Відкриття та облік платіжних карток: що потрібно врахувати

Які платіжні картки існують

Платіжна картка – це електронний платіжний засіб, який має вигляд пластикової картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з рахунка банку (п. 1.27 ст. 1 Закону «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346).

Поширеними є наступні види платіжних карток:

Платіжна картка та банківський рахунок

Платіжні картки прив’язані до певного банківського рахунку і, як правило, окремого банківського рахунку відкривати під картку не потрібно. Крім того, за листом НБУ від 06.10.2008 р. № 12-111/1214-13455 для бюджетних установ банки мають здійснювати облік коштів за корпоративними платіжними картками (КПК) на окремих аналітичних рахунках поточних рахунків бюджетних установ, тобто не заводячи на них окремі рахунки.

Контролюється рух коштів за допомогою банківських виписок по рахунку і по картці.

Увага: Окремого банківського рахунку відкривати під картку не потрібно

Обов’язковість відкриття платіжних карток

Відповідно до постанови Кабміну від 03.11.2019 р. № 918 усі виплати бюджетникам здійснюються у безготівковій формі: пенсії, зарплата, грошова допомога та аванси на відрядження. Це означає, що використання платіжних карток стало обов’язковим.

Крім того, обслуговуючі банки для бюджетних установ відбираються Мінфіном на основі проведення конкурсу. На сьогодні відібрано 42 таких банки, з переліком яких можна ознайомитися на сайті Мінфіну. Він містить усі державні банки та охоплює також найбільші банки України та деякі регіональні.

Штрафи за неподання звітів

Відкриття платіжної картки

Особисті платіжні картки працівники установи відкривають самостійно у відділеннях банків. Потім вони мають повідомити бухгалтерію про свою платіжну картку шляхом подачі заяви, у якій вказаний номер платіжної картки, номер рахунку та банк.

Якщо відкривається КПК, то необхідно:

• видати наказ та затвердити довірених осіб, які будуть користуватися КПК для отримання готівки чи здійснення безготівкових розрахунків, включаючи представницькі потреба та витрати на відрядження;
• укласти з банком договір;
• подати банку перелік довірених осіб, які використовують банківські платіжні картки.

Попередньо установа має відкрити рахунок у банку – це питання регулює Інструкція про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків…, яка затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492. На сьогодні необхідні:

• довіреність, наказ на представника установи, який відкриває рахунок. Він має у банк пред’явити також паспорт;
• заява про відкриття рахунку, яка підписана керівником установи або іншою уповноваженою особою;
• копія установчого договору;
• перелік підписів осіб, які можуть розпоряджатися рахунком. Їх кількість необмежена.

Дати операцій по платіжним карткам

Дата зняття грошей з картки та дата списання їх з рахунку, як правило, співпадають. Щодо платежів, то тут можуть бути нюанси. Так, при платежі карткою гроші спочатку блокуються, а потім списуються і в реальності платіж може «зависнути» – це значить, що гроші з картки були списані, але отримувачу ще не зараховані. Однак це буває не часто і як правило дата ініціювання переказу та дата самого списання коштів співпадають. Як би там не було, але орієнтуватися слід саме на списання коштів з рахунку по банківській виписці. Формуйте дану виписку, звіряйтесь з нею та підкладайте під меморіальні ордери, коли відображаєте в обліку платіжні операції.

Увага: Банківська виписка – підтвердний документ по обліку операцій з платіжними картками. Дати операцій слід виставляти саме по ній

Облік зарплатних платіжних карток у бюджетній установі

Зарплатні (особисті) платіжні картки – це власність працівників, а тому вони ніяк у бухгалтерському обліку не відображаються. Їх видача, як правило, теж відбувається у відділенні банку.

⚡️ УВАГА!!! Знижка на передплату «Головбух: Бюджет» до 40%!

Облік корпоративних платіжних карток у бюджетній установі

З корпоративними картками у бюджетних установах є свої правила обліку. По-перше, якщо фізособа (довірена особа установи) одержала готівку з поточного рахунку через використання КПК та використовує її за призначенням, то оприбуткування такої готівки в касі робити не потрібно (п. 20 розділу ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, постанова НБУ від 29.12.2017 р. № 148, далі – Положення № 148). Це ж саме стосується й використання особистих платіжних карток.

Увага: Отримання готівки через КПК у касі не відображається

По-друге, по всім операціям з використанням КПК довірена особа має відзвітувати. Для цього складається стандартний авансовий звіт, тобто Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. До такого звіту довірена особа докладає:

• чеки банкомата;
• квитанції платіжного термінала;
• квитанції торгівельного термінала;
• фіскальні чеки;
• інші документи, які підтверджують операції по картці та цільове використання коштів.

Якщо зняті кошти були використані не повністю, то вони мають бути повернуті назад – в касу або одразу на КПК.

Увага: До авансового звіту слід обов’язково докласти банківську виписку по картці

Необхідно докласти й банківську виписку по платіжній картці, адже саме вона свідчить про реальний рух коштів по картці (див. вище). Хто її отримує – довірена особа чи бухгалтер – це слід попередньо з’ясувати перед використанням КПК.

Увага: Отримавши гроші на КПК, довірена особа у бюджетній установі уже стає підзвітною особою, хоча ними ще й не користувалася

По-третє, довірена особа стає підзвітною уже в момент зарахування коштів на КПК з відповідного рахунка бюджетної установи у банку чи казначействі. Це випливає з наступних нормативних документів:

• п. 12.8 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, наказ Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407;
• п. 13.8 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, наказ Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (далі – Порядок № 938).

Згадані Порядки казначейського обслуговування щодо платіжних карток містять практично однаковий текст. Також є роз’яснення з боку казначейства у листі ДКСУ від 11.07.2017 р. № 16-08/676-11433 (далі – Лист ДКСУ № 16).

Після придбання товарів, робіт, послуг через КПК необхідно ще й відзвітувати перед казначейством. Про це згадується у п. 13.4 Порядку № 938 та листі ДКСУ № 16. Треба подати документи, які підтверджують отримання таких товарів, робіт, послуг не пізніше 3 робочих днів після закінчення строку, на який видавалася готівка під звіт. У разі неподання - зарахування коштів на КПК у банках казначейством не проводиться та відновлюється після виконання даної вимоги.

Терміни звітування по використаним коштам через КПК

Терміни звітування наступні:

• 5 банківських днів – за днем, у якому були придбані товари, роботи, послуги за дорученням установи, якщо це не було у відрядженні (пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ);
• 3 банківських дні – після закінчення відрядження, якщо підзвітна особа розраховувалася готівкою, яку знімала з КПК (пп. «а» пп. 170.9.3 ПКУ);
• 10 банківських днів – після закінчення відрядження, якщо підзвітна особа готівку не знімала, а розраховувалася КПК лише у безготівковій формі (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ).

Також є роз’яснення щодо використання КПК від ДПС у 103.02 ЗІР.

Увага: Щомісяця бажано друкувати банківську виписку по КПК й прикладати її до меморіального ордеру. Особливо, якщо там є залишок

Однак, якщо довірена особа взагалі не використовувала КПК, то строків звітування у ПКУ немає. Виходить, що авансовий звіт їй складати немає про що. Це іде в розріз з п. 13.8 Порядку № 938. У даній ситуації, щоб не було ніяких питань, бажано все одно роздрукувати банківську виписку по картці й у кінці місяця прикласти її до меморіального ордеру № 8 з розрахунків з підзвітними особами. Це убереже від питань щодо утримання ПДФО та військового збору з невідзвітованих сум. Або взагалі не тримати залишків на КПК та, якщо вони є, повертати їх назад, звідки вони прийшли – на рахунок казначейства або поточний рахунок у банку.

Увага: Залишків на КПК краще взагалі не тримати й повертати їх назад на рахунки. Особливо якщо гроші були з казначейського рахунку

Контроль за корпоративними платіжними картками

Для контролю використання КПК бажано завести Журнал обліку корпоративних платіжних карток – форма довільна. У ньому слід відмічати:

• хто з довірених осіб взяв платіжну картку;
• залишок на картці до видачі;
• залишок на картці після повернення;
• дати видачі та повернення;
• підписи довірених осіб при їх отриманні та поверненні;
• підпис матеріально-відповідальної особи, яка видавала та приймала картку.

Увага: Облік видачі КПК можна вести у спеціально відведеному журналі

Наказом керівника по установі слід визначити:

• довірених осіб, які можуть користуватися КПК;
• місце зберігання КПК;
• матеріально відповідальну особу за КПК, які зберігаються, яка й буде видавати та приймати їх назад. Це може бути, наприклад, бухгалтер який веде облік розрахунків по ним або облік розрахунків з підзвітними особами. Також це може бути й касир установи.

Увага: Платіжна картка за своєю суттю близька до чекової книжки, а тому є грошовим документом, який має зберігатися у касі установи

Щодо місця зберігання КПК, то ним цілком може бути каса установи. У касі, окрім готівки, можуть зберігатися касові документи та інші цінності (пп. 8 п. 2 розділу І Положення № 148). За своєю суттю платіжна картка близька до чека/чекової книжки, тому може розглядатися як грошовий документ. За п. 2.6 розділу ІІ Правил бухгалтерського обліку окремих активів…, наказ Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372 грошові документи розглядаються як кошти, які мають знаходитися у касі установи.

Залишок коштів у інвалюті: як облікувати курсові різниці та відзвітувати до Казначейства

Облік операцій з використанням КПК

В обліку для операцій з КПК доцільно використовувати субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами» тільки тоді, коли довірена особа скористалася коштами з КПК. Самі ж кошти на КПК обліковувати за субрахунком 2312 «Інші поточні рахунки в банку».

Можливо, такий підхід і не дуже відповідає п. 13.8 Порядку № 938, але одразу розмежовує ситуацію, коли довірена особа має звітувати, а коли ні:

• коштами користувалася, є залишок по субрахунку 2116 – подати авансовий звіт;
• коштами не користувалася, залишок по субрахунку 2116 відсутній – в кінці місяця роздрукувати лише банківську виписку по КПК за місяць.

ОНЛАЙН-практикум для бухгалтера ❗️ Відпускна кампанія — 2020

Програма ✒️: Що потрібно знати про відпустки під час карантину ► Хто має право на оплачувані відпустки ►Види відпусток та їх тривалість ► Як визначити розрахунковий період ►Які види заробітку врахувати в середній вид заробіток ► Як розрахувати суму відпускних ⚡️Усі зареєстовані учасники отримають СЕРТИФІКАТ.

ВЗЯТИ УЧАСТЬ БЕЗКОШТОВНО