Кому й куди подавати повідомлення про прийняття на роботу
Повідомлення про прийняття працівника на роботу – це документ, який містить відомості про найнятого працівника, особу, з якою уклали договір цивільно-правового характеру (ЦПХ), відомості про укладений трудовий договір чи договір ЦПХ, дату початку роботи.
Мета повідомлення. Внесення даних про працівника до реєстру застрахованих осіб, за яких сплачується ЄСВ.
Хто подає. Подають повідомлення всі роботодавці: підприємства, бюджетні установи/організації, фізичні особи – підприємці.
Куди подавати. У територіальний відділ ДПС за місцем обліку.
Строки подання повідомлення про прийняття на роботу 2024 року
Подається повідомлення до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором чи особи за договором ЦПХ. Це єдина вимога, тому граничний термін подачі повідомлення обумовлюється днем, коли новоприйнятий працівник приступає до роботи чи днем, коли особа починає виконувати роботу за договором ЦПХ.
Врахуйте, що повідомляти про прийняття працівника не можна до укладення трудового договору (видання наказу/розпорядження про прийняття на роботу), договору ЦПХ. Сповіщайте ДПС тоді, коли документально оформите з працівником трудові відносини, укладете з особою договір ЦПХ. Між датою реєстрації цих документів та датою початку виконання роботи має бути проміжок часу аби подати повідомлення.
Прийняття працівника на роботу має проходити за таким порядком:
отримуєте від майбутнього працівника документи для прийняття на роботу;
укладаєте трудовий договір /
видаєте наказ про прийняття працівника на роботу та ознайомлюєте з ним під підпис працівника, у якому дата початку роботи на пару днів пізніше дати реєстрації цих документів;
направляєте органу ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу;
очікуєте підтвердження від ДПС про прийняття повідомлення: квитанцію про прийняття в електронному кабінеті.
Таким чином, установа може допустити особу до роботи тільки після того, як оформить наказ/розпорядження про прийняття і повідомить податкову про нового працівника. Так скеровує частина 4 статті 24 КЗпП..
Тобто у наказі/договорі дату початку роботи визначаємо з урахуванням періоду реєстрації наказу/договору та періоду на повідомлення податківців.
Строки подання повідомлення про прийняття працівника на роботу
↓
Дата наказу про прийняття на роботу
→
ПОДАЧА ПОВІДОМЛЕННЯ
→
Дата початку роботи (допуску до роботи)
Спосіб подання повідомлення про прийняття на роботу
Електронне повідомлення про прийняття працівника на роботу подається з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) через електронний кабінет платника податку (ідентифікатор форми J3001003).
Якщо з технічних причин не можете подати повідомлення засобами електронного зв’язку, подайте його органу ДПС у формі документа на папері разом з копією в електронній формі.
Як заповнити повідомлення про прийняття працівника на роботу
Порядок заповнення реквізитів повідомлення ми навели у таблиці.
№ графи
Назва графи
Як заповнити
1
Тип повідомлення
Галочкою відмічаємо тип повідомлення:
початкове – звичайне повідомлення, яке складається після укладення трудового договору з працівником;
скасовуюче – форма використовується для відміни уже поданого повідомлення з метою його скасування, коригування тощо (наприклад, у разі відмови працівника від укладеного трудового договору після повідомлення органу ДПС до початку роботи)
2
Код згідно ЄДРПОУ, реєстраційний номер облікової картки платника податку або серія та номер паспорта
Вказуємо відповідний код реєстрації бюджетної установи (код ЄДРПОУ)
3
Найменування / прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) страхувальника
Зазначаємо повну назву установи
4
Порядковий номер
Нумеруємо рядки залежно від кількості записів про осіб, які працюватимуть/виконуватимуть роботу
5
Категорія особи**
Категорія особи:
1 – наймані працівники за основним місцем роботи
2 – працівники за сумісництвом
3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом (заповнює роботодавець – резидент Дія Сіті)
4 – працівники на підставі цивільно-правових договорів
6
Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта*
Ставимо відповідні податкові номери (ІПН) найнятих працівників.
Нагадуємо, що серію (за наявності) та номер паспорта потрібно вказувати тільки за умови, що особа має відповідну відмітку в паспорті (це стосується осіб, які через релігійні переконання не можуть мати ІПН).
7
Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності)
Міститься в паспорті у формі ID-картки
8
ПІБ застрахованої особи
Вказуємо повністю прізвище, ім’я, по-батькові нових застрахованих осіб
9
Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу***
Вказуємо відповідний номер наказу, з яким під підпис був ознайомлений прийнятий працівник. Цей реквізит залишаємо пустим, якщо заповнюємо відомості про особу, з якою укладено договір ЦПХ
10
Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу/дата укладення гіг-контракту/дата укладення цивільно-правового договору
Вказуємо дату наказу (для трудового договору) або дату договору (для договору ЦПХ). Вона не може бути пізнішою дати подачі повідомлення.
11
Дата початку роботи/початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом/початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору
Зазначаємо дату початку роботи, що зазначена у наказі про прийняття на роботу, чи договорі ЦПХ
12
Дата формування повідомлення у страхувальника
Вказуємо дату подачі повідомлення
13
Керівник/уповноважена особа:
Зазначаємо відомості про осіб, які підписали повідомлення
11
Головний бухгалтер/особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку
Коли повідомлення не подаємо
Повідомлення органу ДПС не подаємо, коли відсутні для цього підстави, зокрема, якщо особа:
є новоприйнятим/новопризначеним керівником установи, держоргану, ОМС (орган ДПС ці відомості отримує з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань);
працює на громадських засадах;
працює за внутрішнім суміщенням;
є учнем/студентом, який стажується чи проходить практику;
поновлена за рішенням суду. Рішення суду скасовує наказ на звільнення, а тому поновлюється раніше укладений трудовий договір;
вийшла з відпустки по догляду за дитиною до 3 років або до 6 років. Дія трудового договору продовжується без припинення, тому відсутня підстава для подачі повідомлення;
вийшла на роботу після призупинення трудового договору. Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин, тож вони тривають.
Повідомлення про прийняття працівника на роботу за сумісництвом/суміщенням
Якщо приймаєте працівника на роботу за сумісництвом, повідомлення також потрібно подавати, так як з сумісником ви також укладаєте трудовий договір. І не важливо чи це внутрішній сумісник, чи зовнішній. Однак це не стосується внутрішнього суміщення.
Внутрішнє суміщення – це розширення трудових обов’язків працівника, який працює за основним місцем роботи. Наприклад, разом з обов’язками доцента-викладача працівник виконує за суміщенням трудові обов’язки декана. Головна відмінність між внутрішнім суміщенням та внутрішнім сумісництвом – відсутність укладання нового трудового договору та те, що робота виконується у той же самий час, що й основна. Оскільки трудовий договір з особами, які працюють за суміщенням, не укладається, повідомлення подавати не потрібно.
Унаочнимо прикладами
Внутрішнє чи зовнішнє сумісництво. Повідомляємо, коли приймаємо як зовнішнього, так і внутрішнього сумісника. Про прийняття внутрішнього сумісника обов’язково інформуємо податкову, адже такий працівник працюватиме за окремим трудовим договором. У повідомленні проставляємо категорію 2.
Сумісництво стає основною роботою. Повідомляємо, якщо сумісник стає основним працівником. Перехід із сумісництва на основне місце нині можливий тільки через звільнення і прийняття, отже, це буде новий трудовий договір.
Прийняття в порядку переведення. Повідомляємо, якщо приймаємо за переведенням з іншого підприємства. Попередній роботодавець звільняє працівника за пунктом 5 статті 36 КЗпП, а новий – приймає за новим трудовим договором.
Прийняття строковика чи тимчасового працівника. Повідомляємо, якщо приймаємо тимчасово або за строковим трудовим договором. Обов’язок подати повідомлення не залежить від строку трудового договору. Навіть якщо працівник працюватиме три дні, податкова має про це знати і відобразити ці дні в реєстрах соціального страхування.
Відповідальність за несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника
Не повідомили ДПС про прийняття на роботу або повідомили невчасно – порушили законодавство про працю, що спричиняє:
фінансові санкції для установи – 1 МЗП (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП);
адміністративну відповідальність посадової особи, винної у порушенні, – 510–1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).
Цю відповідальність застосовуватимуть лиш в частині повідомлень про працівників установи. Якщо повідомлення стосується осіб, з якими укладено договір ЦПХ, цю відповідальність органи Держпраці застосовувати не можуть.
Як виправити помилку чи скасувати попереднє повідомлення про прийняття працівника на роботу, покажемо на прикладі робочої ситуації. Петраков Я.В. передумав 31.01.2024 влаштовуватися на роботу й забрав назад документи, а тому в роботодавця виникла потреба скасувати уже подане повідомлення. У цій ситуації ми:
готуємо повідомлення 2, яке є таким же, як і повідомлення 1, лиш галочку ставимо у полі «скасовуюче»;
готуємо повідомлення 3, таке ж, як повідомлення 1, однак без рядка з Петраковим Я.В.
Якби Петраков Я.В. забарився й повідомив про своє рішення 01.02.2024, то звільняти його довелося б уже за КЗпП, тобто за угодою сторін, за власним бажанням чи за прогул, так як вважатиметься, що трудові відносини уже настали (01.02.2024). У цій ситуації повідомлення уже скасовувати не потрібно, адже працівник офіційно був прийнятий на роботу.
