Коли без довідки про заробітну плату не обійтися та який бланк обрати — розповідаємо далі. Із підказками від експерта впораєтеся із заповненням довідки швидко і без помилок.
Довідка про заробітну плату потрібна у виняткових випадках, зокрема:
Особи, які працюють на умовах сумісництва, мають право на виплати за загальнообов’язковим державним соцстрахуванням. Однак для їх розрахунку потрібна довідка про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням.
Якщо працівник звільнився і хоче отримати допомогу по безробіттю, йому не обійтися без довідки про зарплату, адже її вимагатиме місцевий центр зайнятості якщо відомості про зарплату відсутні у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр).
Якщо працівник бажає отримати соціальну допомогу від держави (допомогу малозабезпеченій сім’ї, житлової субсидії тощо), йому знадобиться довідка про доходи, якщо він зазначив у декларації про доходи та майновий стан осіб відомості про дохід, які відсутні у Держреєстрі.
Коли працівник набуває пенсійного віку, він подає документи для отримання пенсії. Одним із таких документів є довідка про заробітну плату для обчислення пенсії, яку надає майбутній пенсіонер за бажанням за період по 30.06.2000. А якщо мова йде про пенсію військовослужбовцям, особам рядового і начальницького складу, поліцейським, вони надаватимуть за період з 01.07.2000 по 31.12.2016 довідку про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені страхові внески за умови, що ці відомості відсутні у Держреєстрі.
Усі ці довідки різні за формою, тож потрібно знати коли та який бланк використовувати.
Для перших двох випадків необхідна довідка про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Її форму визначає додаток до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).
Саме цю форму використовуємо, коли проводимо розрахунок:
лікарняних (оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах) — за місцем роботи за сумісництвом;
допомоги по безробіттю — якщо відомості про зарплату відсутні у Держреєстрі.
Для четвертого випадку для призначення пенсії залежно від категорії застрахованої особи потрібна:
довідка про заробітну плату для обчислення пенсії, форма якої наведена у Додатку 5 до Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою Правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1 (далі — Постанова № 22-1);
довідка про щомісячні додаткові види грошового забезпечення та премію для призначення пенсії відповідно до Закону України «Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб», форма якої затверджена постановою Правління ПФУ від 04.02.2021 № 3-1 (далі — Постанова № 3-1).
Довідка про заробітну плату для обчислення лікарняних за сумісництвом — зразок для 2025 року
Для обчислення допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах не потрібна довідка про заробітну плату. Її надання вимагатиме бухгалтер підприємства/установи, у якому працівник є зовнішнім сумісником
Якщо особа працює за сумісництвом, вона має надати довідку:
з основного місця роботи — в установу, у якій вона є зовнішнім сумісником (установу 1);
з основного місця роботи і з установи 1 — в іншу установу, у якій вона є зовнішнім сумісником (установу 2).
Отже, довідка про зарплату — це довідка, яку складає:
бухгалтер установи, де знаходиться трудова книжка працівника, а правильніше до якої працівник подав заяву та визначив місце роботи як основне;
бухгалтер установи 1, у якій працює зовнішній сумісник, для нарахування виплат за зовнішнім сумісництвом в установі 2.
Бланк довідки про зарплату наведено у додатку Порядку № 1266.
Варто нагадати, 18.07.2025 набрала чинності постанова КМУ від 14.07.2025 № 837 (далі — Постанова № 837), якою внесли зміни до форми довідки про зарплату, а саме замінили у ній слова «підприємства, установи, організації» на «юридичної особи незалежно від організаційно-правової форми». Тож завантажте актуальний бланк.
А тепер про те, як її правильно заповнити. Розглянемо зразок довідки про середню заробітну плату.
У лівому верхньому куті аркуша довідки про зарплату ставимо кутовий штамп установи та зазначаємо дату і номер довідки. Реєструємо довідку лише після того, як її підпише керівник установи і головний бухгалтер.
Далі зазначаємо прізвище, ім’я, по-батькові особи, яка працює або раніше працювала в установі, на ім’я якої складається довідка про заробітну плату. Після цього зазначаємо повну назву установи і її адресу. А потім — реєстраційний номер облікової картки платника податку працівника (ІПН), для якого складаємо довідку.
Відомості про зарплату, нараховану працівнику за кожен місяць, довідка про зарплату відображає у табличній формі. Тож зазначаємо у стовпчиках:
назву місяця;
кількість календарних днів у місяці. Обов’язково мінусуємо календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин;
суму ЄСВ, що сплатили за працівника у відповідному місяці;
розмір ЄСВ — 22% або 8,41%, якщо працівник із інвалідністю.
Далі довідка про заробітну плату містить рядки. Їх має бути стільки, скільки місяців у періоді, з якого обчислюємо лікарняні чи декретні виплати. Як правило, таких рядків 12. Коли працівник захворів у вересні 2025 року, то у першому рядку зазначаємо перший місяць цього періоду — вересень 2024 року, у другому — жовтень 2024 року, у третьому — листопад 2024 року і т. д.
Зверніть увагу, що з розрахункового періоду виключають місяць, у якому працівник не працював з поважних причин (з першого до останнього числа календарного місяця). Відповідно, якщо в Додатку Д1 за цей місяць відображені нарахування зарплати, то їх довідка про заробітну плату не повинна містити, адже цей місяць вилучено із розрахункового періоду. Ця норма запрацювала з 18.07.2025 — дня набрання чинності Постанови № 837.
Після того, як всі рядки і стовпчики по місяцях заповнені, у рядку «Усього» зазначаємо підсумок рядків зі стовпчиків 2, 3 і 4.
Якщо у стовпчику 2 кількість календарних днів у одному чи кількох місяцях зменшили на кількість днів, не відпрацьованих з поважних причин, після табличної форми зазначаємо ці поважні причини:
Після цього керівник установи й головний бухгалтер підписують довідку про зарплату і зазначають свої ініціали й прізвище. Підпис керівника скріплюємо відтиском печатки.
Довідка про заробітну плату для отримання допомоги по безробіттю
Якщо звільнений працівник має намір зареєструватись як безробітний та отримувати допомогу по безробіттю, він має подати до місцевого центру зайнятості документи, що передбачені:
Порядком реєстрації, перереєстрації зареєстрованих безробітних та ведення обліку осіб, які шукають роботу, затвердженим постановою КМУ від 30.03.2023 № 446;
Якщо у Держреєстрі відсутні відомості про страховий стаж, зарплату чи дохід, місцевий центр зайнятості вимагатиме довідку про зарплату (абз. 3 п. 3 Порядку № 735). Тож якщо до установи звернувся звільнений працівник і йому потрібна довідка про заробітну плату, бухгалтер складає цю довідку, використовуючи бланк за формою додатка до Порядку № 1266.
Назву нормативно-правового акта, який є підставою для нарахування вихідної допомоги чи іншої виплати при звільненні, зазначаємо у відповідному реквізиті довідки.
Для виплати вихідної допомоги підкреслюємо слово «одноразово», для виплати середньої зарплати протягом кількох місяців — зазначаємо період її виплати.
Довідка про заробітну плату для соціальної допомоги
Залежно від виду соціальної допомоги чи субсидії існують різні способи подачі документів, а також порядки їх надання регулюються різними нормативно-правовими актами. Однак є дещо спільне — разом із заявою потрібно подати декларацію про доходи та майновий стан осіб, які звертаються за соціальною допомогою чи субсидією. Якщо уповноважений на виплату допомоги орган виявить, що у цій декларації зазначені інші доходи, відомості про які відсутні у декларації, він вимагатиме довідки про доходи, які б підтверджували наведені у декларації суми.
Якщо працівник звертається до установи/підприємства надати довідку про підтвердження розміру доходів саме у цьому випадку, бухгалтер складає довідку за формою, затвердженою Наказом № 192.
податковий номер — якщо по сучасному — реєстраційний номер облікової картки платника податку.
Основна частина також містить табличну форму. У ній відображаємо суму зарплати, інших виплат, суму утриманих ПДФО і аліментів у розрізі місяців. Довідка про заробітну плату (доходи) подається, як правило, за шість місяців. Перед її складанням доцільно уточнити період, за який відображатимуть у довідці нараховані доходи. Зазначаємо у стовпчиках:
назву місяця;
суму нарахованої зарплати, у т. ч. у натуральній формі;
суму ПДФО, яку утримали з зарплати;
суму інших нарахувань, у т. ч. у натуральній формі;
У рядку «Усього» зазначаємо в кожному стовпчику підсумок за місяцями (рядками). Після цього вказуємо період, за який нарахували дохід, та загальну суму доходу прописом. Щоб обчислити загальну суму доходу, додаємо показники стовпчиків 2 і 4 та віднімаємо показник графи 6 у рядку «Усього».
Керівник установи і головний бухгалтер підписують довідку і зазначають свої ініціали і прізвище. Підпис керівника засвідчуємо відтиском печатки. Довідка про зарплату обов’язково реєструється — зазначаємо її дату і номер.
Пенсію призначають на основі відомостей, наявних у Держреєстрі. Водночас Порядок № 22-1 передбачає випадок, коли пенсіонер може надати довідку про заробітну плату (дохід), однак лише за його бажанням і лише за період по 30.06.2000. Як правило, цю довідку видають архівні установи. У ній зазначають:
суму зарплати у розрізі місяців та років, з підсумком за рік;
назви первинних документів, на підставі яких довідку видано та які підтверджують наведені у довідці суми зарплати;
їх місцезнаходження та адреси, за якою можливо провести перевірку відповідності змісту довідки первинним документам.
Довідка про заробітну плату для обчислення пенсії подається лиш у цьому випадку. Доцільність її подання визначає особа, яка звертається за призначенням пенсії, або пенсіонер.
Інший випадок — подання довідки для пенсії військовослужбовцям, особам рядового і начальницького складу, поліцейським. Згідно з Порядком № 3-1 довідку про щомісячні додаткові види грошового забезпечення та премію для призначення пенсії відповідно до Закону України «Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб» надаватимуть за період з 01.07.2000 по 31.12.2016 за умови, що ці відомості відсутні у Держреєстрі.
Як бачимо, в умовах цифровізації, включення відомостей про страховий стаж та доходи до Держреєстру найбільш затребувана довідка про зарплату відходить в минуле, наразі є виняткові випадки, коли її вимагають надати.
