Результат ревізії залежить не лише від кількості порушень та недоліків, що встановили ревізори, а й від поведінки бухгалтера. Чи знаєте ви, як поводитися, що можна говорити, які документи надавати, аби ревізор пішов з нульовим актом? Тримайте поради, як це зробити
Щоб посадові особи установи впевнено спілкувалися з ревізорами і не допускали в роботі порушень, ми запровадили рубрику «Перевірки і контроль». У ній постійно висвітлюємо ті робочі ситуації, в яких вчинки бухгалтера ревізори трактують як порушення. Також описуємо ситуації, коли бухгалтер навіть не усвідомлює, що вчиняє порушення.
Знаємо, що бухгалтер щодня має справу з великою кількістю облікових записів, які потрібно ретельно перевіряти і не завжди має достатньо часу, аби переглянути всі наші публікації. Тож якщо ви раптом пропустили щось важливе і корисне — тепер зможете надолужити. Рекомендуємо найпопулярніші матеріали від ексревізора.
Чи можна не допустити ревізора до перевірки
До редакції часто звертаються читачі з проханням допомогти, коли в їхні установи вже завітали ревізори. Важко давати поради, якщо посадові особи бюджетних установ наробили помилок ще в перші хвилини зустрічі з ревізорами, розгубилися, дали необґрунтовані пояснення. Тут щось виправити, на жаль, уже неможливо — залишається лише очікувати на штрафи. Утім, багатьох наслідків ревізії можна було б уникнути, якби керівник установи та головний бухгалтер знали, як правильно поводитися.
Щоб надати впевненості посадовим особам установи у спілкуванні з ревізорами, пропонуємо ознайомитися з відповідями на найактуальніші запитання бухгалтерів:
у яких випадках керівник установи має право не допустити ревізорів до ревізії;
чи може ревізор розпочати ревізію без дозволу керівника установи;
які заходи вживають ревізори, якщо їх не допускають до ревізії;
чи може керівник установи самостійно ініціювати ревізію в установі.
Ревізори часто просять керівника установи, щоб посадові особи затрималися після роботи або вийшли працювати у вихідний день. Головному бухгалтеру дають завдання обрахувати суму виявлених ревізорами порушень, заповнювати всіляки таблиці, оформляти додатки до акта ревізії тощо. Знайома ситуація? А чи завжди посадові особи установи зобов’язані виконувати такі прохання ревізорів? Що вам підказує інтуїція? Щоб бути впевненими у правоті своїх дій, пройдіть тест, отримайте оцінку і наберіться досвіду.
Чия відвага, того й перевага, або Як протистояти ревізорам
Редакція нашого тижневика отримує чимало листів від передплатників із запитаннями стосовно правомірності дій ревізорів. Аби зафіксувати якнайбільше порушень, ревізори ретельно переглядають документи в пошуках можливої помилки. А якщо не знаходять, можуть і вигадати. Головне, аби бухгалтер підписав акт ревізії без заперечень. Ми подбали, щоб ви не втрапили в такі ситуації. Отже, відкриємо вам секрети:
як ревізори підтасовують порушення;
де помиляється бухгалтер;
як відрізнити справжнє порушення від вигаданого.
А щоб краще засвоїти матеріал і вибудувати правильну лінію поведінки з ревізорами, пропонуємо вам переглянути комікс «Як бухгалтер ревізору дав відкоша».
Рівізор, який отримав направлення на ревізію, іде в бюджетну установу з упевненістю, що зафіксує в акті ревізії достатньо порушень, аби встановити винних осіб та застосувати до установи заходи впливу.
Він почувається впевнено, бо знає всі типові порушення, які допускають у роботі бухгалтери бюджетних установ. І знає з досвіду попередніх ревізій, як бояться перевірок посадові особи установи. Олії у вогонь додає й те, що, на відміну від комерційних підприємств, бюджетні установи не мають у штаті досвідчених юристів, які можуть за потреби поставити ревізора на місце. Тому і маємо на практиці численні порушення не лише через недотримання норм законодавства, а й через страх, невпевненість, невміння відсояти свої позиції.
Щоб не допустити таких ситуацій, ознайомтеся з нашими порадами:
що робити, якщо прийшов ревізор;
як будувати відносини з ревізором;
як захиститися в умовах неузгодженого законодавства.
Щоб поставити ревізора в рамки, тобто примусити рахуватися з вашими інтересами, ми розробили наказ, який регламентує порядок дії посадових осіб установи під час ревізій. Зразок наказу і шпаргалка — в додатку до статті.
Деякі керівники установ навіть не підозрюють, що відповідають за помилки в бухобліку разом із бухгалтером. Можливо, тому й не виділяють грошей на передплату бухгалтерського видання. Однак що обізнаніший бухгалтер, то менше помилок він припускається, а значить — і керівника убезпечує від відповідальності. А ваш керівник знає про це?
Тобто якщо бухгалтер нарахував незаконно виплати чи провів з порушенням норм законодавства господарську операцію — відповідатиме не тільки він, а й керівник установи. Як саме і за що — ми розказали і навели приклади у статті. А якщо керівник не повірить — доказом буде витяг з акта ревізії, що містить посилання на нормативний документ, відповідно до якого ревізори притягнули керівника до адмінвідповідальності.
Розкажіть керівнику, що для рубрики «Перевірки і контроль» ми готуємо статті, які варто читати й керівникам установ. Їх ми позначаємо штампом «Ознайомте керівника!». Отже, наш журнал — і для керівника. Тож стежте за публікаціями, аби не припускатися помилок, за які доведеться відповідати.
Зустрічна звірка під час ревізії. Що має знати бухгалтер
Усі бюджетні установи господарюють за бюджетні кошти. Чи правомірно установа їх використовує, перевіряє Держаудитслужба. Під час ревізії ревізори намагаються виявити якнайбільше порушень. Для цього використовують різні методи, зокрема й зустрічну звірку. У статті ми застерігаємо від пасток, у які може потрапити бухалтер, і розповідаємо:
як діяти, якщо до вас завітали ревізори із зустрічною звіркою (покрокова інструкція — у додатку до статті);
Робота за сумісництвом: на чому акцентують увагу ревізори
Працівники мають право, окрім основного трудового договору, додатково укладати трудові договори на роботу за сумісництвом у вільний від роботи час. Таких договорів може бути декілька. Тобто працювати за сумісництвом можна не в одній установі.
Практика ревізій показує, що не всі установи налагодили контроль за тим, як використовують робочий час сумісники. Немає графіків роботи таких працівників, не завжди до табеля обліку використання робочого часу вносять відомості про фактично відпрацьований час сумісника. Цим користуються ревізори і виявляють чимало порушень. Ви не припуститеся їх у роботі. Ми застережемо вас від пасток, які розставляють ревізори, а витяг з акта ревізії з порушеннями ваших колег застрахує вас від помилок. Ви надовго запам’ятаєте сюжет з коміксу «Перевірка з оплати праці сумісників: як ревізор облизня спіймав» і вам не доведеться повертати до бюджету суми незаконно нарахованої зарплати сумісникам.
У межах своїх повноважень спеціалісти ФСС мають право перевіряти, чи правильно установи використовують кошти Фонду. Застрахуватися від перевірок неможливо. Але підготуватися до них можна і потрібно. Адже майже всіх посадових осіб установи притягують до фінансової та адміністративної відповідальності через необізнаність у закондавстві.
Докладніше про те, яким виплатам спеціалісти ФСС приділяють особливу увагу та як посадові особи установи мають реагувати на виявлені порушення, ми розповіли в статті.
Ревізори вважають ревізію завершеною, якщо винні особи відшкодували завдані державі збитки.
У кожному акті ревізії бюджетної установи ревізори обов’язково зазначають, чи усунула установа всі порушення. Здебільшого бухгалтери не знають, що за наслідками перевірки стану усунення порушень ревізори складають чимало протоколів про адмінпорушення. Для вас — поради, як цього не допустити. Стаття допоможе з’ясувати:
які вимоги ревізорів обов’язково виконувати, які ні;
чи треба усувати порушення під час ревізії;
як усувати порушення після ревізії;
яка відповідальність за порушення, що установа не усунула.
Як окреслити межі відповідальності бухгалтера: поради від ревізора
Головними дійовими особами в установі зазвичай є керівник та головний бухгалтер. І саме їх визнають винними в більшості випадків, якщо ревізори виявляють порушення. Причина — нерідко інші служби бюджетної установи перекладають свої обов’язки і відповідальність на відділ бухгалтерского обліку. То хто ж і за що має відповідати? Усі подробиці — у статті.
Ви дізнаєтеся:
за що не має відповідати бухгалтер;
коли бухгалтера можуть визнати винним;
як ревізори установлюють винну особу.
А щоб ревізори не мали підстав визнати вас винними і ви не відповідали за чужі помилки, перегляньте комікс «Як бухгалтер вийшов сухим із води».
Чи має право Держаудитслужба перевіряти оплату праці
Роботу бухгалтера бюджетної установи перевіряють чимало контролюючих органів. А тут раптом Держаудитслужба під час ревізії вирішила проконтролювати, чи правильно нарахували в установі заробітну плату працівникам. Деякі ЗМІ поширюють інформацію, що Держаудитслужба не має права перевіряти цю ланку бухобліку, мовляв, це прерогатива Держпраці. А чи справді це так? Ми поділилися з вами інформацією:
як ревізори перевіряють нарахування зарплати працівникам;
чи має право Держаудитслужба скласти протокол за порушення в оплаті праці;
чи можна не надавати Держаудитслужбі документи із заробітної плати працівників.
Виплачуєте премії працівникам? Готуйте документи для ревізорів
Премії, які бухгалтер нараховує працівникам, викликають у ревізорів особливий інтерес. Адже такі виплати є додатковими складовими зарплати і їх розміри визначає керівник установи. Практика ревізій показує, що рішення керівника установи не завжди обґрунтоване. Причини різні — від неправильно складених документів до зловживань. І як наслідок — незаконно нарахована і виплачена премія.
Прочитайте статтю і дізнайтеся, за яких умов керівник установи не може залишити працівників без премії навіть через відсутність фінансування. А щоб ревізори не визнали нараховані премії працівникам установи незаконними, перегляньте комікс «Як керівник ревізору втер носа».
Справу про адмінправопорушення можуть закрити, якщо...
За помилки в бухгалтерському обліку бухгалтер несе відповідальність. Та не за всі помилки ревізор може його оштрафувати. За яких обставин можна уникнути штрафу чи зменшити його розмір — ми розкрили ці секрети і, як завжди, застерегли та надали поради.
Ревізори виявили переплату зарплати працівнику. Чи можна утримати
Бухгалтер нарахував заробітну плату працівникам і впевнений, що дотримав усіх законодавчих норм. Але під час перевірки ревізор знайшов помилку — бухгалтер нарахував працівникам більше, ніж належало. Тож ревізор визнав такі виплати незаконними і направив керівнику вимогу їх відшкодувати. Керівник в обов’язковому порядку має її виконати. Тобто в установлені вимогою строки надіслати письмову відповідь, у якій зазначити відшкодовані суми та додати копії документів, що це підтверджують. Постає запитання: з чиєї заробітної плати — працівника, бухгалтера чи керівника — відшкодовувати суми незаконних виплат?
Незаконно виплачені за рахунок бюджету кошти потрібно повернути до бюджету. Тож незгода працівника повернути незаконно виплачені йому суми не звільняє бюджетну установу від відповідальності — вона зобов’язана відшкодовувати незаконно витрачені бюджетні кошти. Хто має їх повернути, читайте у статті і не забудьте перевірити свої знання — розв’яжіть кросворд. Нам приємно — вам корисно!
Як показує практика ревізій, деякі обов’язки бухгалтера іноді виконує ревізор. Чого може коштувати установі така «допомога», пояснив фахівець Держаудитслужби на прикладах трьох реальних порушень ваших колег.
Результати перевірки ревізори оформляють актом. Перед тим як скласти акт, відповідальні особи установи мають надати пояснення. Якісь пояснення ревізори враховують, а за якимись можуть зробити і протилежні висновки — не на користь установі. Як показує практика ревізій, більшість посадових осіб установи погоджуються з висновками ревізорів. Утім є й такі, що твердо переконані: усе робили правильно, тож підписують акт ревізії із запереченнями. Але це тільки половина проблеми. Інша має свій логічний розвиток і для керівника установи розпочинається тоді, коли він отримує від ревізорів обов’язкову до виконання вимогу.
Аби допомогти керівнику розібратися, фахівець Держаудитслужби запропонував кілька варіантів виходу із ситуацій, навів приклади судової практики і роз’яснив:
чи зобов’язана установа виконувати вимоги ревізорів;
коли суди відмовляють ревізорам у задоволенні вимог.
загальна сума виявлених протягом січня — жовтня 2020 року фінансових порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів. За аналогічний період минулого року — понад 1,6 млрд грн.
Щоб упевнено почуватися під час ревізії та не допустити, аби ревізори трактували ваші дії як порушення, вивчайте нормативні документи, користуйтеся нашими порадами і застереженнями. А головне — не бійтеся ревізорів, будьте готові до спілкування з ними та впевнені у своїй правоті, знаннях і вчинках. Пам’ятайте: чия відвага, того й перевага!
