак не все так просто, адже є надурочні, нічні, різні доплати і надбавки, лікарняні та відпускні. Як з цим розібратися – у консультації.
з мінімальною зарплатою порівнюється не лише оклад, а вся зарплата з усіма виплатами (окрім винятків, про які див. далі – питання 1). Наприклад, оклад працівника 3483 грн (2-й тарифний розряд ЄТС у січні-грудні 2025 року), але з певними надбавками у нього виходить 8050 грн. Доплата не потрібна (зарплата > 8000 грн);
доплата до мінімальної зарплати та мінімальна база ЄСВ – це різні речі. За кожною свої правила. Наприклад, для сумісників та осіб з інвалідністю мінімальна база ЄСВ не застосовується, але доплата до мінімальної зарплати може бути (див. далі – питання 4);
особливу увагу приділіть працівникам, у яких зарплата менша 8000 грн, адже при перевірці Держпраці до них буде підвищена увага;
доплата до мінімальної заробітної плати 2025 у Податковому розрахунку сум доходу ніяк не виділяється. Це просто частина зарплати (фонд додаткової зарплати) за пп. 2.1.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5. Це значить, що доплата до мінімальної зарплати «розчиняється» у звітності у загальній сумі зарплати.
Наразі індексацію поновили – для зарплати 2025 року базовим місяцем є січень 2025, а далі останній місяць підвищення окладів (ст. 34 Закону про Держбюджет 2025, а також лист Мінсоцполітики від 10.12.2024 р. № 105/0/214-24). Відносно доплати до мінімальної зарплати та індексації діє таке правило: сума індексації зменшує доплату до мінімальної зарплати. Справа в тому, що і ндексація не входить до виплат, які йдуть понад мінімальний рівень (див. – питання 1).
Наприклад, у працівника зарплата у липні 2025 року 7090 грн, але йому нарахували індексації ще плюс 50 грн (всього зарплата – 8040 грн). Доплати до мінімальної зарплати не буде. Якщо ж індексації у нього немає, то треба доплатити 10 грн (= 8000 – 7090 грн). Таким чином, індексація за таких умов узагалі прибрала доплату до мінімальної зарплати. Дані щодо індексації за липень 2025 наведені умовно, тобто для цілей прикладу. Насправді ж індексації у липні 2025 може й не бути (поки не буде перевищення кумулятивним індексом споживчих цін з початку року порогу індексації 103%).
Тепер розглянемо основні нюанси доплати до мінімальної зарплати більш детально у 4-х проблемних питаннях.
Хто має понад «мінімальний рівень», але за рахунок доплат
Рекомендуємо спочатку визначитися з тими працівниками, які мають доплати, які нараховуються понад «мінімальний рівень». Чому? Тому що сама цифра заробітної плати, яка перевищує насьогодні 8000 грн ще ні про що не говорить. Наприклад, є працівник, якому нараховано 8200 грн зарплати, але 900 грн з них, скажімо, «нічні». Оплата «нічних» не враховується при визначенні доплати до мінімальної зарплати. Отже, зарплата такого працівника, яка порівнюється з мінімальною базою, – всього лише 7300 грн (=8200 – 900). І треба донарахувати ще 700 грн доплати до мінімальної зарплати (=8000 –7300). Якби бухгалтер відкинув автоматично всіх працівників, у кого «більше 8000 грн», то пропустив би такого працівника, недонарахувавши йому зарплати. У даного працівника має в результаті бути зарплата 8900 грн (=8200 + 700).
Перелік виплат, якійдуть «зверх» мінімальної зарплати, тобто не враховуються при визначенні доплати до мінімальної зарплати, наведено у таблиці нижче.
ВИПЛАТИ, ЯКІ НЕ ВРАХОВУЮТЬСЯ ПРИ ВИЗНАЧЕНІН ДОПЛАТИ ДО МІНІМАЛЬНОЇ ЗАРПЛАТИ
ОСНОВНІ1:
доплата за несприятливі умови праці та підвищений ризик для здоров’я. Шкідливі умови у бюджетників, наприклад, можуть існувати у прибиральниць, які чистять туалети, використовують різні дезінфекційні засоби. Такі доплати мають бути прописані певними внутрішніми документами, тим же колективним договором;
доплата за роботу у нічний час («нічні»). Як правило, вона становить 40% від оплати кількості годин роботи у нічний час. Знову ж, визначається колективним договором;
оплата за роботу у надурочний час («надурочні»). Це робота понад місячну норму годин. Наприклад, у січні 2025 р. це 184 год і робота 189 год буде надурочною у кількості 5 год;
виплата за роз’їзний характер роботи. Зазвичай її мають водії. Вони не отримують добових, але отримують замість них таку доплату;
ОПЛАТА ВІДПРАЦЬОВАНОГО ЧАСУ НА ОСНОВІ СЕРЕДНЬОДЕННОЇ ЗА МИНУЛІ 2 МІСЯЦІ
оплата працівникам, які залучаються до виконання державних або громадських обов’язків, якщо вони виконуються в робочий час;
оплата роботи у дні відрядження. Виняток – коли оплата здійснюється не на основі середньоденної за минулі 2 місяці, а як за звичайний робочий день у поточному місяці2
ДОДАТКОВІ – ЗА НЕВІДПРАЦЬОВАНИЙ ЧАС:
виплати, які належать до фонду оплати праці3
виплати, які не належать до фонду оплати праці4
відпускні та їхня компенсація. Це стосується як основної, так і додаткової відпусток, додаткових «дитячих» відпусток;
лікарняні і декретні (допомога з вагітності і пологів);
оплата курсів підвищення кваліфікації;
оплата донорам днів огляду і здачі крові, відпочинку;
2 – мова йде про зарплату за дні відрядженні (не добові). Нагадуємо, що за існуючими правилами оплата здійснюється на основі найбільшої з двох сум – середньоденної за минулі 2 місяці або як середньоденної за поточний місяць (як звичайний робочий день) – бухгалтер обирає найбільшу з 2-х цифр (листи Мінсоцполітики від 08.11.2016 р. № 1584/13/84-16, від 13.02.2017 р. № 322/0/101-17/282). Зверніть увагу, що для держслужбовців завжди береться середньоденна за поточний місяць як звичайний робочий день, тобто для держслужбовців оплата днів відрядження завжди входить до мінімальної зарплати (див. ч. 5 ст. 42 Закону «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889);
3 – згадаються у листах Мінсоцполітики від 17.05.2017 р. № 1452/0/101-17, від 25.05.2017 р. № 1545/0/101-17/28. Вони не враховуються при визначенні дотримання мінімального рівня оплати праці, так як залежать від виплат, які були у минулому і рахуються на основі середньоденного заробітку. Таким чином, вони «зароблені» у минулому, а не за результатами роботи у поточному місяці;
4 – такі виплати за визначенням не можуть бути у розрахунку мінімальної зарплати, так як самі собою зарплатою не є. Вони йдуть «зверх» зарплати
Зверніть увагу, що якщо працівник мав за місяць тільки лікарняні, декретні або відпускні, то їхня сума може бути й меншою 8000 грн і тут нічого не порушується: дані виплати нараховуються виходячи з середніх виплат за минулі місяці і ніяк не пов’язані з роботою працівника у такому місяці (чи взагалі його нероботою повний місяць).
Увага: Спочатку знаходимо працівників, які мають зарплату «понад мінімальний рівень», але мають доплати, які не враховуються у розмір мінімальної зарплати («нічні» тощо). Відкидаємо такі доплати і лише тоді порівнюємо нараховану зарплату з 8000 грн.
Доплата до мінімальної зарплати тим, хто має зарплату меншу за 8000 грн
Тут уже просто відбираємо всіх, хто залишився з зарплатою, яка недотягує до мінімальної зарплати. Однак нараховувати доплату до мінімальної заробітної плати ще не поспішаємо, так як мінімальні гарантії щодо зарплати встановлені за виконання однієї суттєвої умови – працівник мав виконати місячну норму праці. А якщо він «недопрацював», то й доплати до мінімальної зарплати бути не повинно. Отже, постає ще одне питання – про виконання норми праці.
Доплата до мінімальної зарплати тим, хто не виконав місячну норму праці
Місячна норма залежить від тривалості робочого тижня в установі. Норми робочого часу раніше наводилися щороку Мінекономіки. На 2025 рік, як і на 2024 рік, таких норм немає, тому визначаємо самостійно (святково-неробочих днів під час дії воєнного стану немає, вони вважаються робочими днями).
Наприклад, січень 2025 року – 184 год (23 р. дні, 40-годинний тиждень, 5-денка) і 165,6 год (36-годинний тиждень, 5-денка). Невиконання може бути з різних причин, наприклад через те що працівник перебував на лікарняному, у відпустці, мав невихід на роботу через хворобу не підтверджену лікарняним (замість нього – медична довідка). Однак це не значить автоматичного позбавлення доплати до мінімальної зарплати. У такому разі потрібно розрахувати мінімальну оплату за той фактично відпрацьований час. Розглянемо як.
Доплата до мінімальної заробітної плати 2025 на прикладах
Приклад 1 (мінімальна зарплата і фактично відпрацьований час). Працівник, який відпрацював у січні 2025 року 160 год замість 184 год (два дні був на лікарняному). Тоді мінімальний рівень оплати праці буде 8000×160/184 = 6956,52 грн. Дана цифра – 6956,52 грн – і є тією базою, з якою слід порівняти місячну зарплату працівника (а не 8000 грн). Якщо працівнику нараховано за січень 7000 грн (без лікарняних), то доплату до мінімальної зарплати НЕ нараховуємо, так як 7000 грн > 6956,52 грн. Однак, якщо працівнику нараховано зарплату 6900 грн, то треба провести доплату 56,52 грн (= 6956,52 – 6900).
Щодо 8000 грн, то це оплата за повністю відпрацьовану норму січня 2024, тобто 184 год. Якщо працівник відпрацював 184 год і отримав лише 7190 грн, тоді йому слід доплатити різницю з повної мінімальної зарплати, тобто 810 грн (= 8000 – 7190).
Роз’яснює НАДС: - кого преміювати чи просувати по службі під час воєнного стану; - чи встановлювати доплату за науковий ступінь; - чи враховувати досвід роботи за сумісництвом; - як оцінити результати службової діяльності; - як присвоїти ранг; - хто не має права на пенсію держслужбовця; - чи просувати по службі під час воєнного стану.
Доплата до мінімальної заробітної плати 2024 сумісникам
Ще одна ситуація, коли «мінімальний рівень» для працівника слід зменшити – працівник оформлений на неповний робочий час, наприклад є зовнішнім або внутрішнім сумісником. У цілому ситуація тоді подібна до того, коли сумісник працює у вільний від основної роботи час, тобто має неповний робочий час.
Приклад 2 (доплата до мінімальної зарплати суміснику, неповний робочий час). Працівник оформлений як сумісник на 0,5 ставки й відпрацював 92 год з 184 год за січень 2025 р. Виходить, що його мінімальна оплата становить 92/184 = 0,50 від мінімальної зарплати. Це буде 8000 грн ×92/184 = 4000 грн. Якщо такому працівнику нараховано за місяць зарплати:
5000 грн, то доплати не буде, хоча сума й менша за мінімальна зарплату 8000 грн;
3950 грн, то треба нарахувати доплату до мінімального рівня 50 грн (= 4000 – 3950).
Зверніть увагу, якщо правильно рахувати зарплату на основі відпрацьованих годин за табелем обліку робочого часу і навіть у сумісника з «0,5 ставки» реальний коефіцієнт фактичного виконання норми за місяць може вийти й інший, наприклад 0,4891 (=90/184). У розрахунок слід брати тоді саме коефіцієнт «0,4891» а не «0,5». Однак на практиці, як правило, «підганяють» цифри табеля так, аби були «чисті 0,5».
Аналогічні правила діють не тільки для сумісників (зовнішніх і внутрішніх), але й для штатних працівників, які теж працюють неповний робочий час. Однак при нарахуванні зарплати штатним працівникам пам’ятаємо ще й про мінімальну базу ЄСВ. Так, у прикладі 2 ЄСВ слід нарахувати з фактичної суми зарплати (= 3950 грн × 0,22 = 869грн). Однак, якби на таких же умовах «відпрацював» штатний працівник, у якого «всього 0,5 ставки» й немає ніякого внутрішнього сумісництва й виплат за ЦПД тощо, то довелося б тоді нарахувати ЄСВ з мінімальної бази, тобто 8000 грн (= 8000 грн ×0,22 = 1760грн).
Приклади доплати до мінімальної зарплати для бюджетників
Наведемо ще декілька прикладів типових для бюджетних установ.
Приклад 3 (стандартна ситуація). Є водій. Має 1-й тарифний розряд ЄТС. Оклад 3195 грн у січні 2025 року. Надбавка за класність 25%, доплата за ненормований робочий день 30%.
Приклад 4 (+ індексація у 2025 році – умовно). У липні 2025 року цьому ж водію, у якого посадовий оклад уже має бути 3600 грн, нараховано ще й індексацію за липень 2025 р. у розмірі 168,11 грн. Цифра індексації умовна, так як у 2025 році початковий базовий місяць для всіх січень 2025 і на момент підготовки даної консультації, чи взагалі буде індексація за липень 2025 року і якщо буде, то якою – невідомо, так як ще невідома інфляція за червень 2025 та попередні місяці.
За місяць все одно вийде 8000 грн. Таким чином, індексація зменшує доплату до мінімальної зарплати, так як зараховується в оплату мінімальної норми за місяць (8000 = 5748,11 + 168,11+ 2083,78).
Приклад 5 (+ «нічні»). Той же водій з прикладу 1, якому нараховується зарплата за січень 2025 року.
Водію було нараховано ще й оплату 18 год роботи вночі (40%). Вартість 1 години такої роботи для січня 2025 р.: 3195/184 = 17,36 грн, де 184 год – це норма робочого часу січня 2025.
Рахуємо «нічні»: 17,36 × 18×0,4 = 124,99 грн. Дана сума не бере участі в розрахунку доплати до мінімальної зарплати.
За січень 2025 водій отримає 4952,25+3047,75+124,99 = 8124,99 грн.
Приклад 6 (доплата до мінімальної заробітної плати при відпустці). Той же водій з прикладу 5.
Все те саме, але водій був у відпустці і відпрацював 15 з 23 робочих днів у січні 2025 р.
