Содержание статьи:Бюджетные учреждения, госорганы или органы местного самоуправления не могут хозяйничать без бюджетных обязательств и их оплаты, поскольку это важные стадии исполнения бюджета по расходам.
Органы Казначейства контролируют бюджетные обязательства при их регистрации распорядителями. Рассмотрим, в какие сроки происходит регистрация бюджетных обязательств, какие подтверждающие документы для этого понадобятся и как их заполнять.
Все ли обязательства бюджетные
Бюджетные обязательства — это обязательства, которые должностные лица учреждения берут, когда размещают заказы, заключают договоры, приобретают товары, услуги, работы, которые следует оплатить, соблюдая Бюджетный кодекс Украины (БК), в частности части первую и вторую статьи 48. То есть бюджетным обязательство будет тогда, когда его учреждение взяло по:
- общему фонду — в пределах бюджетных ассигнований, которые устанавливает смета;
- специальному фонду — в пределах соответствующих фактических поступлений спецфонда бюджета (открытых ассигнований (выделенных средств), остатков собственных поступлений на начало года и бюджетных ассигнований, которые устанавливает смета.
Какой срок регистрации бюджетных обязательств
Регистрация бюджетных обязательств и бюджетных финансовых обязательств происходит в сроки, определенные в пунктах 2.2, 2.4, 2.8 Порядка регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденного приказом Минфина от 02.03.2012 № 309 (далее — Порядок № 309).
Регистрация бюджетных обязательств в органах Казначейства возможна в течение 7 рабочих дней с даты, когда:
- взяли бюджетное обязательство;
- обнародовали отчет о результатах проведения процедуры закупки в случае наличия в учете органа Казначейства сметы (если применяем торги);
- орган Казначейства взял на учет смету, изменения в нее;
- изменили условия бюджетных обязательств.
Регистрация бюджетных финансовых обязательств в органах Казначейства возможна в течение 7 рабочих дней с даты, когда:
- приняли к исполнению бюджетное финансовое обязательство, если иное не предусматривает бюджетное обязательство;
- изменили условия бюджетных обязательств или бюджетных финансовых обязательств.
Подтверждающие документы для регистрации бюджетных обязательств
Чтобы зарегистрировать бюджетное обязательство, в орган Казначейства подавайте:
- реестр бюджетных обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств (приложение 1 к Порядку № 309, далее — Реестр 1) в бумажном виде (в двух экземплярах) и на электронном носителе;
- оригиналы документов или заверенные их копии, подтверждающие факт взятия бюджетного обязательства.
В Реестре 1 указывайте дату, когда его составили, и присваивайте номер регистрации в учреждении с начала бюджетного года отдельно по КПКР, отдельно по общему специальному фонду. То есть, если учреждение имеет финансирование по двум КПКР по общему и специальному фондам, будем иметь 4 Реестра 1 с одинаковым регистрационным номером:
- № 1 — КПКР 1, общий;
- № 1 — КПКР 1, специальный;
- № 1 — КПКР 2, общий;
- № 1 — КПКР 2, специальный.
В Реестре 1 заполняйте вступительную часть по всем реквизитам раздела «Данные распорядителя (получателя) бюджетных средств». Реквизит «Дата принятия» не заполняйте, его заполняет казначей, который отмечает дату регистрации бюджетного обязательства. В реквизите «информация о процедуре закупок» указывайте признак:
- 00 — если приобрели без тендера;
- 01 — если приобрели через процедуру закупок.
Если регистрируете договор с предварительной оплатой, обязательно в реквизите «предоплата (грн)» указывайте сумму аванса. Размер аванса, как и его срок, не должен превышать таких, которые содержит постановление КМУ «Об осуществлении предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 23.04.2014 № 117 (далее — Постановление № 117), иначе бюджетное обязательство орган Казначейства не зарегистрирует.
Приведем образцы, как заполнять основную часть Реестра 1 (раздел «Данные бюджетных обязательств»). Для этого рассмотрим несколько примеров.
Сметные назначения
По бюджетным обязательствам по отдельным направлениям расходов (например, заработная плата, стипендии, начисления на заработную плату, различные виды помощи), в т. ч. по бюджетным обязательствам, в которых указываются суммы, в Реестре 1 суммы проставляем расчет, но в пределах годовых плановых показателей (абз. 4 п. 2.2 Порядка № 309; см. Пример 1).
По бюджетным обязательствам по отдельным направлениям расходов, по которым не подаем подтверждающих документов о том, что приняли бюджетные обязательства, в реквизитах «дата документа» и «номер документа» проставляется дата и номер Реестра 1 (Порядок заполнения Реестра бюджетных обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств в приложении 1 к Порядку № 309, далее — Порядок заполнения).
Пример 1. Как оформить бюджетное обязательство по оплате труда и ЕСВ
Смета на 2021 год, которую 08.01.2021 взял на учет орган Казначейства, утверждает сметные назначенния в сумме:
- 1 137 600,00 грн — по КЭКР 2111 «Заработная плата»;
- 232 660,00 грн — по КЭКР 2120 «Начисления на оплату труда».
Нужно зарегистрировать бюджетные обязательства по оплате труда и ЕСВ, если зарплату перечисляют на карточные счета работников.
Подаем Реестр 1 от 15.01.2021 № 1, в основной части какого есть такие данные бюджетного обязательства.
К Реестру 1 не прилагаем никаких подтверждающих документов.
Дополнительное соглашение
Когда регистрируете дополнительное соглашение, в реквизитах «дата документа» и «номер документа» указывайте дату и номер основного договора, в реквизите «Примечания/другие существенные условия» указывайте реквизиты дополнительного соглашения. Это предполагает Порядок заполнения. В реквизите «сумма (грн)*» указывайте сумму дополнительного соглашения, а не общую сумму по основному договору (см. Пример 2).
Пример 2. Как оформить бюджетное обязательство по приобретению материалов, оплате теплоснабжения
По договору от 04.04.2021 № 52-32/6 учреждение покупает материалы согласно спецификации к договору на сумму 15 000,00 грн. По дополнительному соглашению № 1 от 05.04.2021 к договору от 03.01.2021 № 251/01-21 стороны увеличили сумму договора на 50 000,00 грн для оплаты теплоснабжения. Нужно зарегистрировать эти бюджетные обязательства.
Подаем Реестр 1 от 08.04.2021 № 15, в основной части которого есть такие данные бюджетного обязательства.
К Реестру 1 прилагаем по:
- первой позиции — договор от 04.04.2021 № 52-32/6;
- второй позиции — договор от 03.01.2021 № 251/01-21 и дополнительное соглашение № 1 от 05.04.2021.
Договор на 2 года
По долгосрочным бюджетным обязательствам, срок действия которых превышает один бюджетный период (долгосрочные договоры, больше одного года), суммы в Реестре 1 проставляйте в пределах плановых показателей текущего бюджетного периода на основании данных календарного плана к такому договору (абз. 5 п. 2.2 порядка № 309).
Пример 3. Как регистрировать бюджетное обязательство по строительству спорткомплекса
Согласно договору подряда от 04.04.2021 № 15/25 учреждение является заказчиком строительства спорткомплекса общей стоимостью 4 800 000,00 грн. Его будут строить в две очереди:
- с 04.04.2021 по 31.12.2021 — 2 300 000,00 грн;
- с 01.01.2022 по 31.12.2022 — 2500 000,00 грн.
Смета на 2021 утверждает сметные назначения на эти цели — 2 300 000,00 грн. Нужно зарегистрировать это бюджетное обязательство.
Подаем Реестр 1 от 09.04.2021 № 8, в основной части которого есть такие данные бюджетного обязательства.
К Реестру 1 прилагаем:
- договор подряда от 04.04.2021 № 15/25;
- копию решения главного распорядителя бюджетных средств о разрешении на предоплату;
- экспертный отчет о рассмотрении сметной части проектной документации;
титул объекта.
Договор признали ничтожным
Если договор признали ничтожным и бюджетные обязательства по нему были зарегистрированы в органах Казначейства, их нужно снять. Если бюджетные обязательства снимают с учета, в Реестре 1 повторяйте полностью строку, которую указали в предыдущем Реестре 1, согласно которому бюджетное обязательство орган Казначейства зарегистрировал и взял на учет. Сумму такого бюджетного обязательства указывайте со знаком минус (—). Этого требует абзац четвертый пункта 2.8 Порядка № 309.
Пример 4. Как оформить бюджетное обязательство, если заключенный договор признали ничтожным
Орган Казначейства 28.03.2021 зарегистрировал и взял на учет договор от 22.03.2021 № 3/03-21 по приобретению основных средств стоимостью 210 000,00 грн. Согласно части первой статьи 37 Закона Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 № 922-VIII тендерный комитет его признал ничтожным (протокол заседания от 01.04.2019 № 5). Расчеты по настоящему договору заказчик и поставщик не проводили.
Нужно зарегистрировать снятие этого обязательства.
Подаем Реестр 1 от 05.04.2021 № 11, в основной части которого есть такие данные бюджетного обязательства.
К Реестру 1 прилагаем договор от 22.03.2021 № 3/03-21, копию протокола заседания тендерного комитета от 01.04.2021 № 5.
Как зарегистрировать бюджетное финансовое обязательство
Чтобы зарегистрировать бюджетное финансовое обязательство, в орган Казначейства подайте:
- реестр бюджетных финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств (приложение 2 к Порядку № 309, далее — Реестр 2) в бумажном виде (в двух экземплярах) и на электронном носителе;
- оригиналы документов или заверенные их копии, подтверждающие факт взятия бюджетного обязательства (которые добавляли в Реестр 1) и бюджетного финансового обязательства.
Документами, подтверждающими принятие бюджетного финансового обязательства, как правило, являются:
- расчетно-платежные ведомости (для расходов по оплате труда),
- акт выполнения работ (оказания услуг),
- накладные,
- договор (в части предоплаты) и др.
Перечень подтверждающих документов, которые необходимо предоставлять в Реестр 2, содержит перечень № 68.
Дату составления, регистрационный номер, вступительную часть Реестра 2 заполняйте в том же порядке, что и Реестр 1.
Если информация о бюджетном финансовом обязательстве связана с затратами, которые содержат персональные данные физического лица, орган Казначейства обнародует ее на портале Е-data после защиты персональных данных. Для этого в реквизите «Информация об ограничении обнародования» указывайте признак «ПД». В реквизите «Примечание» указывайте срок оплаты бюджетного финансового обязательства.
Если регистрируете предоплату (аванс) по договору, как правило, Реестр 1 и Реестр 2 следует подавать одновременно. В реквизитах «данные документа» и «номер документа» бюджетного финансового обязательства указывайте реквизиты бюджетного обязательства, которые были указаны в Реестре 1. Указывайте сумму финансового обязательства, то есть сумму предоплаты (а не сумму договора) и дублируйте ее в реквизите «в т. ч. предоплата». А в реквизите «Примечание» указывайте ориентировочную дату получения товаров, выполнения работ, оказания услуг (это конечная дата срока использования аванса). Орган Казначейства сравнивает ее с датой по условиям договора. Так он проверяет, сдержало ли учреждение сроки и размер аванса по Постановлению № 117.
Если регистрируете факт выполнения договора, в реквизитах «данные документа» и «номер документа» бюджетного финансового обязательства указывайте реквизиты накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг) и др. В реквизите «сумма (грн)» указывайте стоимость полученных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, которую подтверждают первичные документы (накладные, акты и т.д.). В реквизите «Примечание» проставляйте дату, когда распорядитель бюджетных средств принимает к исполнению бюджетное финансовое обязательство (как правило, это дата резолюции руководителя учреждения «к оплате»).
Как заполнять основную часть Реестра 2 (Приложение)
Если товар некачественный, не соответствует договорным условиям, бюджетное финансовое обязательство снимаем. Для его снятия в орган Казначейства подавайте Реестр 2 (суммы в котором со знаком минус), накладную, акт, которые подтверждают, что товар возвращают поставщику по причинам несоответствия договорным условиям, соответствующим решением суда в отношении объемов или качества выполненных работ, оказанных услуг, дополнительным соглашением об изменении условий договора и тому подобное.
Образцы заполнения основной части Реестра 2 (раздел «Данные бюджетных финансовых обязательств») смотрите ниже.
Когда орган Казначейства зарегистрирует обязательства
Реестр 1, реестр 2, подтверждающие документы к ним, которые получил орган Казначейства, он будет обрабатывать до:
- 5 операционных дней (оп. дн.) — по капитальным расходам;
- 3 оп. дн. — по защищенным текущими расходами, которые требуют проведения процедур закупок, и по другим текущим расходам;
- 1 оп. дн. — по защищенным расходам, которые не требуют проведения процедур закупок.
Отсчет этого срока начинается с даты, которую отмечает казначей в реквизите «дата принятия» Реестра 1 и Реестра 2. Поэтому следует контролировать, чтобы эту дату проставили сразу (при получении реестров).
После того, как обработали реестры и подтверждающие документы, орган Казначейства возвращает их учреждению. На каждом подтверждающем документе должна быть отметка «зарегистрировано и взято на учет».
После того как орган Казначейства зарегистрирует и возьмет на учет бюджетное финансовое обязательство, учреждение может готовить платежные поручения для оплаты взятых обязательств.
Які зобов’язання обліковують поза балансом
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
