Акт ревизии — это не только документ, содержащий перечень нарушений и незаконных операций, которые обнаружила ревизия. На его основании делают выводы о работе учреждения, оценивают качество работы руководителя, главного бухгалтера и других должностных лиц. Поэтому рекомендации относительно того, как чувствовать себя уверенно, если на носу ревизия, позволят уменьшить количество зафиксированных в акте ревизии нарушений.
Важно знать, по каким правилам ревизоры составляют акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности и какую именно информацию они туда записывают. Так вы не растеряетесь при подписании акта и при необходимости внесете в него коррективы. Ведь исправить что-нибудь, когда дали необоснованные объяснения ревизорам, невозможно.
Як покарають за нецільове використання гуманітарної допомогиКак оформляют акт ревизии
Акт ревизии — документ, который составляют должностные лица органа государственного финансового контроля, проводившие ревизию. В нем фиксируют факт ее проведения и результаты.
Требования к составлению и содержанию акта ревизии определены в Порядке проведения инспектирования Государственной аудиторской службой, ее межрегиональными территориальными органами, утвержденному постановлением КМУ от 20.04.2006 № 550 (далее — Порядок № 550).
Акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности состоит из вступительной и констатирующей частей. Рассмотрим каждую в отдельности.
Керівник не дозволяє передплачувати бухгалтерське видання? Ознайомте його з цією статтею й актом ревізії, щоб він переконався, що відповідає за помилки в бухобліку
Вступительная часть акта ревизии
Общие требования к информации, которую ревизоры должны указать во вступительной части акта ревизии, содержатся в Порядке № 550. Ревизор эту информацию должен собрать и вписать в акт ревизии, а руководитель с главбухом — проследить, правильно ли он все указал.
Во вступительной части указывают:
1) общие сведения, в частности:
- основание для ревизии;
- тема ревизии;
- полное название учреждения, его местонахождение;
- сведения об организационно-правовой форме и форме собственности;
- даты начала и окончания ревизии, период, который подлежал проверке;
- перечень должностных лиц учреждения и привлеченных специалистов, проводивших ревизию;
2) перечень должностных лиц, отвечавших за финансово-хозяйственную деятельность учреждения в период, который ревизуют;
3) факт непредоставления учреждением журнала регистрации проверок;
4) факт отказа руководителя учреждения или его заместителя подписать программу ревизии и направления;
Констатирующая часть акта ревизии
В констатирующей части акт ревизии содержит:
- информацию о результатах ревизии по каждому вопросу программы. При этом ревизоры обязательно отмечают, за какой период, каким образом и по каким документам проверили эти вопросы;
- вывод о наличии/отсутствии нарушений. Во время ревизии ревизоры пытаются выявить как можно больше нарушений. Для этого используют различные методы, среди которых — встречная сверка. Если ревизоры установили нарушения, они требуют от должностных лиц, причастных к нарушению, письменных объяснений;
- факты нарушения законодательства с указанием виновных лиц;
- размер убытков (в случае их наличия), нанесенных государству или учреждению в результате нарушений.
Все выводы ревизоров должны быть подтверждены документально и не противоречить законодательству.
В констатирующей части ревизоры указывают только подтвержденные ревизионными действиями выводы. Субъективные предположения финансовые инспекторы в ней не приводят.
Основанием для записей в акте ревизии могут быть только данные, тщательно проверенные ревизорами и подтвержденные первичными документами, записями в регистрах бухгалтерского учета, встречными сверками, результатами инвентаризации и т.д.
Акт ревизии содержит только итоговые данные по каждому виду нарушений со ссылкой на соответствующие приложения, которые должны подписать ревизор и главный бухгалтер учреждения.
Выявленные нарушения фиксируют с обязательной ссылкой на нормы законов или иных нормативно-правовых актов, а также с указанием виновных в их допущении лиц.
Чтобы акт ревизии бюджетного учреждения в констатирующей части правильно отражал информацию о нарушениях, ревизоры требуют у причастных к таким нарушениям должностных лиц учреждения письменные объяснения (абз. 1 п. 18 Порядка № 550).
Предоставлять объяснения нужно правильно, чтобы не навредить ни себе, ни учреждению. Поэтому остановимся на них подробнее.
Письменные объяснения
Прежде всего ревизоры должны вручить лицам, от которых требуют объяснений, соответствующий перечень вопросов под личную подпись.
Объяснение оформляют на имя руководителя органа контроля, который назначил ревизию. Это объяснение обязательно должно содержать дату составления.
Если работники учреждения отказываются предоставлять письменные объяснения, информацию об этом тоже указывают в акте.
Часто у должностных лиц учреждения возникает вопрос, обязательно ли нужно предоставлять объяснения ревизорам. Ответ на него дает статья 63 Конституции Украины. В ней предусмотрено, что лицо не отвечает за отказ давать показания или объяснения в отношении себя, членов семьи или близких родственников, перечень которых определен законом.
То есть должностное лицо имеет право не предоставлять объяснения ревизорам. Однако действовать так не всегда целесообразно. Иногда обоснованные объяснения должностного лица вместе с копиями первичных документов могут изменить позицию ревизоров о нарушении. Поэтому важно при любых условиях отстаивать собственные интересы и при необходимости подкреплять свои объяснения необходимыми доказательствами.
Чтобы выстроить правильную линию защиты, стоит заручиться поддержкой специалистов. Не советуем писать объяснение под диктовку ревизора. Содержание такого объяснения может быть не в пользу лица, которое его предоставляет.
Бывает и так, что ревизоры не требуют письменных объяснений по выявленным нарушениям, однако затем отмечают их в акте ревизии. Помните: такие действия можно обжаловать как несоблюдение процедуры проведения ревизии.
Установление в акте ревизии виновного лица
Если в акте ревизии ревизоры зафиксировали нарушения, они должны указать виновных лиц (п. 2 Порядка № 550).
Виновными считают лиц:
- ответственных за финансово-хозяйственные операции, проведенные с нарушением законодательства;
- действия (бездействие) которых привели к такому нарушению.
Как видим, виновными могут быть и лица, которые не были ответственными за проведение финансово-хозяйственных операций, но их действия или бездействие привели к таким нарушениям.
Чтобы установить виновных лиц, ревизоры всесторонне исследуют выявленные нарушения, изучают объяснения, полученные от работников, причастных к нарушениям, должностные инструкции работников и т.д.
По результатам ревизии ревизоры принимают меры для привлечения к административной, дисциплинарной и материальной ответственности виновных в нарушениях работников учреждения (п. 50 Порядка № 550).
В то же время вину лица в преступлении определяет суд, в т. ч. по результатам рассмотрения материалов ревизии. Это подчеркивает Госфининспекция в письме от 13.01.2014 № 25-14/50.
Подписание акта ревизии
Акт ревизии подписывают как должностное лицо органа контроля, так и руководитель и главный бухгалтер учреждения. При необходимости — другие работники учреждения. Когда может возникнуть такая необходимость?
Бывает так, что в учреждении проводят ревизию отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности, из которых не все входят в обязанности отдела бухгалтерского учета. К примеру, в учреждении есть отдел, который насчитывает выплаты, а отдел бухгалтерского учета отвечает лишь за финансирование этих выплат. В такой ситуации к должностным лицам, которые отвечают за финансово-хозяйственную деятельность учреждения, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, принадлежать и начальник отдела по начислению таких выплат. Поэтому он также должен подписывать акт.
Несколько раскроем процесс составления и подписания этого документа.
Документ составляют в трех экземплярах:
- 1-й — для органа контроля;
- 2-й — для учреждения;
- 3-й — для правоохранительных органов в случаях, предусмотренных законодательством.
Первый и третий экземпляры акта предоставляют для ознакомления руководителю или главному бухгалтеру в срок не позднее 5 рабочих дней после окончания ревизии:
- или лично под расписку;
- или через канцелярию (с отметкой об этом в журнале регистрации);
- или заказным почтовым отправлением с уведомлением.
Руководитель, главный бухгалтер и другие определенные работники объекта контроля обязаны ознакомиться с актом ревизии и в случае согласия с изложенными в нем фактами подписать экземпляры.
После того, как подписанные руководителем и главным бухгалтером 1-й и 3-й экземпляры акта ревизии переданы, орган контроля не позднее следующего рабочего дня с момента получения выдает учреждению 2-й экземпляр акта ревизии.
Как видим, перед тем, как подписать акт ревизии 2019 года, следует внимательно ознакомиться с его содержанием. Если ревизоры в констатирующей части акта ревизии зафиксировали нарушения, прежде всего нужно проверить ссылки на нормы законов или иных нормативно-правовых актов. Когда вы не согласны с содержанием акта или с отдельными его выводами, такой акт можно обжаловать.
Пример заполнения акта ревизии
Проиллюстрируем наши рекомендации на примере — рассмотрим выписку из акта ревизии:
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
