Как составить акт сверки взаиморасчетов

Когда составлять акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки составляют непосредственно во время инвентаризации расчетов. Однако могут составлять и в другой период, обусловленный договором выполнения работ, оказания услуг, купли-продажи и т.п.

Если в учете учреждения есть сумма дебиторской или кредиторской задолженности, этот акт составляют по каждому контрагенту отдельно и отдельно для суммы дебиторской и кредиторской задолженностей.

Бланк акта сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов составляет одна сторона (заказчик), а другая (контрагент) должен отразить в этом акте свои данные бухгалтерского учета и вывести конечное сальдо на соответствующую дату отдельно по дебету и кредиту соответствующего счета бухгалтерского учета.

Акт сверки взаиморасчетов бланк законодательством не утвержден, поэтому его форму учреждение разрабатывает и утверждает самостоятельно с учетом Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, и Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV.

То есть этот акт должен содержать:

• название «Акт сверки взаиморасчетов»;
• дату и номер;
• место составления;
• основание для его составления (например, проведение инвентаризации расчетов по приказу руководителя или для подтверждения суммы задолженности по пункту 7.2 договора);
• название учреждения (заказчика), которая составляет акт сверки взаиморасчетов;
• название контрагента (исполнителя), по которому считается задолженность;
• сумму оборотов за период (по каждому документу) и конечного сальдо на определенную дату, которая считается в учете учреждения;
• сумму оборотов за период (по каждому документу) и конечного сальдо на эту же дату, считается в учете контрагента — заполняет представитель контрагента (исполнителя);
• разногласия — при наличии контрагент отмечает, какие суммы оборотов за период им не признаются или наоборот — не отражены в учете учреждения;
• срок для возвращения акта контрагентом, если его не оговорено в договоре;
• приложения;
• подписи представителя учреждения и их расшифровки (название должности, инициалы и фамилия), который составил и подписал акт;
• подписи представителя контрагента и их расшифровки (название должности, инициалы и фамилия), который проверил суммы оборотов по данным бухгалтерского учета и подписал этот акт.

Відповідальність за порушення під час інвентаризації

Людмила Кравченкокерівник експертної групи Експертус Головбух

Порушення під час інвентаризації в установі можуть мати негативні наслідки для керівника, головного бухгалтера та інших посадових осіб установи.

Хто і як відповідатиме

Если есть разногласия в учете

Если расхождений нет, то есть конечное сальдо, отраженное в бухучете учреждения (заказчика), соответствует конечному сальдо, отраженному в бухучете контрагента (исполнителя), акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, подписанный обеими сторонами, является основанием для подтверждения суммы соответствующей задолженности.

Когда же разногласия есть, контрагент предоставляет по реестру копии документов, подтверждающих суммы, отраженные в его бухучета, для их рассмотрения в учреждении.

Если учреждение (заказчик) признает такие расхождения и для изменения в учете учреждения есть все первичные документы, оно составляет новый акт сверки взаиморасчетов с исправленными суммами, что подтверждает внесением соответствующих изменений в бухгалтерском учете.

Если учреждение не признает такие разногласия или у него нет соответствующих первичных документов, оно сообщает об этом контрагента (исполнителя). Аналогичные действия проводит и контрагент (исполнитель).

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов

Рассмотрим образец заполнения акта сверки взаиморасчетов для такой ситуации:

Если контрагент не подписывает акт

Ни один нормативный акт не обязывает контрагента (исполнителя) подписывать акт сверки взаиморасчетов. Если контрагент является дебитором, он после поступления копий документов от учреждения, по пункту 7.2 раздела III Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее — Положение № 879), должен подтвердить задолженность или заявить свои возражения. Об акте сверки взаиморасчетов в этом документе не оговорено.

Чтобы таких ситуаций не возникало, учреждение должно предусмотреть в договоре выполнения работ, оказания услуг, купли-продажи или ином договоре следующие условия:

• необходимость сверки;
• периодичность сверки;
• сроки подписания и отправки акта;
• порядок подписания акта, в т. ч. в случае наличия разногласий;
• порядок разрешения (урегулирования) разногласий, содержащихся в акте сверки взаиморасчетов;
• сроки для предоставления ответа контрагентом, отправления подтверждающих документов и т.п.

Именно такой способ избежать недоразумений по составлению и подписанию этого акта рекомендует Госаудитслужба (письмо от 20.02.2017 № 25-16/104). Но стоит заметить, если речь идет о договоре, который укладываем по результатам проведенных закупок, эти условия должна предусматривать и тендерная документация. Акт сверки взаиморасчетов может быть приведен в приложении к заключенному договору.

Если контрагент не отвечает

Иногда учреждения заключают договор с недобросовестными контрагентами. Как следствие, взятые обязательства или не выполняют вообще, или выполняют частично по результатам плодотворной бумажной работы. Кое-где представители предприятия (исполнителя) после получения аванса вообще исчезают, из-за чего заказчик вынужден возбуждать уголовное дело.

Чтобы вовремя забить тревогу, акт сверки стоит составлять не только при проведении годовой инвентаризации, а чаще — два-три раза в год, особенно для договоров, в которых предусмотрено авансирование на крупную сумму.

Если составленный акт вернулся не подписанным из-за отсутствия предприятия по адресу или по другим подобным причинам, руководителю учреждения нужно обращаться в органы прокуратуры по защиту прав государства, общества и принятия мер по возвращению суммы перечисленного аванса в соответствующий бюджет.

Акт, не подписанный контрагентом, не является основанием не отражать в учете учреждения сумму соответствующей задолженности. По пункту 7.2 раздела III Положения № 879 сумма такой задолженности, отраженная в бухгалтерском учете учреждения на основании соответствующих первичных документов, является правильной.

Однако не подписанный акт сверки взаиморасчетов не прерывает срока исковой давности, поэтому кроме обращения в правоохранительные органы, нужно обращаться и в суд с целью расторжения договора, возврата аванса или исполнения обязательств на сумму перечисленного аванса.