У 2025 році діє нова форма повідомлення про прийняття працівника на роботу. Розглянемо, кому, коли і як подавати повідомлення про прийняття на роботу. Підкажемо, що робити, якщо не подали повідомлення про прийняття на роботу. Розкажемо про штрафи за неподання повідомлення про прийняття на роботу. Зразки у статті допоможуть заповнити оновлену форму повідомлення про прийняття на роботу
Актуальний бланк повідомлення про прийняття на роботу затверджений постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 (в редакції постанови КМУ від 21.02.2025 № 184). Скачати його можете нижче.
Коли подається повідомлення про прийняття на роботу
Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту — це документ, який містить відомості про новоприйнятого працівника та укладений трудовий договір, дату початку роботи.
Мета повідомлення: внесення даних про новоприйнятого працівника до реєстру застрахованих осіб, за яких сплачується ЄСВ.
Хто подає: подають повідомлення всі роботодавці: підприємства, бюджетні установи/організації, фізичні особи — підприємці.
Куди подавати: у територіальний відділ ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ.
Термін подання повідомлення про прийняття на роботу
Подається повідомлення до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Це єдина вимога, тому граничний термін подачі повідомлення обумовлюється днем, коли новоприйнятий працівник приступає до роботи.
Врахуйте, що повідомляти про прийняття працівника не можна до укладення трудового договору (видання наказу/розпорядження про прийняття на роботу). Сповіщайте ДПС тоді, коли документально оформите з працівником трудові відносини. Між датою реєстрації цих документів та датою початку виконання роботи має бути проміжок часу аби подати повідомлення.
Прийняття працівника на роботу має проходити за таким порядком:
отримуєте від майбутнього працівника документи для прийняття на роботу;
укладаєте трудовий договір / видаєте наказ про прийняття працівника на роботу та ознайомлюєте з ним під підпис працівника, у якому дата початку роботи на пару днів пізніше дати реєстрації цих документів;
направляєте органу ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу;
очікуєте підтвердження від ДПС про прийняття повідомлення: квитанцію про прийняття в електронному кабінеті.
Таким чином, установа може допустити особу до роботи тільки після того, як оформить наказ/розпорядження про прийняття і повідомить податкову про новоприйнятого працівника. Так скеровує частина 4 статті 24 КЗпП. Саме вона встановлює обов’язок для керівника держоргану, ОМС, бюджетної установи повідомляти орган ДПС про початок трудових відносин.
Тобто у наказі/трудовому договорі дату початку роботи визначаємо з урахуванням періоду реєстрації наказу/трудового договору та періоду на повідомлення податківців.
Строки подання повідомлення про прийняття працівника на роботу
↓
Дата реєстрації наказу про прийняття на роботу
→
ПОДАЧА ПОВІДОМЛЕННЯ
→
Дата початку роботи (допуску до роботи)
Як подати повідомлення про прийняття на роботу в електронному кабінеті
Щоб подати повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником через електронний кабінет, платнику варто самостійно в режимі «Введення звітності» встановити фільтр за параметрами: рік, період, щодо якого здійснюється звітування. А за допомогою кнопки «Створити» обрати тип форми «J30 Єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Із запропонованого переліку форм оберіть форму «J3001005» Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту, зазначте відповідний територіальний орган ДПС (регіон, район) в полі «Код ДПІ» (за замовчуванням встановлено орган ДПС за місцем основної реєстрації) та натисніть кнопку «Створити».
У режимі «Перегляд звітності» користувач Електронного кабінету може переглянути подану звітність.
Якщо з технічних причин не можете подати повідомлення засобами електронного зв’язку, подайте його органу ДПС у формі документа на папері разом з копією в електронній формі (абз. 4 постановляючої частини постанови КМУ від 17.06.2015 № 413).
Повідомлення про прийняття працівника на роботу зразок
Наведемо зразок заповнення повідомлення якщо уклали трудовий договір із зовнішньою сумісницею — Петренко О.Л., яка 14.07.2025 написала заяву про прийняття її на роботу з 17.07.2025. У цей же день вона ознайомилась із наказом про прийняття (від 14.07.2025 № 124-к/тр).
Порядок заповнення реквізитів повідомлення ми навели у таблиці.
№ графи
Назва графи
Як заповнити
1
Тип повідомлення
Галочкою відмічаємо тип повідомлення:
початкове — звичайне повідомлення, яке складається після укладення трудового договору з працівником;
скасовуюче — форма використовується для відміни уже поданого повідомлення з метою його скасування, коригування тощо (наприклад, у разі відмови працівника від укладеного трудового договору після повідомлення органу ДПС до початку роботи)
2
Код згідно ЄДРПОУ, реєстраційний номер облікової картки платника податку або серія та номер паспорта
Вказуємо відповідний код реєстрації бюджетної установи (код ЄДРПОУ)
3
Найменування / прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) страхувальника
Зазначаємо повну назву установи
4
Порядковий номер
Нумеруємо рядки залежно від кількості записів про осіб, які працюватимуть/виконуватимуть роботу
5
Категорія особи**
Вказуємо категорію особи:
1 — наймані працівники за основним місцем роботи;
2 — працівники за сумісництвом;
3 — гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
4 — працівники на підставі цивільно-правових договорів;
5 — домашні працівники.
У повідомленні бюджетних установ зазначають одну із двох категорій (1 або 2), інші категорії (3–5) не стосуються бюджетних установ
6
Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта*
Ставимо відповідні податкові номери (ІПН) найнятих працівників.
Нагадуємо, що серію (за наявності) та номер паспорта потрібно вказувати тільки за умови, що особа має відповідну відмітку в паспорті (це стосується осіб, які через релігійні переконання не можуть мати ІПН)
7
Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності)
Міститься в паспорті у формі ID-картки
8
Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи або домашнього працівника
Вказуємо повністю прізвище, ім’я, по-батькові майбутніх працівників чи виконавців за договором ЦПХ
9
9. Громадянство***
Вказуємо категорію:
1 — якщо новий працівник є громадянином України;
0 — якщо це іноземець або особа без громадянства
10
Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу****
Вказуємо відповідний номер наказу (розпорядження) про укладення трудового договору, з яким під підпис був ознайомлений новоприйнятий працівник
11
Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу/дата укладення гіг-контракту/дата укладення цивільно-правового договору або трудового договору з домашнім працівником
Вказуємо дату наказу (розпорядження) про укладення трудового договору
12
Дата початку роботи/початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом/початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору
Зазначаємо дату початку роботи, що зазначена у наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу
13
Дата формування повідомлення у страхувальника
Вказуємо дату подачі повідомлення
14
Керівник/уповноважена особа
Зазначаємо відомості про осіб, які підписали повідомлення
15
Головний бухгалтер/особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку
Зверніть увагу, у реквізиті 5 повідомлення, сформованого держорганом, ОМС, бюджетною установою, можливо зазначити лише дві категорії працівників: 1 та 2. Інші категорії працівників зазначають інші наймодавці: резиденти Дія Сіті (категорії 3, 4), фізичні особи (категорія 5) тощо.
Коли повідомлення про прийняття на роботу подавати не треба
Повідомлення органу ДПС не подаємо, коли відсутні для цього підстави, зокрема, якщо особа:
є новоприйнятим/новопризначеним керівником установи, держоргану, ОМС (орган ДПС ці відомості отримує з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань);
працює на громадських засадах;
працює за внутрішнім суміщенням;
є учнем/студентом, який стажується чи проходить практику;
поновлена за рішенням суду. Рішення суду скасовує наказ на звільнення, а тому поновлюється раніше укладений трудовий договір;
вийшла з відпустки по догляду за дитиною до 3 років або до 6 років. Дія трудового договору продовжується без припинення, тому відсутня підстава для подачі повідомлення;
вийшла на роботу після призупинення трудового договору. Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин, тож вони тривають.
Повідомлення про прийняття на роботу за сумісництвом/суміщенням
Якщо приймаєте працівника на роботу за сумісництвом, повідомлення також потрібно подавати, так як з сумісником ви також укладаєте трудовий договір. І не важливо чи це внутрішній сумісник, чи зовнішній. Однак це не стосується внутрішнього суміщення.
Внутрішнє суміщення — це розширення трудових обов’язків працівника, який працює за основним місцем роботи. Наприклад, разом з обов’язками доцента-викладача працівник виконує за суміщенням трудові обов’язки декана. Головна відмінність між внутрішнім суміщенням та внутрішнім сумісництвом — відсутність укладання нового трудового договору та те, що робота виконується у той же самий час, що й основна. Оскільки трудовий договір з особами, які працюють за суміщенням, не укладається, повідомлення подавати не потрібно.
Внутрішнє чи зовнішнє сумісництво. Повідомляємо, коли приймаємо як зовнішнього, так і внутрішнього сумісника. Про прийняття внутрішнього сумісника обов’язково інформуємо податкову, адже такий працівник працюватиме за окремим трудовим договором. У повідомленні проставляємо категорію 2.
Сумісництво стає основною роботою. Повідомляємо, якщо сумісник стає основним працівником. Перехід із сумісництва на основне місце нині можливий тільки через звільнення і прийняття, отже, це буде новий трудовий договір.
Прийняття в порядку переведення. Повідомляємо, якщо приймаємо за переведенням з іншого підприємства. Попередній роботодавець звільняє працівника за пунктом 5 статті 36 КЗпП, а новий — приймає за новим трудовим договором.
Прийняття строковика чи тимчасового працівника. Повідомляємо, якщо приймаємо тимчасово або за строковим трудовим договором. Обов’язок подати повідомлення не залежить від строку трудового договору. Навіть якщо працівник працюватиме три дні, податкова має про це знати і відобразити ці дні в реєстрах соціального страхування.
Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу
Не повідомили ДПС про прийняття на роботу або повідомили невчасно — порушили законодавство про працю, що спричиняє:
фінансові санкції для установи — 1 МЗП (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП);
адміністративну відповідальність посадової особи, винної у порушенні, — 30–100 нмдг або 510–1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).
Як виправити помилку чи скасувати попереднє повідомлення про прийняття працівника на роботу, покажемо на прикладі робочої ситуації. Петренко О. Л. передумала 16.07.2025 влаштовуватися на роботу й відкликала раніше подану заяву, а тому в роботодавця виникла потреба скасувати наказ про прийняття та уже подане повідомлення. У цій ситуації ми:
готуємо повідомлення 2, яке є таким же за змістом, як і повідомлення 1, лиш галочку ставимо у полі «скасовуюче»;
готуємо повідомлення 3, таке ж, як повідомлення 1, однак без рядка з Петренко О. Л. — якщо у повідомленні 1 зазначили відомості про двох чи більше працівників.
Якби Петренко О. Л. забарилася й повідомила про своє рішення у день, коли мала приступити до роботи, тобто 17.07.2025, то звільняти її довелося б уже за КЗпП, тобто за угодою сторін, за власним бажанням чи за прогул, так як вважатиметься, що трудові відносини уже настали (17.07.2025). У цій ситуації повідомлення уже скасовувати не потрібно, адже працівниця офіційно була прийнята на роботу.
