Акт ревізії – це не лише документ, що містить перелік порушень та незаконних операцій, які виявила ревізія. На його підставі роблять висновки про роботу установи, оцінюють якість роботи керівника, головного бухгалтера та інших посадових осіб. Тож рекомендації щодо того, як почуватися впевнено, якщо на носі ревізія, дадуть змогу зменшити кількість зафіксованих в акті ревізії порушень.
Важливо знати, за якими правилами ревізори складають акт ревізії фінансово-господарської діяльності і яку саме інформацію вони туди записують. Так ви не розгубитеся під час підписання акта і за потреби внесете до нього корективи. Адже виправити щось, коли дали необгрунтовані пояснення ревізорам, неможливо.
Як оформлюють акт ревізії
Акт ревізії – документ, який складають посадові особи органу державного фінансового контролю, що проводили ревізію. У ньому фіксують факт її проведення та результати.
Вимоги до складання та змісту акта ревізії визначені в Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами, затвердженому постановою КМУ від 20.04.2006 № 550 (далі – Порядок № 550). 13 жовтня 2022 року набрала чинності постанова Уряду, якою внесено 21 зміну в Порядок №550, зокрема в оформлення акту ревізії.
4 головні вимоги до оформлення акта ревізії
складають на паперовому носії державною мовою
оформлюють на бланку органа державного фінансового контролю
повинен мати наскрізну нумерацію сторінок
на першому аркуші акта зазначають назву документа (акт), дату і номер, місце складення (назва міста, села чи селища)
Після змін в жовтні 2022 року було розширено зміст акта ревізії. До переліченої інформації автори змін додали:
адресу електронної пошти;
ідентифікаційний код юридичної особи в ЄДРПОУ;
інші відомості щодо організаційної структури об’єкта контролю, наявності підпорядкованих йому підприємств, установ, організацій, перебігу ревізії та перешкоджання у її проведенні, а також факти відмови підписати або неможливість підписати документи в разі наявності;
іншу інформацію, що стосується діяльності та фінансового стану об’єкта контролю, та факти, що стосуються періоду, який підлягає ревізії.
Акт ревізії фінансово-господарської діяльності складається зі вступної і констатуючої частин. Розглянемо кожну окремо.
Людмила КРАВЧЕНКО керівник групи експертів з бюджетного обліку Експертус Головбух
Якщо ревізори не нададуть посадовим особам підконтрольних установ та інших суб’єктів господарської діяльності зазначених документів або нададуть їх із порушенням вимог, які встановлені частиною 14 статті 11 Закону № 2939, керівник установи матиме підставу, щоб не допустити їх до ревізії. Буває, керівник установи чи його заступник відмовляються підписувати направлення, але не заперечують, щоб посадові особи органу державного фінансового контролю проводили ревізію. Про це ревізор зазначає у вступній частині акта ревізії. Направлення ревізори мають вручити саме керівнику чи його заступнику, а не іншій посадовій особі. Лише після цієї процедури ревізор розпочинає ревізійні дії. Якщо цієї процедурної формальності не дотримали, ревізію розпочинати не можна.
Загальні вимоги до інформації, яку ревізори мають зазначити у вступній частині акта ревізії, містяться в Порядку № 550. Ревізор цю інформацію має зібрати і вписати до акта ревізії, а керівник з головбухом – простежити, чи правильно він усе зазначив.
У вступній частині вказують:
1) загальні відомості, зокрема:
підстава для ревізії;
тема ревізії;
повна назва установи, її місцезнаходження;
відомості про організаційно-правову форму та форму власності;
дати початку і закінчення ревізії, період, який підлягав перевірці;
перелік посадових осіб установи та залучених спеціалістів, що проводили ревізію;
2) перелік посадових осіб, які відповідали за фінансово-господарську діяльність установи в період, який ревізують;
Якщо протягом періоду, що підлягає ревізії, змінювалися посадові особи, які відповідали за фінансово-господарську діяльність установи, акт ревізії має містити інформацію про усіх цих осіб. Та ще й з датами прийняття на роботу і звільнення. Якщо ревізори зафіксують в акті ревізії порушення, відповідатиме та посадова особа, яка на момент такого порушення вела фінансово-господарську діяльність установи.
3) факт ненадання установою журналу реєстрації перевірок;
Ревізори зобов’язані поставити підпис у журналі реєстрації перевірок (п. 14 Порядку № 550). Тому установа, до якої завітали ревізори, повинна мати такий журнал.
Установленої форми для такого журналу немає, тож його зазвичай складають у довільній формі. Головне, щоб у журналі були графи для інформації про назву органу контролю, вид перевірки, термін її проведення і місце для підпису ревізора.
До речі, ведення такого журналу допоможе установі відстежувати, чи не порушують ревізори термінів проведення ревізій. А відмова від підпису в журналі реєстрації є підставою для недопущення ревізорів до перевірки.
4) факт відмови керівника установи чи його заступника підписати програму ревізії і направлення;
Перед ревізією керівнику установи чи його заступнику під підпис на примірнику органу державного фінансового контролю ревізори надають для ознайомлення програму ревізії та направлення. Якщо керівник чи заступник відмовляються їх підписувати програму ревізії та направлення, але не проти власне ревізії, це зазначають у вступній частині акта ревізії.
Водночас якщо ревізори не надали посадовим особам установи програми ревізії та направлення, це є підставою для недопущення ревізорів до проведення ревізії.
За новим Порядком, у разі потреби зміни періоду, що підлягає ревізії, такі зміни здійснюються після відповідних до змін до плану проведення заходів державного фінансового контролю, та нове направлення держаудитору, не оформлюється. Про йдеться в роз'ясненні Держаудитслужби.
інформацію про результати ревізії за кожним питанням програми. При цьому ревізори обов’язково зазначають, за який період, яким способом та за якими документами перевірили ці питання;
висновок про наявність/відсутність порушень. Під час ревізії ревізори намагаються виявити якнайбільше порушень. Для цього використовують різні методи, серед яких – зустрічна звірка. Якщо ревізори встановили порушення, вони вимагають від посадових осіб, причетних до порушення, письмових пояснень;
факти порушення законодавства із зазначенням винних осіб;
розмір збитків (у разі їх наявності), завданих державі чи установі внаслідок порушень.
Усі висновки ревізорів мають бути підтверджені документально і не суперечити законодавству.
У констатуючій частині ревізори вказують лише підтверджені ревізійними діями висновки. Суб’єктивні припущення фінансові інспектори в ній не наводять.
Підставою для записів в акті ревізії можуть бути тільки дані, ретельно перевірені ревізорами і підтверджені первинними документами, записами в регістрах бухгалтерського обліку, зустрічними звірками, результатами інвентаризацій тощо.
Акт ревізії містить тільки підсумкові дані за кожним видом порушень з посиланням на відповідні додатки, які мають підписати ревізор і головний бухгалтер установи.
Виявлені порушення фіксують з обов’язковим посиланням на норми законів чи інших нормативно-правових актів, а також із зазначенням винних у їх допущенні осіб.
Аби акт ревізії бюджетної установи у констатуючій частині правильно відображав інформацію про порушення, ревізори вимагають у причетних до таких порушень посадових осіб установи письмові пояснення (абз. 1 п. 18 Порядку № 550).
Надавати пояснення потрібно правильно, аби не нашкодити ні собі, ні установі. Тому зупинимося на них докладніше.
Раніше ревізори вимагали пояснення, якщо виявляли порушення законодавства. Вони вручали працівникам об’єкта контролю, які причетні до виявлених порушень, під особистий підпис перелік питань.
Після останніх змін в нормативній базі ревізори можуть вимагати пояснення від працівників, щоб з’ясувати окремі обставини фінансово-господарської діяльності об’єкта контролю. Перелік питань щодо таких обставин надають працівникам об’єкта контролю в один зі способів:
через канцелярію чи підрозділ з питань діловодства з відміткою на примірнику документа органу фінконтролю про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об’єкта контролю та підписом працівника канцелярії (загального відділу), який здійснив реєстрацію;
рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. На примірнику документа, що залишається в органі фінконтролю, зазначають реквізити поштового повідомлення, яке долучається до матеріалів ревізії.
Якщо працівники установи відмовляються надавати письмові пояснення, інформацію про це теж вказують у акті.
Часто у посадових осіб установи виникає запитання, чи обов’язково потрібно надавати пояснення ревізорам. Відповідь на нього дає стаття 63 Конституції України. У ній передбачено, що особа не відповідає за відмову давати показання або пояснення щодо себе, членів сім’ї чи близьких родичів, перелік яких визначений законом.
Тобто посадова особа має право не надавати пояснення ревізорам. Проте діяти так не завжди доцільно. Іноді обгрунтовані пояснення посадової особи разом з копіями первинних документів можуть змінити позицію ревізорів щодо порушення. Тому важливо за будь-яких умов відстоювати власні інтереси і за потреби підкріплювати свої пояснення необхідними доказами.
Аби вибудувати правильну лінію захисту, варто заручитися підтримкою фахівців. Не радимо писати пояснення під диктовку ревізора. Зміст такого пояснення може бути не на користь особи, яка його надає.
Буває й так, що ревізори не вимагають письмових пояснень щодо виявлених порушень, однак потім зазначають їх в акті ревізії. Пам’ятайте: такі дії можна оскаржувати як недотримання процедури проведення ревізії.
Якщо в акті ревізії ревізори зафіксували порушення, вони мають зазначити винних осіб (п. 2 Порядку № 550).
Винними вважають осіб:
відповідальних за фінансово-господарські операції, проведені з порушенням законодавства;
дії (бездіяльність) яких призвели до такого порушення.
Як бачимо, винними можуть бути й особи, які не були відповідальними за проведення фінансово-господарських операцій, але їхні дії чи бездіяльність спричинили такі порушення.
Щоб встановити винних осіб, ревізори всебічно досліджують виявлені порушення, вивчають пояснення, отримані від працівників, причетних до порушень, посадові інструкції працівників тощо.
За результатами ревізії ревізори вживають заходів для притягнення до адміністративної, дисциплінарної та матеріальної відповідальності винних у порушеннях працівників установи (п. 50 Порядку № 550).
Водночас вину особи у злочині визначає суд, в т. ч. за результатами розгляду матеріалів ревізії. На цьому наголошує Держфінінспекція в листі від 13.01.2014 № 25-14/50.
Після останніх змін в Порядку №550 акт ревізії підписують посадова особа органу державного фінансового контролю та керівник і головний бухгалтер об’єкта контролю або особа, уповноважена на ведення бухгалтерського обліку. Якщо на об’єкті контролю бухгалтерський облік веде на договірних засадах спеціаліст із бухгалтерського обліку – самозайнята особа чи підприємство, яке провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, акт ревізії тепер підписуватиме керівник об’єкта контролю.
За потреби акт ревізії підписують інші працівники установи. Коли може виникнути така потреба?
Буває так, що в установі проводять ревізію окремих питань фінансово-господарської діяльності, з яких не всі входять до обов’язків відділу бухгалтерського обліку. Приміром, в установі є відділ, який нараховує виплати, а відділ бухгалтерського обліку відповідає лише за фінансування цих виплат. У такій ситуації до посадових осіб, які відповідають за фінансово-господарську діяльність установи, окрім керівника установи та головного бухгалтера, належатиме і начальник відділу з нарахування таких виплат. Тому він також має підписувати акт.
Дещо розкриємо процес складання та підписання цього документа.
Документ складають у трьох примірниках:
1-й – для органу контролю;
2-й – для установи;
3-й – для правоохоронних органів у випадках, передбачених законодавством.
Перший і третій примірники акта надають для ознайомлення керівнику чи головному бухгалтеру у строк, не пізніше ніж 5 робочих днів після закінчення ревізії:
або особисто під розписку;
або через канцелярію (з відміткою про це в журналі реєстрації);
або рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.
Керівник, головний бухгалтер та інші визначені працівники об’єкта контролю зобов’язані ознайомитися з актом ревізії і в разі погодження з викладеними в ньому фактами підписати примірники.
Після того, як підписані керівником і головним бухгалтером 1-й і 3-й примірники акта ревізії передано, орган контролю не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання видає установі 2-й примірник акта ревізії.
Якщо керівник установи або головний бухгалтер не згодні з висновками ревізорів, вони не повинні одразу підписувати акт ревізії. За наявності заперечень керівник, головний бухгалтер чи інші особи перед своїми підписами роблять запис «із запереченнями», і лише потім проставляють свій підпис.
Підписання акта ревізії із запереченнями та зауваженнями є формою оскарження неправомірних висновків, викладених в акті ревізії, а також рішень (дій) органів контролю.
Якщо у разі незгоди з викладеним в акті ревізії посадові особи установи вирішать не підписувати його взагалі, ревізори складають акт про відмову від підписання. А це матиме негативні наслідки для посадових осіб установи.
Як бачимо, перед тим, як підписати акт ревізії 2020 року, слід уважно ознайомитися з його змістом. Якщо ревізори в констатуючій частині акта ревізії зафіксували порушення, передусім потрібно перевірити посилання на норми законів чи інших нормативно-правових актів. Коли ви не погоджуєтеся зі змістом акта або з окремими його висновками, такий акт можна оскаржити.
