Справка о заработной плате требуется в исключительных случаях, в частности:
- Лица, работающие на условиях совместительства, в 2023 году имеют право на выплаты по общеобязательному государственному соцстрахованию на выбор по основному месту работы или по месту работы по совместительству. Если работник решит получить социальные выплаты по совместительству, чтобы рассчитать их, нужна справка о заработной плате (доходе, денежном обеспечении) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию.
- Если работник уволился и хочет получить пособие по безработице, ему не обойтись без справки о зарплате, ведь ее потребует местный центр занятости, если сведения о зарплате отсутствуют в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования (далее – Госреестр).
- Если работник желает получить социальную помощь от государства (помощь малообеспеченной семье, жилищной субсидии и т.п.), ему понадобится справка о доходах, если он указал в декларации о доходах и имущественном состоянии лиц сведения о доходе, отсутствующие в Госреестре.
- Когда работник достигает пенсионного возраста, он представляет документы для получения пенсии. Одним из таких документов является справка о заработной плате для исчисления пенсии, которую предоставляет будущий пенсионер по желанию за период по 30.06.2000. А если речь идет о пенсии военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава, полицейским, они будут предоставлять за период с 01.07.2000 по 31.12.2016 справку о начисленных суммах денежного довольствия и об уплаченных страховых взносах при условии, что эти сведения отсутствуют в Госреестре.
Все эти справки различны по форме, так что нужно знать, когда и какой бланк использовать.
Справка о заработной плате – бланк
Для первых двух случаев необходима справка о заработной плате (доходе, денежном обеспечении) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. Ее форму определяет приложение к Порядку исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденному постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266 (далее – Порядок № 1)
Именно эту форму используем, когда производим расчет:
- больничных (помощи по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам) – по месту работы по совместительству, если работник отказался от расчета больничных по основному месту работы;
- пособия по безработице – если сведения о зарплате отсутствуют в Госреестре.
Для третьего случая необходима справка о доходах (справка о зарплате), форма которой утверждена приказом Минсоцполитики от 27.08.2004 № 192.
Напомним, ее требуют, если лицо указало в декларации о доходах и имущественном состоянии лиц сведения о доходе/зарплате, отсутствующих в Госреестре.
Для четвертого случая для назначения пенсии в зависимости от категории застрахованного лица требуется:
- справка о заработной плате для исчисления пенсии, форма которой приведена в Приложении 5 к Порядку представления и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», утвержденным постановлением Правления ПФУ от 25.11.2000-1 (далее – Постановление № 22-1);
- справка о начисленных суммах денежного довольствия и об уплаченных страховых взносах, форма которой утверждена постановлением Правления ПФУ от 04.02.2021 № 3-1.
Справка о заработной плате для вычисления больничных по совместительству
Для вычисления пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам не требуется справка о заработной плате. Ее предоставление потребует бухгалтер предприятия/учреждения, в котором работник является внешним совместителем, при условии, что работник решит получить больничные не по основному месту работы, а по совместительству. В настоящее время это достаточно не распространенная ситуация, но все же имеет место, особенно если по основному месту работы было приостановлено действие трудового договора.
Если лицо работает по совместительству, оно должно предоставить справку:
- с основного места работы — в учреждение, в котором оно является внешним совместителем (учреждение 1);
- с основного места работы и из учреждения 1 — в другое учреждение, в котором оно является внешним совместителем (учреждение 2).
Итак, справка о зарплате – это справка, которая составляет:
- бухгалтер учреждения, где находится трудовая книжка работника;
- бухгалтер учреждения 1, в котором работает внешний совместитель, если работник учреждения 2 изъявил желание получить больничные по внешнему совместительству в учреждении 2.
Если работник в учреждении работает по внутреннему совместительству, бухгалтер учреждения составляет эту справку по основной должности, при условии, что внутренний совместитель желает получить больничные именно по должности внутреннего совместителя.
А теперь о том, как его правильно заполнить. Рассмотрим образец справки о средней заработной плате.
В левом верхнем углу листа справки о зарплате ставим угловой штамп учреждения и указываем дату и номер справки. Регистрируем справку только после того, как ее подпишет руководитель учреждения и главный бухгалтер.
Далее указываем фамилию, имя, отчество лица, работающего или ранее работавшего в учреждении, на имя которого составляется справка о заработной плате. После этого указываем полное название учреждения и его адрес. А потом – ИНН работника, для которого составляем справку.
Сведения о зарплате, начисленной работнику за каждый месяц, справка о зарплате отображается в табличной форме. Поэтому указываем в столбцах:
- название месяца;
- количество календарных дней в месяце. Обязательно минусуем календарные дни, не отработанные по уважительным причинам;
- сумму зарплаты, на которую начисляли ЕСВ;
- сумму ЕСВ, уплаченную за работника в соответствующем месяце;
- размер ЕСВ – 22% или 8,41%, если работник с инвалидностью.
Далее справка о заработной плате содержит строки. Их должно быть столько, сколько месяцев в периоде, с которого исчисляем больничные или декретные выплаты. Как правило, таких строк 12. Когда работник заболел в сентябре 2023 года, то в первой строке указываем первый месяц этого периода – сентябрь 2022 года, во второй – октябрь 2022 года, в третьей – ноябрь 2022 года и т.д.
После того, как все строки и столбцы по месяцам заполнены, в строке «Всего» указываем итог строк из столбцов 2, 3 и 4.
Если в столбце 2 количество календарных дней в одном или нескольких месяцах уменьшили количество дней, не отработанных по уважительным причинам, после табличной формы указываем эти уважительные причины:
- болезнь;
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- приостановление действия трудового договора;
- мобилизация без сохранения среднего заработка.
После этого руководитель учреждения и главный бухгалтер подписывают справку о зарплате и отмечают свои инициалы и фамилию. Подпись руководителя скрепляем оттиском печати.
Справка о заработной плате для получения пособия по безработице
Если уволенный работник намерен зарегистрироваться как безработный и получать пособие по безработице, он должен подать в местный центр занятости документы, предусмотренные:
- Порядком регистрации, перерегистрации зарегистрированных безработных и ведения учета ищущих работу лиц, утвержденным постановлением КМУ от 30.03.2023 № 446;
- Порядком предоставления пособия по безработице, утвержденным постановлением КМУ от 21.06.2022 № 735 (далее – Порядок № 735).
Если в Госреестре отсутствуют сведения о страховом стаже, зарплате или доходе, местный центр занятости потребует справку о зарплате (абз. 3 п. 3 Порядка № 735). Если в учреждение обратился уволенный работник и ему нужна справка о заработной плате, бухгалтер составляет эту справку, используя бланк по форме приложения к Порядку № 1266.
Название нормативно-правового акта, являющегося основанием для начисления выходного пособия или иной выплаты при увольнении, указываем в соответствующем реквизите справки.
Для выплаты выходного пособия подчеркиваем слово «однократно», для выплаты средней зарплаты в течение нескольких месяцев – отмечаем период ее выплаты.
Справка о заработной плате для социальной помощи
В зависимости от вида социальной помощи или субсидии существуют разные способы подачи документов, а также порядки их предоставления регулируются разными нормативно-правовыми актами. Однако есть общее – вместе с заявлением нужно подать декларацию о доходах и имущественном состоянии лиц, которые обращаются за социальной помощью или субсидией. Если уполномоченный на выплату помощи орган обнаружит, что в этой декларации указаны другие доходы, сведения о которых отсутствуют в декларации, он потребует справки о доходах, подвергающих приведенные в декларации суммы.
Если работник обращается в учреждение/предприятие предоставить справку подтверждения размера доходов именно в этом случае, бухгалтер составляет справку по форме, утвержденной приказом Минсоцполитики от 27.08.2004 № 192.
Во вводной части справки указываем:
- полное название учреждения;
- адрес учреждения, контактный телефон;
- код ЕДРПОУ.
В основной части отмечаем:
- фамилия, имя, отчество лица, работающего в учреждении и которому выдается справка о заработной плате (доходах);
- название учреждения;
- форму трудоустройства (основная либо по совместительству либо другое);
- должность личности;
- ИНН.
Основная часть также содержит табличную форму. В ней отражаем сумму зарплаты, других выплат, сумму удержанного НДФЛ и алиментов в разрезе месяцев. Справка о заработной плате (доходах) подается, как правило, за шесть месяцев. Перед ее составлением целесообразно уточнить период, за который будут отражаться в справке начисленные доходы. Отмечаем в столбцах:
- название месяца;
- сумму начисленной зарплаты, в т. ч. в натуральной форме;
- сумму НДФЛ, удержанную с зарплаты;
- сумму других начислений, в т. ч. в натуральной форме;
- сумму НДФЛ, удержанную по другим начислениям;
- сумму алиментов.
В строке «Всего» указываем в каждом столбце итог по месяцам (строкам). Затем указываем период, за который начислили доход, и общую сумму дохода прописью. Чтобы вычислить общую сумму дохода, прибавляем показатели столбцов 2 и 4 и вычитаем показатель графы 6 в строке «Всего».
Руководитель учреждения и главный бухгалтер подписывают справку и указывают свои инициалы и фамилию. Подпись руководителя удостоверяем оттиском печати. Справка о зарплате обязательно регистрируется — указываем ее дату и номер.
Справка о заработной плате для расчета пенсии
Пенсию назначают на основе сведений, имеющихся в Госреестре. Порядок № 22-1 предусматривает случай, когда пенсионер может предоставить справку о заработной плате (доходе), однако только по его желанию и только за период по 30.06.2000. Как правило, эту справку выдают архивные учреждения. В ней отмечают:
- сумму зарплаты в разрезе месяцев и лет с итогом за год;
- названия первичных документов, на основании которых справка выдана и подтверждающие приведенные в справке суммы зарплаты;
- их местонахождение и адреса, по которым можно провести проверку соответствия содержания справки первичным документам.
Справка о заработной плате для исчисления пенсии подается только в этом случае. Целесообразность ее представления определяет лицо, обращающееся за назначением пенсии, или пенсионер.
Другой случай – предоставление справки для пенсии военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава, полицейским. Согласно Порядку № 3-1 справку о начисленных суммах денежного довольствия и об уплаченных страховых взносах будут предоставляться за период с 01.07.2000 по 31.12.2016 при условии, что эти сведения отсутствуют в Госреестре.
Как видим, в условиях цифровизации, включения сведений о страховом стаже и доходах в Госреестр наиболее востребованная справка о зарплате уходит в прошлое, есть исключительные случаи, когда ее требуют предоставить.
