бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Під час відрядження працівника нерідко постає транспортне питання. Один із варіантів його вирішення – використати службовий автомобіль. Яким має бути наказ про відрядження у такому випадку?
Службовий автомобіль у відрядженні – що з витратами
Перелік витрат, які не включаються до доходу фізичної особи при відрядженні, тобто дозволені витрати на відрядження, містить пп. 170.9.1 ПК. І там жодної згадки про службовий автомобіль.
В Інструкції про відрядження з наказу Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59) згадується лише закордонне відрядження на службовому автомобілі (п. 12 розділу ІІІ Інструкції № 59). Однак, це не означає, що не можна по Україні. Заборони ніде немає й це цілком звичайна практика відряджень, особливо для керівників.
Витрати будуть — паливо, паркування, а можливо, й техобслуговування під час відрядження. Як із ними бути?
Відшкодувати їх можна, однак формально вони не належать до витрат на відрядження. Це витрати на господарські потреби, які понесла установа, тобто ті самі витрати, які були б, якби автомобіль використовували не у відрядженні, а в межах міста. Тому:
витрати на відрядження (проживання, добові) – це КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження»;
витрати по використанню службового автомобіля у частині придбання пально-мастильних матеріалів – це КЕКВ 2210 «Предмети, матеріли, обслуговування, інвентар»;
витрати по використанню службового автомобіля у частині сплати збору за паркування – це КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки»;
витрати по використанню службового автомобіля у частині оплати послуг на технічне обслуговування – це КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)»;
Авансовий звіт за цими витратами відряджений має подати у коротші строки. Якщо про кошти на відрядження звітувати треба протягом 5 банківських днів, то про кошти, які видаються на господарські потреби – протягом 2-х робочих днів. Краще перестрахуватися й подати звіт у коротший з цих двох термінів, тобто протягом 2 робочих днів (не пізніше наступного робочого дня після закінчення відрядження). Мова йде про відшкодування паливно-мастильних матеріалів на 1 км пробігу за існуючими нормами, техобслуговування, стоянки, паркування, які дозволені п. 12 розділу ІІІ Інструкції № 59.
Потреба розділяти витрати за різними КЕКВ у одному авансовому звіті з’являється лише коли працівник витрачав гроші на службовий автомобіль, наприклад, купував пальне. Однак якщо в автомобілі було паливо при виїзді і його вистачило на дорогу, а інших витрат не було, то достатньо подати традиційний подорожній лист, який використовується для списання пального в установі. Відображати ці витрати в авансовому звіті не потрібно, оскільки гроші працівник на пальне не витрачав і звітувати йому нема тут про що.
Наказ про відрядження на службовому автомобілі – зразок
Наказ на відрядження на автомобілі зразок такий самий, як і звичний нам наказ на відрядження, тільки з інформацією про те, що воно здійснюється з використанням службового автомобіля. Однак:
врахуйте, чи має право працівник користуватися службовим автомобілем. Мова йде не тільки про наявність у нього водійського посвідчення, адже його може везти й штатний водій установи. У деяких бюджетних установах і підприємствах існують затверджені Порядки використання службового легкового автотранспорту з переліком посадових осіб, яким дозволено користуватися таким транспортом;
Якщо бюджетна установа не має розробленого порядку використання службових автомобілів, зверніть увагу на вимогу кабмінівської постанови від 04.06.2003 № 848. За нею легкові автомобілі бюджетні установи можуть використовувати тільки для поїдок, які пов’язані зі службовою діяльністю посадової особи. І там, до речі, є вимога про подорожній лист: після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, має підтвердити у подорожньому листі водія особистим підписом час закінчення обслуговування. Якщо відряджений був сам собі водієм, то все одно має розписатися у цьому листі.
Зразок наказу про відрядження за кордон на службовому автомобілі 2024
На відміну від відрядження в межах України, використання службових автомобілів у закордонних відрядженнях більш врегульоване. Так, п. 12 Інструкції № 59 вимагає, щоб у закордонному відрядженні:
наказ визначив маршрут пересування відрядженої особи і витрати пального відшкодовували з урахуванням цього маршруту. До речі, про цей маршрут ще й згадується в оновленому п. 1 розділу ІІ Інструкції № 59, то обов’язково деталізуйте цей маршрут;
відшкодовували витрати на технічне обслуговування, стоянку та паркування службового автомобіля та різні збори, які сплачуються.
Виходить, що при закордонному відрядженні такі витрати можна проводити по КЕКВ 2250 як витрати на відрядження, адже вони прописані в Інструкції № 59. У цьому й різниця з відрядженням в межах України, де треба рознести по КЕКВ 2210 і 2240.
Однак, зважте, що в переліку витрат на службовий автомобіль немає витрат на його ремонт. Тож, якщо поломка сталася у закордонному відрядженні, то витрати на ремонт будуть витратами на господарські потреби. Їх треба відшкодовувати у межах бюджетних асигнувань і за КЕКВ 2240.
Наказ про відрядження в межах України буде практично таким самим, як і на будь-яке закордонне відрядження. Однак, питання маршруту, списання пально-мастильних матеріалів рекомендуємо передбачити й там.
