Открытие и учет платежных карт: от А до Я

Виды платежных карточек

Платежная карта - это электронное платежное средство, которое имеет вид пластиковой карты, использующейся для инициирования перевода средств со счета плательщика или с счета банка (п. 1.27 ст. 1 Закона «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346).

Распространены следующие виды платежных карт:

Платежная карта и банковский счет

Платежные карты привязаны к определенному банковскому счету и, как правило, отдельного банковского счета открывать под карту не нужно. Кроме того, согласно письма НБУ от 06.10.2008 г. № 12-111/1214-13455 для бюджетных учреждений банки должны осуществлять учет средств по корпоративным платежным картам (КПК) на отдельных аналитических счетах текущих счетов бюджетных учреждений, то есть не заводя на них отдельные счета.

Контролируется движение средств с помощью банковских выписок по счету и по карте.

Внимание: Отдельного банковского счета открывать под карту не нужно

Обязательно ли открывать платежную карту?

Согласно постановлению Кабмина от 03.11.2019 № 918 все выплаты бюджетникам осуществляются в безналичной форме: пенсии, зарплата, денежные пособия и авансы на командировки. Это значит, что использование платежных карт стало обязательным.

Кроме того, обслуживающие банки для бюджетных учреждений отбираются Минфином на основе проведения конкурса. На сегодня отобраны 42 таких банка, с перечнем которых можно ознакомиться на сайте Минфина. В нем все государственные банки, а также некоторые крупные и региональные банки Украины.

Калькулятор штрафів

Открытие платежной карты

Личные платежные карты работники учреждения открывают самостоятельно в отделениях банков. Затем они должны сообщить в бухгалтерию о платежной карте путем подачи заявления, в котором указан номер платежной карты, номер счета и банк.

Если открывается КПК, то необходимо:

• издать приказ и утвердить доверенных лиц, которые будут пользоваться КПК для получения наличных или осуществления безналичных расчетов, включая представительские потребности и расходы;
• заключить с банком договор;
• подать в банк перечень доверенных лиц, использующих банковские платежные карты.

Предварительно учреждение должно открыть счет в банке - этот вопрос регулирует Инструкция о порядке открытия и закрытия счетов клиентов банков..., утвержденная постановлением НБУ от 12.11.2003 г. № 492. На сегодня необходимы:

• доверенность, приказ на представителя учреждения, открывающего счет. Также он должен предъявить в банк паспорт;
• заявление об открытии счета, подписанное руководителем учреждения или другим уполномоченным лицом;
• копия учредительного договора;
• перечень подписей лиц, которые могут распоряжаться счетом. Их количество ограничено.

Даты операций по платежным картам

Дата снятия денег с карточки и дата списания их со счета, как правило, совпадают. По могут быть нюансы. Так, при платеже картой деньги сначала блокируются, а потом списываются и в реальности платеж может «зависнуть» - это значит, что деньги с карты были списаны, но получателю еще не зачислены. Но это бывает редко и, как правило, дата инициирования перевода и дата самого списания средств совпадают. Как бы там ни было, но ориентироваться следует именно на списание средств со счета по банковской выписке. Формируйте данную выписку, сверяйтесь с ней и прикладывайте к мемориальным ордерам, когда отражаете в учете платежные операции.

Внимание: Банковская выписка - подтверждающий документ по учету операций с платежными картами. Дату операции следует выставлять именно по ней

Учет зарплатных платежных карт в бюджетном учреждении

Зарплаты (личные) платежные карты - это собственность работников, а поэтому они никак в бухгалтерском учете не отражаются. Их выдача, как правило, тоже происходит в отделении банка.

⚡️ УВАГА!!! Знижка на передплату «Головбух: Бюджет» до 40%!

Учет корпоративных платежных карт в бюджетном учреждении

С корпоративными картами в бюджетных учреждениях есть свои правила учета. Во-первых, если физлицо (доверенное лицо учреждения) получило наличные с текущего счета через использование КПК и использует их по назначению, то оприходования такой наличности в кассе делать не нужно (п. 20 раздела II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, положение НБУ от 29.12.2017 г. № 148, далее - Положение № 148). Это же касается и использования личных платежных карт.

Внимание: Получение наличных через КПК в кассе не отображается

Во-вторых, по всем операциям с использованием КПК доверенное лицо должно отчитаться. Для этого составляется стандартный авансовый отчет, то есть Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. К такому отчету доверенное лицо прилагает:

• чеки банкомата;
• квитанции платежного терминала;
• квитанции торгового терминала;
• фискальные чеки;
• другие документы, подтверждающие операции по карте и целевое использование средств.

Если снятые средства были использованы не полностью, то они должны быть возвращены обратно - в кассу или сразу на КПК.

Внимание: К авансовому отчету следует обязательно приложить банковскую выписку по карте

Необходимо приложить и банковскую выписку по платежные и карте, ведь именно она свидетельствует о реальном движении средств по карте (см. выше). Кто ее получает - доверенное лицо или бухгалтер - это следует предварительно выяснить перед использованием КПК.

Внимание: Получив деньги на КПК, доверенное лицо в бюджетном учреждении уже становится подотчетным лицом, даже если ими еще и не пользовалось

В-третьих, доверенное лицо становится подотчетным уже в момент зачисления средств на КПК с соответствующего счета бюджетного учреждения в банке или казначействе. Это следует из следующих нормативных документов:

• п. 12.8 Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, приказ Минфина от 24.12.2012 г. № 1407;
• п. 13.8 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, приказ Минфина от 23.08.2012 г. № 938 (далее - Порядок № 938).

Упомянутые Порядки казначейского обслуживания по платежным картам содержат практически одинаковый текст. Также есть разъяснение со стороны казначейства в письме ГКСУ от 11.07.2017 г. № 16-08/676-11433 (далее - Письмо ГКСУ № 16).

После приобретения товаров, работ, услуг через КПК необходимо еще и отчитаться перед казначейством. Об этом упоминается в п. 13.4 Порядка № 938 и письме ГКСУ № 16. Надо подать документы, подтверждающие получение таких товаров, работ, услуг не позднее 3 рабочих дней после окончания срока, на который выдавалась наличность под отчет. В случае не предоставления - зачисление средств на КПК в банках казначейством не проводится и восстанавливается только после выполнения данного требования.

Сроки отчетности по использованным средствам через КПК

Сроки отчетности следующие:

• 5 банковских дней - после дня, в котором были приобретены товары, работы, услуги по поручению учреждения, если это не было во время командировки (пп. «Б» п. 170.9.2 НКУ);
• 3 банковских дня - после окончания командировки, если подотчетное лицо рассчитывалось наличкой, которую снимала с КПК (пп. «А» п. 170.9.3 НКУ);
• 10 банковских дней - после окончания командировки, если подотчетное лицо наличные не снимало, а рассчитывалась КПК только в безналичной форме (пп. «Б» п. 170.9.3 НКУ).

Также есть разъяснения по использованию КПК от ГНС в 103.02 ОИР.

Внимание: Печатать банковскую выписку по КПК и прикладывать ее к мемориальному ордеру рекомендовано каждый месяц. Особенно, если там есть остаток

Но если доверенное лицо вообще не использовало КПК, то сроков отчетности в НКУ нет. Получается, что авансовый отчет составлять не о чем. Это происходит в разрез с п. 13.8 Порядка № 938. В данной ситуации, чтобы не было никаких вопросов, желательно все равно распечатать банковскую выписку по карте и в конце месяца приложить ее к мемориальному ордеру № 8 по расчетам с подотчетными лицами. Это убережет от вопросов удержания НДФЛ и военного сбора с внеотчетных сумм. Или вообще не держать остатков на КПК и, если они есть, возвращать их обратно, откуда они пришли - на счет казначейства или текущий счет в банке.

Внимание: Остатков на КПК лучше вообще не держать и возвращать их обратно на счета. Особенно если деньги были с казначейского счета

Контроль за корпоративными платежными картами

Для контроля использования КПК желательно завести Журнал учета корпоративных платежных карт - форма произвольная. В нем следует отмечать:

• кто из доверенных лиц взял платежную карту;
• остаток на карточке к выдаче;
• остаток на карточке после возвращения;
• даты выдачи и возврата;
• подписи доверенных лиц при получении и возврате карты;
• подпись материально-ответственного лица, которое выдавало и принимало карту.

Внимание: Учет выдачи КПК можно вести в специально отведенном журнале

Приказом руководителя по учреждению следует определить:

• доверенных лиц, которые могут пользоваться КПК;
• место хранения КПК;
• материально ответственное лицо за КПК, которые хранятся. Оно и будет выдавать и принимать их обратно. Это может быть, например, бухгалтер, который ведет учет расчетов по ним или учет расчетов с подотчетными лицами. Также это может быть и кассир учреждения.

Внимание: Платежная карта по своей сути близка к чековой книжке, а потому является денежным документом, который должен храниться в кассе учреждения

Местом хранения КПК вполне может быть касса учреждения. В кассе, кроме наличности, могут храниться кассовые документы и другие ценности (пп. 8 п. 2 раздела I Положения № 148). По своей сути, платежная карта близка к чеку/чековой книжке, поэтому может рассматриваться как денежный документ. В п. 2.6 раздела II Правил бухгалтерского учета отдельных активов... приказа Минфина от 02.04.2014 г. № 372 денежные документы рассматриваются как средства, которые должны находиться в кассе учреждения.

Залишок коштів у інвалюті: як облікувати курсові різниці та відзвітувати до Казначейства

Учет операций с использованием КПК

В учете операций с КПК целесообразно использовать субсчет 2116 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами» только тогда, когда доверенное лицо воспользовалось средствами с КПК. Сами же средства на КПК учитывать по субсчету 2312 «Прочие текущие счета в банке».

Возможно такой подход и не 100% соответствует п. 13.8 Порядка № 938, но сразу разграничивает ситуацию, когда доверенное лицо должно отчитываться, а когда нет:

• средствами пользовалось, есть остаток по субсчету 2116 - представить авансовый отчет;
• средствами не пользовалось, остаток по субсчету 2116 отсутствует - в конце месяца распечатать только банковскую выписку по КПК за месяц.

ОНЛАЙН-практикум для бухгалтера ❗️ Відпускна кампанія — 2020

Програма ✒️: Що потрібно знати про відпустки під час карантину ► Хто має право на оплачувані відпустки ►Види відпусток та їх тривалість ► Як визначити розрахунковий період ►Які види заробітку врахувати в середній вид заробіток ► Як розрахувати суму відпускних ⚡️Усі зареєстовані учасники отримають СЕРТИФІКАТ.

ВЗЯТИ УЧАСТЬ БЕЗКОШТОВНО