Прийняли на роботу нового бухгалтера? Ознайомте його з посадовими обов’язками, правами та відповідальністю. Для цього скачайте актуальний зразок посадової інструкції бухгалтера бюджетної установи.
Посадова інструкція бухгалтера – це окремий документ, який визначає завдання, обов’язки, права, кваліфікаційні вимоги за посадою бухгалтера. За посадою головного бухгалтера завдання, обов’язки, права, кваліфікаційні вимоги прописують у положенні про відділ (сектор) бухгалтерського обліку. Тож насамперед – про нього.
Положення про відділ (сектор)
Положення про відділ (сектор) бухгалтерського обліку складають за умови наявності відповідного підрозділу у структурі установи. Таке положення розробляє і підписує начальник відділу (сектору) бухгалтерського обліку – головний бухгалтер (далі – головний бухгалтер), а затверджує наказом – керівник установи. Яку інформацію має містити положення про відділ (сектор) бухгалтерського обліку, визначає Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою КМУ від 26.01.2011 № 59 (далі – Типове положення).
За своєю структурою воно складається із розділів:
загальні положення;
завдання і функції відділу (сектору);
права відділу (сектору);
керівництво відділу (сектору).
Завдання і функції, права відділу (сектору) прописуємо на основі Типового положення, галузевої специфіки установи, додаткових завдань/функцій, що покладені на відділ (сектор) керівником установи у зв’язку зі скороченням/обмеженням штату (наприклад, функції економіста, інспектора з кадрів, уповноваженої особи з організації/проведення закупівель тощо).
У розділі керівництво відділу (сектору) прописуємо відомості про посаду головного бухгалтера, а саме: його обов’язки, права, кваліфікаційні вимоги за посадою, хто замінятиме на час його відсутності, відповідальність. При цьому враховуємо Типове положення, завдання і функції Положення про відділ (сектор) бухгалтерського обліку, кваліфікаційні характеристики відповідної посади, що визначає розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців» випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336. Тож для головного бухгалтера окрему посадову інструкцію не складають. З текстом положення про відділ (сектор) бухгалтерського обліку ознайомлюють кожного бухгалтера під особистий підпис із зазначенням дати, ініціалів і прізвища.
Посадову інструкцію складають на бухгалтера чи спеціаліста, на якого покладають виконання завдань та функціональних обов’язків бухгалтерської служби, якщо в структурі установи її як підрозділ не утворюють. Його посадова інструкція міститиме ті самі завдання та обов’язки, що й для головного бухгалтера, але більш деталізовано.
Для працівників відділу (сектору) складають посадові інструкції за посадами, визначеними у штатному розписі:
заступник головного бухгалтера;
провідний бухгалтер;
бухгалтер І категорії;
бухгалтер ІІ категорії;
бухгалтер без категорії.
Інструкція із посадових обов’язків для кожного працівника має бути різною. Адже у кожного бухгалтера своя постійна ділянка роботи, ряд постійних завдань, за виконання яких він несе відповідальність. Між бухгалтерами розподіляють повноваження, зокрема, щодо взаємодії з іншими установами, банками, казначейством, органами статистики, податковими органами, пенсійним фондом тощо. Індивідуальний підхід має бути щодо кожної посади, у т. ч. рівнозначної, оскільки це спрощує організацію роботи та полегшує визначити відповідальну особу за допущені помилки/порушення на певній ділянці робіт, операції тощо.
Посадова інструкція заступника головного бухгалтера 2024 року передбачає частину посадових обов’язків головного бухгалтера щодо контролю за веденням бухгалтерського обліку, складанням звітності та виконанням завдань бухгалтерами. А також повинна містити перелік завдань/обов’язків, за виконання яких несе відповідальність виключно заступник головного бухгалтера.
Посадова інструкція провідного бухгалтера у порівнянні з інструкціями бухгалтерів, що мають категорію, передбачатиме більше посадових обов’язків, завдань і повноважень або відповідатиме за ділянки роботи, які потребують вищої кваліфікації у зв’язку зі складністю виконання.
Розподіляє завдання між посадами у посадових інструкціях головний бухгалтер. Після затвердження посадової інструкції, з нею ознайомлюють бухгалтера, який виконуватиме прописані в ній завдання та обов’язки, під особистий підпис із зазначенням дати, ініціалів і прізвища.
У розділі «Загальні положення» описуємо коротко відомості про посаду, сферу діяльності бухгалтера, найменування підрозділу, де він працює, порядок призначення/звільнення/відсторонення, безпосередню підпорядкованість. Зазначаємо кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих (якщо мова йде про заступника головного бухгалтера). Як правило, у цьому розділі наводять порядок заміщення інших бухгалтерів на період їхньої тимчасової відсутності (відпустки, хвороби, інших поважних причин), а також хто заміщуватиме бухгалтера у разі його відсутності.
Завдання і обов’язки
Посадова інструкція бухгалтера бюджетної установи 2024 року в розділі «Завдання і обов’язки» описує усі конкретизовані завдання і обов’язки, що закріплюють за посадою. Їх визначаємо з урахуванням завдань і функцій, що визначає Положення про відділ (сектор) бухгалтерського обліку та покладених/закріплених за ним додаткових завдань. Враховуємо також вимоги кваліфікаційної характеристики відповідної посади, які визначає розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців» випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336.
Конкретизуючи види завдань і обов’язків за посадою маємо дотримувати організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, перевіряє, бере участь, готує, складає, погоджує тощо).
Можна прописувати також завдання, які виконують інші бухгалтери, але з приміткою – на час їх тимчасової відсутності.
Розділ «Права» формуємо виходячи з делегованих бухгалтеру повноважень, відповідно до яких він виконуватиме покладені на нього завдання та обов’язки. Наприклад, має право вносити пропозиції з відповідних питань (оптимізації роботи відділу, оптимізації ділянки роботи), приймати певні рішення (обов’язково слід конкретизувати), узгоджувати проекти документів, які створюються у відділі, виконувати обов’язки представництва відділу з певних питань (зазначити саме яких і коли), брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію, документи від відповідних підрозділів (доцільно деталізувати) тощо.
Окрім цього, у права бухгалтера потрібно прописувати і ті, які закріплені в окремих законах, наприклад, повідомляти про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII (далі – Закон № 1700), вчинених іншою особою, тощо.
Відповідальність
У розділі «Відповідальність» зазначаємо показники оцінки роботи бухгалтера та межі його особистої відповідальності за результати діяльності, виконання робіт чи бездіяльності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначаємо, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо. Також прописуємо обставини, за настання яких бухгалтер нестиме дисциплінарну, цивільно-правову, адміністративну, кримінальну відповідальність.
Водночас бухгалтер звільнятиметься від юридичної відповідальності за порушення своїх службових, цивільних, трудових чи інших обов’язків або зобов’язань, якщо таке порушення є наслідком повідомлення про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону № 1700.
У розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, використання програмного забезпечення, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.
Кваліфікаційні вимоги
У розділі «Кваліфікаційні вимоги» прописуємо норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою. Їх визначаємо за Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336.
Кваліфікаційні вимоги для професіоналів:
провідний бухгалтер (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж роботи за професією бухгалтера I категорії – не менше 2 років;
бухгалтер I категорії (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра – без вимог до стажу роботи, спеціаліста – стаж роботи за професією бухгалтера II категорії – не менше 2 років;
бухгалтер II категорії (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст). Стаж роботи за професією бухгалтера – не менше 1 року;
бухгалтер (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.
Взаємовідносини за посадою
У розділі «Взаємовідносини за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків бухгалтера із своїми колегами та працівниками інших структурних підрозділів установи, а також зі сторонніми юридичними особами, з якими працівник має службові взаємовідносини. Як правило, графік документообороту визначає терміни отримання та надання інформації між підрозділами, порядок погодження та затвердження відповідних документів. Тож, якщо в установі графік документообороту дозволяє ідентифікувати відповідального бухгалтера, у посадовій інструкції це можна не зазначати, лише зіслатись на графік.
Наприклад, бухгалтер по заробітній платі має право взаємодіяти з керівниками структурних підрозділів та особами, що відповідальні за ведення табелю обліку робочого часу, з працівниками – щодо підтвердних документів, довідок. Бухгалтер, який здійснює перерахування, взаємодіє з банком/казначейством тощо.
Якщо обов’язки бухгалтера змінюються
Якщо в процесі роботи перелік обов’язків бухгалтера розширюють, збільшуючи навантаження, його оплату праці потрібно збільшити шляхом:
збільшення розміру надбавки за складність, напруженість в роботі;
встановлення доплати за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт;
виплати більшого розміру премії.
Коли посадова інструкція бухгалтера змінюється за змістом, тобто посадових обов’язків стає більше через зміну істотних умов праці (зміна категорії, назви посади, режиму роботи, скорочення іншої посади), бухгалтера слід про таке повідомити не пізніше ніж за два місяці до введення цих змін. Їх обов’язково затверджує керівник установи наказом. У період дії правового режиму воєнного стану згідно з частиною 2 статті 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX цей строк нівелювали, тож повідомити бухгалтера про це потрібно до запровадження змін.
Зразок посадової інструкції бухгалтера
Аби знати напевно, як врахувати на практиці рекомендації щодо складання посадової інструкції бухгалтера, розгляньте зразок її заповнення.
